Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Spis spraw - powielony numer sprawy
Dory:
--- Cytat: Czarny1986 w Grudzień 23, 2021, ---
--- Cytat: Qklinsky w Grudzień 21, 2021, ---To mam jeszcze takie pytanie:
Porządkuję karton po kartonie, teczkę po teczce i dokument po dokumencie. Przygotowuje też spisy zdawczo-odbiorcze, bo formalnego przekazywania do pomieszczenia archiwalnego do tej pory nie było. I jak mam to pogodzić z tym, że za niedługo zaczną mi "wpadać" do archiwum bieżące teczki i spisy zdawczo-odbiorcze, a równocześnie tworzę te dotyczące teczek z przeszłości? Chodzi mi głownie o numerowanie spisów-zdawczo odbiorczych i umieszczenie ich w wykazie spisów. Tu nie musi być mimo wszystko zachowana jakaś chronologia?
--- Koniec cytatu ---
Każdy spis dostaje kolejny numer, bez względu na to czy powstał w wyniku porządkowania czy po przyjęciu z komórek. Wtedy spisy będą chronologicznie. Ja zamieszczałem pod spisem adnotację, że powstał w wyniku porządkowania magazynu. Czasem dodałem informację o JRWA na podstawie, którego dokonano kwalifikacji :]
--- Koniec cytatu ---
Tak samo robiiłam.
Forumowicz:
A jeśli powieliłam znak sprawy aktualnie to jak zarejestrować kolejną sprawę? I napisać jakąś adnotację?
Kadrowa:
--- Cytat: Czarny1986 w Grudzień 23, 2021, ---
--- Cytat: Qklinsky w Grudzień 21, 2021, ---To mam jeszcze takie pytanie:
Porządkuję karton po kartonie, teczkę po teczce i dokument po dokumencie. Przygotowuje też spisy zdawczo-odbiorcze, bo formalnego przekazywania do pomieszczenia archiwalnego do tej pory nie było. I jak mam to pogodzić z tym, że za niedługo zaczną mi "wpadać" do archiwum bieżące teczki i spisy zdawczo-odbiorcze, a równocześnie tworzę te dotyczące teczek z przeszłości? Chodzi mi głownie o numerowanie spisów-zdawczo odbiorczych i umieszczenie ich w wykazie spisów. Tu nie musi być mimo wszystko zachowana jakaś chronologia?
--- Koniec cytatu ---
Każdy spis dostaje kolejny numer, bez względu na to czy powstał w wyniku porządkowania czy po przyjęciu z komórek. Wtedy spisy będą chronologicznie. Ja zamieszczałem pod spisem adnotację, że powstał w wyniku porządkowania magazynu. Czasem dodałem informację o JRWA na podstawie, którego dokonano kwalifikacji :]
--- Koniec cytatu ---
A nie powinno być tak, że dokumenty powinny być przyjmowane latami z całej jednostki ?
I wtedy żeby zacząć przyjmować lata bieżące należy najpierw uporządkować lata poprzednie ?
I wtedy lecieć z numeracją od 1 dla najstarszego dokumentu ? :)
Rovan:
Teoretycznie tak właśnie powinno wyglądać przyjmowanie dokumentacji na stan AZ - niejako samo z siebie - jeśli jest ona przekazywana na bieżąco z komórek organizacyjnych.
Wówczas dokumentacja spływa do archiwum rocznik, po roczniku (wg roku zakończenia teczek) i tak też jest rejestrowana na ewidencji.
Np. w tym roku przyjmujemy teczki zakończone w 2020 r.
Za rok przyjmiemy teczki zakończone w 2021 r.
itd.
Natomiast często jest tak, że oprócz bieżącego przyjmowania dokumentów z komórek archiwista musi również wciągać na ewidencję dokumentację, która niby już jest w archiwum (fizycznie) ale nie była dotychczas ujęta na ewidencji (trafiła do AZ bez spisów).
Zresztą nawet przyjmując dokumenty z komórek już na gotowych spisach z/o nie mamy gwarancji, ze komórka na jednym spisie odda tylko teczki zakończone w jednym roku - czasem mogą się wśród nich trafić jakieś pozycje, o których zapomniano podczas poprzednich przekazań.
Generalnie numeracja spisów z/o wynika wyłącznie pozycji spisu na wykazie, ta zaś - z daty podpisania spisu przez archiwistę (przyjęcia na stan), niezależnie od dat skrajnych dokumentacji na tym spisie ujętej.
Kadrowa:
--- Cytat: Rovan w Kwiecień 13, 2023, ---Teoretycznie tak właśnie powinno wyglądać przyjmowanie dokumentacji na stan AZ - niejako samo z siebie - jeśli jest ona przekazywana na bieżąco z komórek organizacyjnych.
Wówczas dokumentacja spływa do archiwum rocznik, po roczniku (wg roku zakończenia teczek) i tak też jest rejestrowana na ewidencji.
Np. w tym roku przyjmujemy teczki zakończone w 2020 r.
Za rok przyjmiemy teczki zakończone w 2021 r.
itd.
Natomiast często jest tak, że oprócz bieżącego przyjmowania dokumentów z komórek archiwista musi również wciągać na ewidencję dokumentację, która niby już jest w archiwum (fizycznie) ale nie była dotychczas ujęta na ewidencji (trafiła do AZ bez spisów).
Zresztą nawet przyjmując dokumenty z komórek już na gotowych spisach z/o nie mamy gwarancji, ze komórka na jednym spisie odda tylko teczki zakończone w jednym roku - czasem mogą się wśród nich trafić jakieś pozycje, o których zapomniano podczas poprzednich przekazań.
Generalnie numeracja spisów z/o wynika wyłącznie pozycji spisu na wykazie, ta zaś - z daty podpisania spisu przez archiwistę (przyjęcia na stan), niezależnie od dat skrajnych dokumentacji na tym spisie ujętej.
--- Koniec cytatu ---
Realnie nie potrafię sobie tego wyobrazić ( może dlatego, że mam słabą wyobraźnię przestrzenną ) ;D
Jeżeli tak to jest przyjmowane to żeby potem spisać dokumentację do brakowania to trzeba wszystkie spisy z-o sprawdzać ;D
Ja będę organizować tak jak autor posta składnicę akt od początku, nie mamy nic wciągniętego do składnicy i ułożyłam sobie to w głowie tak, że zaczynamy od 2004 r. (nasz rok wyjściowy) układam wszystko na strychu latami potem oddaje do komórek organizacyjnych (żeby ogarnęli dokumenty chronologicznie, pousuwali metalowe elementy, zrobili pierwsze strony, klasyfikację prawidłową), a potem zacznę je przyjmować latami do składnicy.
Jakieś jeszcze rady, żeby to usprawnić ? ;D
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej