Problem z oznaczaniem i sortowaniem akt

[Rivnin]

Witam,
Chciałbym się dowiedzieć kilku rzeczy, jednak zacznę od tego, że jestem stażystą, który kilka miesięcy temu przeszedł szkolenie kancelaryjno-archiwalne 1go stopnia.

Po pierwsze, zgodnie z tym co miałem na szkoleniu, to akta osobowe powinny mieć kategorie od B10-B50, a kategorię A tylko w określonych przypadkach, jednak mój pracodawca nakazuje mi wszystkim aktom osobowym, bez wyjątku, dawać kategorię A, czy to dobrze? Nie jest to jakieś miejsce specjalne, zwykły zakład ze składnicą.

Po drugie, niedługo mam się zająć drugą częścią składnicy, gdzie jest reszta dokumentacji - wszystko w grubych segregatorach, kiedy pracodawca zapytał się mnie czy mam jakiś pomysł, aby je uporządkować (jest straszny bałagan i bardzo dużo akt w obu w częściach składnicy jest wymieszana) i odpowiedziałem, że chcę to zrobić zgodnie ze szkoleniem, czyli włożyć przede wszystkim do zalecanych tekturowych teczek - to dostałem odpowiedź, że to nie jest archiwum, tylko zwykła składnica akt i dlatego nie potrzeba tego robić...

Jak mam się odnieść do tych sytuacji?
Proszę o pomoc

[Danutka]

Moim zdaniem trochę bez sensu jest na wyrost kwalifikowanie wszystkich akt osobowych na kat. A, tym bardziej że składnice akt nie posiadają materiałów archiwalnych (czyli o kat. A) , w odróżnieniu od archiwum zakładowego. W składnicy są tylko materiały niearchiwalne, czyli o kat. B.

[sirsilis]

dokładnie na wyrost, składnica to tylko kat. B

[Dory]

Rivnin, pokaż swojemu przełożonemu JRWA - akta osobowe przed zmianą w prawie miały kategorię archiwalną B50/BE50, po zmianach - B10/BE10. Archiwum państwowe może przekwalifikować do kategorii A, ale zapewne też nie tak sobie tylko na podstawie pewnych przesłanek (np. osoba zasłużona w danej dziedzinie). Instytucja nie może sama nadawać wyższej kategorii, niż jest w przepisach - od tego jest archiwum nadzorujące. Ale z tego, co piszesz, wynika, że jesteście składnicą, więc teoretycznie nie podlegacie AP.
Matko jedyna, czy Twój przełożony ma jakiekolwiek pojęcie o zarządzaniu dokumentacją po zarchiwizowaniu Zapytaj, co masz zrobić z papierami? Odłożyć na półkę stosy dokumentów? Składnica akt ma takie same znaczenie dla jednostki jak archiwum zakładowe - tu gromadzone są dokumenty po zakończeniu spraw. Do składnicy dokumentów nie przekazuje się w segregatorach - archiwizuje się w teczkach. Jest to ważne np. w momencie, kiedy przekazuje się kat. B do zniszczenia. Nie każda firma zgadza się na odbieranie segregatorów. Wygląda mi to na próbę zaoszczędzenia na materiałach do archiwizacji...
Ważna kwestia: czy macie lub mieliście normatywy kancelaryjno-archiwalne? Musisz się na nie powołać, z przepisami nie ma dyskusji. Kropka.
Tak na marginesie - przełożony z jednej strony naciska na kategorię A, z drugiej zabrania archiwizowania zgodnie z przepisami Niech zda sobie sprawę, że kategoria A wiąże się z jeszcze większą pracą.

[Rivnin]

Moim zdaniem trochę bez sensu jest na wyrost...

Jak najbardziej się z tym zgadzam. Tak miałem właśnie na szkoleniu. No, ale najwyraźniej szkolenie jest dla papierka skoro mówią, aby robić inaczej.   

[Rivnin]

Rivnin, pokaż swojemu przełożonemu JRWA - akta osobowe przed zmianą w prawie miały kategorię archiwalną B50/BE50, po zmianach - B10/BE10. Archiwum państwowe może przekwalifikować do kategorii A, ale zapewne też nie tak sobie tylko na podstawie pewnych przesłanek (np. osoba zasłużona w danej dziedzinie). Instytucja nie może sama nadawać wyższej kategorii, niż jest w przepisach - od tego jest archiwum nadzorujące. Ale z tego, co piszesz, wynika, że jesteście składnicą, więc teoretycznie nie podlegacie AP.
Matko jedyna, czy Twój przełożony ma jakiekolwiek pojęcie o zarządzaniu dokumentacją po zarchiwizowaniu Zapytaj, co masz zrobić z papierami? Odłożyć na półkę stosy dokumentów? Składnica akt ma takie same znaczenie dla jednostki jak archiwum zakładowe - tu gromadzone są dokumenty po zakończeniu spraw. Do składnicy dokumentów nie przekazuje się w segregatorach - archiwizuje się w teczkach. Jest to ważne np. w momencie, kiedy przekazuje się kat. B do zniszczenia. Nie każda firma zgadza się na odbieranie segregatorów. Wygląda mi to na próbę zaoszczędzenia na materiałach do archiwizacji...
Ważna kwestia: czy macie lub mieliście normatywy kancelaryjno-archiwalne? Musisz się na nie powołać, z przepisami nie ma dyskusji. Kropka.
Tak na marginesie - przełożony z jednej strony naciska na kategorię A, z drugiej zabrania archiwizowania zgodnie z przepisami Niech zda sobie sprawę, że kategoria A wiąże się z jeszcze większą pracą.

JRWA w ogóle tu nie było! Muszę je sam robić pomału jak pojawiają mi się nowe typy akt.

Jeśli chodzi o zarządzanie dokumentacją to ostatnio jak o czymś mówiłem, to stwierdził, że on się na tym nie zna, bo się tym nie zajmuje.

Cóż, co do znoszenia tam segregatorów, to z tego co widzę to nikt na to nie patrzy - jak to zobaczyłem to doszedłem do wniosku, że w tym momencie jest tam robota dla minimum 3 osób na minimum 2 lata robienia dzień w dzień po 8 godzin.

Co do niszczenia to ostatnio słyszałem rozmowę w której chcą oszczędzić na kosztach niszczenia dokumentów (z tego pokoju z segregatorami) przez kupienie niszczarki. Jeden pracownik coś wspomniał, że ta niszczarka będzie musiała trochę działać, na co otrzymał odp, że póki jest "młody" (chodziło na pewno o mnie - stażystę) to będzie siedział i niszczył.

Normatywy? Zastanawiam się czy ktoś w ogóle wie co to (oprócz radcy prawnego, który wiedział o czym mówię), bo gdy wspominam o tym jak powinno wszystko wyglądać wg szkolenia, które odbyłem, to spotykam się z martwą ciszą albo stwierdzeniem o którym wspomniałem wcześniej - to nie jest archiwum tylko zwykła składnica akt (ja bym to chyba nazwał "bajzel")...

Mam wrażenie, że dla nich literka "A" oznacza nie kategorię, a oznaczenie akt które poszły/mają iść do archiwum/składnicy...

Nie wiem czy się śmiać czy płakać.

[Danutka]

Co do niszczenia dokumentacji, to pytanie czy zwykła niszczarka spełnia określone normy co do tajności niszczonej dokumentacji, czyli czy potrafi je zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie, lub uzyskanie danych ze "zniszczonej" dokumentacji?

[metricisRegninotarii]

Niszczarki, przynajmniej te nowsze, mają oznaczenia w jakiej klasie niszczą dokumentację - czy to na niszczarce czy to w instrukcji obsługi. Podstawowy problem jest taki, iż niszczarka biurowa nie nadaje się do masowego niszczenia dokumentacji - po prostu za mała wydajność. Szybko się zużyje, będzie się ciągle nagrzewać. To nie wyjdzie taniej - nawet jeśli kupicie niszczarkę biurową z górnej półki cenowej.

[Rivnin]

Co do niszczenia dokumentacji, to pytanie czy zwykła niszczarka spełnia określone normy co do tajności niszczonej dokumentacji, czyli czy potrafi je zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie, lub uzyskanie danych ze "zniszczonej" dokumentacji?

Nie mam zielonego pojęcia co oni kupią - ja nie mam tu nic do powiedzenia.

[Rivnin]

Niszczarki, przynajmniej te nowsze, mają oznaczenia w jakiej klasie niszczą dokumentację - czy to na niszczarce czy to w instrukcji obsługi. Podstawowy problem jest taki, iż niszczarka biurowa nie nadaje się do masowego niszczenia dokumentacji - po prostu za mała wydajność. Szybko się zużyje, będzie się ciągle nagrzewać. To nie wyjdzie taniej - nawet jeśli kupicie niszczarkę biurową z górnej półki cenowej.

Mam nadzieję, że kupili jakąś dobrą (chcą też niszczyć płyty)

[KEwelina]

Niszczarki, przynajmniej te nowsze, mają oznaczenia w jakiej klasie niszczą dokumentację - czy to na niszczarce czy to w instrukcji obsługi. Podstawowy problem jest taki, iż niszczarka biurowa nie nadaje się do masowego niszczenia dokumentacji - po prostu za mała wydajność. Szybko się zużyje, będzie się ciągle nagrzewać. To nie wyjdzie taniej - nawet jeśli kupicie niszczarkę biurową z górnej półki cenowej.

Dokładnie. Ja dostałam taką dużą niszczarkę i od stycznia 2 razy była już naprawiana. A miałam w tym czasie dokumentacji z ok 1200 segregatorów do zniszczenia.