RODO a nieprzekazywanie akt osobowych do archiwum

[łucja]

Szanowni Archiwiści, czy uważacie że przepisy RODO obligują do przekazywania dokumentacji do archiwum. Pytam w kontekście decyzji prezesa UODO dot. burmistrza Aleksandrowa Kujawskiego i art.5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Czy zdarzyło się Wam prosić o pomoc IODO by zmotywować kadry do przekazywania akt osobowych?

[Jarek]

zapodaj jakiś link do tej decyzji uodo.

[łucja]

Bardzo proszę:

https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSPU.421.3.2019
WSA utrzymało w mocy decyzję Prezesa UODO:

https://uodo.gov.pl/pl/138/1644

[Jarek]

A co ta decyzja i wyrok mają wspólnego z przekazywaniem akt do archiwum?

[łucja]

Spotkałam się z opinią, że ta decyzja może być argumentem (dodatkowym) przy braku chęci przekazania akt osobowych do archiwum, a takie przechowywanie akt osobowych na stanowisku pracy przez kilkanaście lat (oczywiście od momentu ustania stosunku pracy) może być potraktowane jako nadmierne i nie uzasadnionie przetwarzanie danych.

[Jarek]

W tej decyzji nie ma ani słowa o przekazywaniu akt do archiwum.
Przepisy RODO mogą co najwyżej w jakiś sposób dodatkowo obligować do przekazywania kat. A do archiwum państwowego.

[łucja]

Oczywiście pełna zgoda - w decyzji nie ma o tym mowy. Zastanawiam się tylko czy przywoływane przez nią przepisy rozporządzenia (poniżej)  można by też odnieść do akt osobowych:
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą (?ograniczenie przechowywania?);

[Jarek]

Przepisy RODO dotyczą wszystkich akt zawierających dane osobowe. Natomiast nie wpływają bezpośrednio na przekazywanie tych akt do archiwum zakładowego/składnicy akt. Przepis który cytujesz dotyczy przechowywania (przetwarzania) danych w podmiocie w ogóle. Można próbować wdawać się w drobiazgowe dywagacje, doszukiwać się dodatkowych sensów w przepisach, ale to jest słabe, szkoda na to czasu, "iodowie" tak się niekiedy boją naruszenia przepisów że dzielą włos na czworo.

[łucja]

Zgadzam się, że "iodowie" dzielą czasem włos na czworo. I chyba perfidnie chciałam wykorzystać tę skłonność niektórych inspektorów ochrony danych osobowych, aby zaczęto mi przekazywać do archiwum akta osobowe (nie były przekazywane od początku istnienia podmiotu). Dla niektórych osób instrukcja kancelaryjna nie jest niestety wystarczającym argumentem. Ale pozostaje mi przejść z tym do porządku dziennego...

[Czarny1986]

Zgadzam się, że "iodowie" dzielą czasem włos na czworo. I chyba perfidnie chciałam wykorzystać tę skłonność niektórych inspektorów ochrony danych osobowych, aby zaczęto mi przekazywać do archiwum akta osobowe (nie były przekazywane od początku istnienia podmiotu). Dla niektórych osób instrukcja kancelaryjna nie jest niestety wystarczającym argumentem. Ale pozostaje mi przejść z tym do porządku dziennego...

a co na to kierownik jednostki?