umowy

[Kinia]

Mam umowę podpisaną z ośrodkiem szkolen bhp, czy mogę tego typu umowy rejestrować w teczce rejestr umów?
Jeśli tak to moje drugie pytanie brzmi: jeśli umowa była zawarta w 2017r. a teraz jest aneks do tej umowy to rejestruje w tamtej teczce przy tamtej umowie czy zakładam nową teczkę?

[Danuta J. Samek]

A co to jest "teczka rejestr umów"? Jaki znak JRWA pani stosuje? Aneks jest DO UMOWY, więc musi być tam, gdzie jest UMOWA. 

[Kinia]

przepraszam miało być zbiór umów

[EwelinaP]

Jeśli chodzi o samo prowadzenie rejestru/zbioru umów, to aneks powinien znaleźć się przy umowie głównej. Natomiast jeśli chodzi o nadanie numeru sprawy na umowę, to powinien być to numer z zakresu bhp. Sam rejestr umów nie stanowi przecież akt sprawy. Chyba, że umowa została zawarta w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych. Wtedy aneks także dostałby znak sprawy z pierwotnej umowy.

[Kinia]

EwelinaP czy mogłaby mi to Pani uszczegółowić bardziej? Podlegamy pod AP dopiero od tego roku i mimo udziału w szkoleniach temat ten jest mi trudny do ogarnięcia.  Jest umowa zawarta w 2017r. o realizowanie zadań bhp, teraz bhpowiec przyniósł pismo z prośbą o podwyżkę, napisałam aneks. W jakiej teczce powinny znaleść się ostatnie dwa dokumenty? i czy nr sprawy wpisujemy także na umowy i aneksy?

[EwelinaP]

Dobrze, że nakreśliła Pani sprawę. Jeśli aneks jest wynikiem pisma z prośbą o podwyżkę, to zrobiłabym tak: pismo od behapowca zarejestrowałabym pod nowym numerem. Odpowiedzią na to pismo jest aneks do umowy. Oczywiście umowa to część akt sprawy, więc nr sprawy powinien się na niej znaleźć (podobnie jak np. na zarządzeniach kierownika jednostki itp.).
Inaczej sprawa się ma, jeśli wszystkie umowy wpisujecie do rejestru umów. U nas mamy taki sztuczny twór, w którym gromadzimy wszystkie umowy zawarte przez jednostkę. Na każdą umowę nanosi się pieczątkę z indywidualnym numerem w ciągu roku, np. 234/2021. Aneksy, zawierane nawet po kilku latach, podpinane są do umowy pierwotnej i otrzymują też taki sam numer. Wyróżnia je data wpisu do rejestru.

[Kinia]

Czyli pisząc aneks do umowy czy jakąś nową umowę z kimś tam powinnam na niej napisać znak sprawy? nigdy z taką umową się nie spotkałam. A jak przegapiłam ten znak sprawy to czy mogę odręcznie go wpisać? Na wszystkich Zarządzeniach też powinien znajdować się znak sprawy?

[EwelinaP]

Każda umowa jest zawierana w jakiejś sprawie. Podobnie zarządzenia. Jeśli chodzi o umowy, to aż tak bardzo nie pilnuję tego, by były na nie naniesione znaki spraw. O zarządzeniach ciągle przypominam. Wiem, że czasami jest ciężko, np. jak robi się w zarządzeniu np. zmianę do regulaminu organizacyjnego itp, ale większość jednak powstaje w toku prowadzenia jakiejś sprawy. W takich przypadkach powinno się nanieść znak sprawy na dokument. Oczywiście można odręcznie. My właściwie robimy tylko w ten sposób.

[Kinia]

Dziękuję EwelinaP za odpowiedzi, a powiedz mi jeszcze gdzie byś te pismo z podwyżką zaklasyfikowała, pisałaś wcześniej że razem z dokumentami BHP, a powiedz jak nazywa się te hasło bo ja nie mogę u siebie dopasować

[EwelinaP]

Z tym aneksem to bym jednak pod rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników lub pod prace zlecone dała (w zależności od tego, jaki jest nawiązany stosunek pracy z behapowcem).