Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism

[EwelinaP]

Skoro to rejestr, to zawiera tylko spis. Zrobiłabym z tego osobną teczkę. Właściwe umowy mogą być osobnymi teczkami. Można i tak. Ale można też zebrać kilka umów wraz z dokumentacją towarzyszącą, czyli de facto akta poszczególnych spraw i standardowo połączyć je w teczki, a spis spraw, czyli rejestr dołączyć na początku pierwszego tomu. Podejrzewam, że byłoby kilka tomów takiej dokumentacji. Należy więc rozważyć sposób archiwizacji, by ułatwić sobie do niej dostęp. Dużo zależy od tego, jak często sięga się do takich teczek. Jeśli często, to ja wybrałabym pierwszą opcję, czyli każda sprawa (umowa) osobno, rejestr także w osobnej teczce. Jest wtedy dłuższy spis, ale od razu wiemy, którą teczkę z archiwum wyciągnąć. Jeśli natomiast z akt korzystacie sporadycznie, to można zebrać więcej umów w teczkę i zrobić to jako jedną pozycję na spisie zd-odb z oznaczeniem ilości tomów.

[Forumowicz]

Bardzo dziękuję za wyjaśnienie Tych umów jest bardzo dużo w ciągu roku, więc rzeczywiście byłoby wiele tomów. dodatkowo każda teczka ma dużo dokumentacji.

Jeśli często, to ja wybrałabym pierwszą opcję, czyli każda sprawa (umowa) osobno, rejestr także w osobnej teczce. Jest wtedy dłuższy spis, ale od razu wiemy, którą teczkę z archiwum wyciągnąć.

To już wiem co zrobić. Dziękuję