Wnioski o udostępnienie danych - nadawanie znaku kolejnym pismom

[Forumowicz]

Witam! Mam pewne wątpliwości odnośnie dokumentów tworzących akta sprawy. Chodzi o wnioski o udostępnienie danych (odpisuję na te, które dotyczą osób, które nie są już klientami jednostki, w której pracuję) - na początku roku odpisałam na wniosek, a ostatnio wpłynął kolejny - od tej samej instytucji, dotyczący tej samej klientki, z tym samym znakiem. Czy te dwa wnioski stanowią akta jednej sprawy? Przykładowo, jeśli znak tej sprawy to OE-715/55/KF/2021 to kolejna odpowiedź powinna otrzymać znak OE-715/55-1/KF/2021?

Z góry dziękuję za cierpliwość - jestem początkującą archiwistką

[Dory]

Moim zdaniem nie - to ta sama sprawa, więc znak powinien być niezmienny: OE-715/55/KF/2021. Chyba że Wasza instrukcja kancelaryjna przewiduje dodawanie do znaku sprawy numeru pisma. Ale jeśli już, numer dokumentu musiałby się znajdować ewentualnie za znakiem sprawy, nie w środku.

[Forumowicz]

Tak, w naszej instrukcji jest zapis o dodawaniu do znaku sprawy numeru pisma. Dziękuję

A jeśli pierwsze pismo w sprawie było w 2020r., a drugi wniosek wpłynął w 2021r. to znak sprawy dalej ma wśród elementów rok 2020?
I jeszcze jedno pytanie: jeśli dwa wnioski dotyczą tej samej osoby, a nawet tego samego postępowania, ale znak sprawy z instytucji, która przesłała wnioski jest inny to jest już inna sprawa i wówczas trzeba ją zarejestrować na kolejnej pozycji spisu spraw czy jest to ta sama sprawa?

[Dory]

Tak, w naszej instrukcji jest zapis o dodawaniu do znaku sprawy numeru pisma. Dziękuję

A jeśli pierwsze pismo w sprawie było w 2020r., a drugi wniosek wpłynął w 2021r. to znak sprawy dalej ma wśród elementów rok 2020?
I jeszcze jedno pytanie: jeśli dwa wnioski dotyczą tej samej osoby, a nawet tego samego postępowania, ale znak sprawy z instytucji, która przesłała wnioski jest inny to jest już inna sprawa i wówczas trzeba ją zarejestrować na kolejnej pozycji spisu spraw czy jest to ta sama sprawa?

Sprawa moze byc zalatwiana w kolejnym roku (np. 2021), ale znak sprawy pozostaje niezmienny czyli jednym z elementow bedzie 2020.
Oznaczenia kancelaryjne nadawcow moga byc przerozne - nie ma to znaczenia dla Twojego znaku sprawy. Przepraszam za brak polskich znakow - pisze z telefonu.

[Forumowicz]

Dziękuję bardzo!

[zet_em]

Chwileczkę ...

Witam! Mam pewne wątpliwości odnośnie dokumentów tworzących akta sprawy. Chodzi o wnioski o udostępnienie danych (odpisuję na te, które dotyczą osób, które nie są już klientami jednostki, w której pracuję) - na początku roku odpisałam na wniosek, a ostatnio wpłynął kolejny - od tej samej instytucji, dotyczący tej samej klientki, z tym samym znakiem. Czy te dwa wnioski stanowią akta jednej sprawy? Przykładowo, jeśli znak tej sprawy to OE-715/55/KF/2021 to kolejna odpowiedź powinna otrzymać znak OE-715/55-1/KF/2021?

Jeżeli istotą sprawy w Twojej jednostce organizacyjnej jest tylko jednorazowe udostępnienie danych i na (po) tym udostępnieniu sprawa dla Was się kończy, to każde takie udostępnienie jest jedną, odrębną sprawą. Nie należy sugerować się oznaczeniami kancelaryjnymi jednostek-wnioskodawców.
Kolejny wniosek o udostępnienie danych, nawet od tego samego wnioskodawcy i dotyczący tej samej osoby, to dla Was jest nowa, odrębna sprawa. Mogły np. zmienić się okoliczności wpływające na możliwość udostępnienia danych (lub jej brak).

I jeszcze jedno pytanie: jeśli dwa wnioski dotyczą tej samej osoby, a nawet tego samego postępowania, ale znak sprawy z instytucji, która przesłała wnioski jest inny to jest już inna sprawa i wówczas trzeba ją zarejestrować na kolejnej pozycji spisu spraw czy jest to ta sama sprawa?

W takim przypadku to też są odrębne sprawy.