Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Spis spraw - powielony numer sprawy
Rovan:
--- Cytuj ---Jeżeli tak to jest przyjmowane to żeby potem spisać dokumentację do brakowania to trzeba wszystkie spisy z-o sprawdzać
--- Koniec cytatu ---
I tak trzeba będzie wszystkie sprawdzać przed każdym brakowaniem - Kolejność brakowania nie musi odpowiadać kolejności przyjmowania na stan AZ (chociażby z uwagi na różne okresy przechowywania dokumentacji, nawet jeśli jest ona na jednym spisie z/o. a co dopiero na wielu).
Kadrowa:
--- Cytat: Rovan w Kwiecień 13, 2023, ---
--- Cytuj ---Jeżeli tak to jest przyjmowane to żeby potem spisać dokumentację do brakowania to trzeba wszystkie spisy z-o sprawdzać
--- Koniec cytatu ---
I tak trzeba będzie wszystkie sprawdzać przed każdym brakowaniem - Kolejność brakowania nie musi odpowiadać kolejności przyjmowania na stan AZ (chociażby z uwagi na różne okresy przechowywania dokumentacji, nawet jeśli jest ona na jednym spisie z/o. a co dopiero na wielu).
--- Koniec cytatu ---
Czyli co mogę na przemian przyjmować stare i nowe roczniki pełnymi latami ?
Kadrowa:
W ogóle przeczytałam na którymś z wątków, że jeżeli nie było ustalonego JRWA to przy porządkowaniu dokumentacji, nie należy pisać symbolu klasyfikacyjnego.
U nas JRWA mamy wprowadzony w 2017 r., a dokumentację będę porządkować od 2004 r.
W zarządzeniu wprowadzającym JRWA mamy zapis
"Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzanego niniejszym zarządzeniem. "
Wcześniej nie było ustalonego z AP wykazu akt tylko stosowali sobie jakieś luźne oznaczenia.
Uważacie, że wszystkie dokumenty powinniśmy klasyfikować wg obecnego jrwa ?
W sumie nie mamy żadnego innego odniesienia :(
A dokumenty na strychu są bez pierwszych stron (opisów teczek)
Proszę o wyrażenie swojej opinii :)
Rovan:
Nie myl klasyfikacji i kwalifikacji :)
Klasyfikujemy wg JRWA obowiązującego w momencie założenia teczki.
Jeśli nie obowiązywał żaden, to moim zdaniem teczek nie powinno się oznaczać żadnymi symbolami klasyfikacyjnymi (niektóre AP sugerują aby w takiej sytuacji stosować symbole z aktualnego wykazu).
Natomiast kwalifikacji archiwalnej (ustalenia kategorii archiwalnych) dokonamy w tej sytuacji w oparciu o aktualny wykaz, zgodnie z zarządzeniem go wprowadzającym.
--- Cytuj ---Czyli co mogę na przemian przyjmować stare i nowe roczniki pełnymi latami ?
--- Koniec cytatu ---
W sytuacji gdy porządkujesz i ewidencjonujesz zasób zaległy możesz robić to w takiej kolejności, jak ci wygodniej.
Należy jedynie zwrócić uwagę aby na jednym spisie z/o nie łączyć:
- dokumentacji różnych komórek org.
- różnych rodzajów dokumentacji (np. aktowej, technicznej itp.)
- materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
kilku rodzajów dokumentacji
Kadrowa:
--- Cytat: Rovan w Kwiecień 14, 2023, ---Nie myl klasyfikacji i kwalifikacji :)
Klasyfikujemy wg JRWA obowiązującego w momencie założenia teczki.
Jeśli nie obowiązywał żaden, to moim zdaniem teczek nie powinno się oznaczać żadnymi symbolami klasyfikacyjnymi (niektóre AP sugerują aby w takiej sytuacji stosować symbole z aktualnego wykazu).
Natomiast kwalifikacji archiwalnej (ustalenia kategorii archiwalnych) dokonamy w tej sytuacji w oparciu o aktualny wykaz, zgodnie z zarządzeniem go wprowadzającym.
--- Cytuj ---Czyli co mogę na przemian przyjmować stare i nowe roczniki pełnymi latami ?
--- Koniec cytatu ---
W sytuacji gdy porządkujesz i ewidencjonujesz zasób zaległy możesz robić to w takiej kolejności, jak ci wygodniej.
Należy jedynie zwrócić uwagę aby na jednym spisie z/o nie łączyć:
- dokumentacji różnych komórek org.
- różnych rodzajów dokumentacji (np. aktowej, technicznej itp.)
- materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
kilku rodzajów dokumentacji
--- Koniec cytatu ---
Znam różnicę między klasyfikacją i kwalifikacją, ale zawsze nie doczytam dokładnie i potem tak wychodzi :) Dziękuję za zwrócenie uwagi, dużo mi to pomoże:)
Znalazłam w piątek JRWA, który był narzucony w 2010 r., ale nie był on uzgodniony z archiwum i mam zagwostkę. Wiele z pozycji ma kategorię archiwalną A, a my jesteśmy składnicą akt wg JRWA zatwierdzonego przez AP i nie generujemy kategorii A. Co w tej sytuacji radzicie zrobić ?
Przekwalifikować te dokumenty wg uzgodnionego JRWA z AP ( wiem, że nie można zmieniać kategorii na niższą, można tylko na wyższą), ale drugiej strony mamy tylko 1 JRWA zatwierdzony i wg tego zapisu o który pytałam, mogę je kwalifikować wg nowego JRWA prawda ? ;)
Bardzo serdecznie dziękuję za Twoją pomoc, jest dla mnie nieoceniona :-*
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej