Spis spraw - powielony numer sprawy

[Qklinsky]

Witam!

Od pewnego czasu porządkuje archiwum w swojej jednostce. Słowo archiwum jest trochę na wyrost, ale nie to jest przedmiotem sprawy i jest trochę skomplikowane. Dokumenty były tam "wrzucane", kiedy zaczęły zalegać na półce w danej komórce organizacyjnej. Zalega ona tam od kilku lat. Częściowo jest uporządkowana (tj. oznaczenie komórki, wewnątrz zachowana chronologia), choć nie zawsze. Stosowanie (nie)obowiązującego JRWA było wybiórcze, na wyczucie, nie zawsze właściwe. Niestety nie były w ogóle prowadzone spisy spraw. Często sprawy w ramach jednej klasyfikacji były prowadzone przez różne osoby, ale w ramach jednej teczki. To spowodowało, że na przykład pod jednym znakiem mam zarejestrowane kilka różnych spraw. Albo przy znaku pojawia się jakaś mała litera, którą oznaczał się dany pracownik komórki. Wszystko to było prowadzone nieregularnie i niesystematycznie 

Mam pytanie jak mam to uporządkować w spisie spraw? Mam np. dwa pisma z numerem sprawy "1", to w spisie spraw jak należy to ująć? Jeżeli przy znaku sprawy pojawia się mała literka oznaczająca danego pracownika, to mam to wydzielić z całej teczki mimo, że na przykład zachowuje ona kolejność spraw z teczki?

Bardzo dziękuję za odpowiedź i podpowiedź.

[Aleksandra]

Dwa pisma z numerem 1, czy dwie sprawy z numerem 1 różniące się tylko literą na końcu znaku sprawy? jeżeli to drugie, to wpisałabym to normalnie jako kolejną sprawę na spis, będą wówczas dwie sprawy z numerem 1, ale różniące się literką na końcu. Dlaczego chciałbyś to wydzielać?

[Qklinsky]

Oczywiście popełniłem błąd w tym zapytaniu..., chodzi o to, że dwie różne sprawy mają ten sam znak sprawy. To właśnie pozycja ze spisu spraw jest składową znaku sprawy, a fizycznie nie da się zapisać dwóch spraw pod pierwszą pozycją w spisie. Dlatego chciałem się dowiedzieć jak to rozwiązać? Zapisanie jednej z ich w spisie spraw na pozycji 2 teoretycznie zmienia jej znak sprawy. Odnotować to w uwagach, że sprawa ma inny znak, niż wynikający ze spisu?

Myślałem o wydzielaniu, bo skoro pod jednym znakiem sprawy może być kilka spraw, których znak różni się tylko małą literą, to mogłoby to być bardziej przejrzyste. Choć z drugiej strony nie ma tego aż tak dużo, żeby w to brnąć.

[Czarny1986]

Witam,
Robienie spisów spraw do starych akt mija się z celem. W tym momencie musi się Pan skupić na odpowiednim zakwalifikowaniu porządkowanej dokumentacji, najlepiej na podstawie JRWA obowiązującego w momencie powstania akt oraz uporządkowaniu (w szczególności materiałów archiwalnych), a także stworzeniu ewidencji, której jak podejrzewam nie ma. Moje AP zaleciło zrobienie spisów zdawczo-odbiorczych również dla dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej w momencie przeglądu do brakowania.
Jeżeli są takie możliwości to proszę spróbować przeszkolić pracowników w temacie numerowania spraw, tak aby na przyszłość uniknąć podobnych sytuacji. Chociaż wiem z własnego doświadczenia że nie jest to proste zadanie.
pozdrawiam

[Qklinsky]

Jasne, tylko w przypadku zakwalifikowania dokumentacji też pojawia się problem. Zacznę od tego, że w mojej jednostce nikt nie zadbał o to, żeby faktycznie funkcjonowały w niej jakieś normatywy archiwalno-kancelaryjne. W sumie zrobiono jeszcze gorszą rzecz, bo przekopiowano dosłownie w całość JRWA z innej jednostki o podobnym profilu (nie zmieniono nawet czasem nazw własnych poprzedniej jednostki  ), ale oficjalnie go nawet nie przyjęto.  Nie mówiąc już o jakiejś konsultacji z AP. Sam nieoficjalny JRWA był też nie zawsze dobrze stosowany, wszystko wrzucano do jednego worka, np. do tzw. współpracy z innymi podmiotami. Mogę znaleźć tam dosłownie wszystko od faktycznej współpracy, po podziękowania, oferty, zapytania itd. Mam to w związku z tym w ramach porządkowania rozdzielić? Z perspektywy czasu wszystko co jest związane z "rozkręcaniem" mojej jednostki wydaje się mieć znaczenie... Co więcej w ramach - przyjmijmy - teczek aktowych (choć to dużo powiedziane) dokumenty są ponumerowane i raczej chronologicznie uporządkowane (chociaż tyle).
I teraz najlepsze, kiedy zostałem wydelegowany do porządkowania magazynu, to poza tym, że okazało się, że nie ma wspomnianych ogólnie przyjętych normatyw, to jeszcze samozwańczo, nie wiem na jakiej zasadzie przyjęto, że jest to składnica akt (znowu kopia z podobnej jednostki). Ja zgłosiłem się do miejscowego AP i po mojej konsultacji z nimi wyszło na to, że chcą mieć nas w nadzorze, że w związku z tym mamy materiały archiwalne i mamy mieć archiwum zakładowe...

No i teraz jak to porządkować? Wg oficjalnie nieobowiązującego, niezweryfikowanego, ale dostosowanego do składnicy akt JRWA? Czy łączyć przeszłość z teraźniejszością, tj. korzystać z tego JRWA, ale mając w perspektywie to, że duża część dokumentacji, zwłaszcza organizacyjno-założycielskiej to będą materiały archiwalne?
Abstrahuje też od tego, że co chwilę natykam się w komórkach organizacyjnych na jakieś stosy segregatorów z dokumentacją z dalekiej przeszłości, gdzie wymieszane jest dosłownie wszystko ze wszystkim. Więc mogę jakąś teczkę w miarę ogarnąć, a potem się okazuje, że gdzieś tam w segregatorze była kontynuacja danej sprawy z tej teczki...

[msg]

Mieliśmy podobną sytuację. Przez kilka lat stosowany był u nas w jednostce jrwa niezatwierdzony przez AP. Przy przekazywaniu dokumentacji do archiwum zakładowego kontaktowaliśmy się z AP i kazano nam pozostawić klasy bez zmian ale w każdym przypadku stosować kategorię archiwalną z jrwa obecnego, zatwierdzonego już przez AP, nawet jeśli w tym wcześniejszym nieoficjalnym była wyższa kategoria a teraz jest niższa.

[Czarny1986]

@Qklinski faktycznie nie wygląda to ciekawie. Ale obawiam się, że skoro AP uznało jednostkę za wytwarzającą materiały archiwalne to przynajmniej dla kat. A będzie konieczna mozolna praca żeby jak najwięcej odtworzyć i uporządkować. Jeżeli chodzi o stosowanie JRWA to przychylam się do opinii przedstawionej powyżej. Spotkałem się z podobną sytuacją w odniesieniu do materiałów archiwalnych. Po 3-4 miesiącach udało mi się uporządkować ok. 1mb. teraz myślę, że zrobiłbym to trochę szybciej jednak przy większej liczbie dokumentów i tak jest to bardzo czasochłonne zajęcie...tym bardziej, że archiwista nie zawsze posiada wiedzę z tematyki dotyczącej poszczególnych rodzajów dokumentacji, a pracowników którzy ją wytworzyli najprawdopodobniej już nie ma....
Życzę wytrwałości i powodzenia

[Qklinsky]

To mam jeszcze takie pytanie:
Porządkuję karton po kartonie, teczkę po teczce i dokument po dokumencie. Przygotowuje też spisy zdawczo-odbiorcze, bo formalnego przekazywania do pomieszczenia archiwalnego do tej pory nie było. I jak mam to pogodzić z tym, że za niedługo zaczną mi "wpadać" do archiwum bieżące teczki i spisy zdawczo-odbiorcze, a równocześnie tworzę te dotyczące teczek z przeszłości? Chodzi mi głownie o numerowanie spisów-zdawczo odbiorczych i umieszczenie ich w wykazie spisów. Tu nie musi być mimo wszystko zachowana jakaś chronologia?

[Jarek]

Nie musi, nie ma to żadnego znaczenia.

[Czarny1986]

To mam jeszcze takie pytanie:
Porządkuję karton po kartonie, teczkę po teczce i dokument po dokumencie. Przygotowuje też spisy zdawczo-odbiorcze, bo formalnego przekazywania do pomieszczenia archiwalnego do tej pory nie było. I jak mam to pogodzić z tym, że za niedługo zaczną mi "wpadać" do archiwum bieżące teczki i spisy zdawczo-odbiorcze, a równocześnie tworzę te dotyczące teczek z przeszłości? Chodzi mi głownie o numerowanie spisów-zdawczo odbiorczych i umieszczenie ich w wykazie spisów. Tu nie musi być mimo wszystko zachowana jakaś chronologia?

Każdy spis dostaje kolejny numer, bez względu na to czy powstał w wyniku porządkowania czy po przyjęciu z komórek. Wtedy spisy będą chronologicznie. Ja zamieszczałem pod spisem adnotację, że powstał w wyniku porządkowania magazynu. Czasem dodałem informację o JRWA na podstawie, którego dokonano kwalifikacji :]

[Dory]

To mam jeszcze takie pytanie:
Porządkuję karton po kartonie, teczkę po teczce i dokument po dokumencie. Przygotowuje też spisy zdawczo-odbiorcze, bo formalnego przekazywania do pomieszczenia archiwalnego do tej pory nie było. I jak mam to pogodzić z tym, że za niedługo zaczną mi "wpadać" do archiwum bieżące teczki i spisy zdawczo-odbiorcze, a równocześnie tworzę te dotyczące teczek z przeszłości? Chodzi mi głownie o numerowanie spisów-zdawczo odbiorczych i umieszczenie ich w wykazie spisów. Tu nie musi być mimo wszystko zachowana jakaś chronologia?

Każdy spis dostaje kolejny numer, bez względu na to czy powstał w wyniku porządkowania czy po przyjęciu z komórek. Wtedy spisy będą chronologicznie. Ja zamieszczałem pod spisem adnotację, że powstał w wyniku porządkowania magazynu. Czasem dodałem informację o JRWA na podstawie, którego dokonano kwalifikacji :]

Tak samo robiiłam.

[Forumowicz]

A jeśli powieliłam znak sprawy aktualnie to jak zarejestrować kolejną sprawę? I napisać jakąś adnotację?

[Kadrowa]

To mam jeszcze takie pytanie:
Porządkuję karton po kartonie, teczkę po teczce i dokument po dokumencie. Przygotowuje też spisy zdawczo-odbiorcze, bo formalnego przekazywania do pomieszczenia archiwalnego do tej pory nie było. I jak mam to pogodzić z tym, że za niedługo zaczną mi "wpadać" do archiwum bieżące teczki i spisy zdawczo-odbiorcze, a równocześnie tworzę te dotyczące teczek z przeszłości? Chodzi mi głownie o numerowanie spisów-zdawczo odbiorczych i umieszczenie ich w wykazie spisów. Tu nie musi być mimo wszystko zachowana jakaś chronologia?

Każdy spis dostaje kolejny numer, bez względu na to czy powstał w wyniku porządkowania czy po przyjęciu z komórek. Wtedy spisy będą chronologicznie. Ja zamieszczałem pod spisem adnotację, że powstał w wyniku porządkowania magazynu. Czasem dodałem informację o JRWA na podstawie, którego dokonano kwalifikacji :]

A nie powinno być tak, że dokumenty powinny być przyjmowane latami z całej jednostki ?
I wtedy żeby zacząć przyjmować lata bieżące należy najpierw uporządkować lata poprzednie ?
I wtedy lecieć z numeracją od 1 dla najstarszego dokumentu ?

[Rovan]

Teoretycznie tak właśnie powinno wyglądać przyjmowanie dokumentacji na stan AZ - niejako samo z siebie - jeśli jest ona przekazywana na bieżąco z komórek organizacyjnych.
Wówczas dokumentacja spływa do archiwum rocznik, po roczniku (wg roku zakończenia teczek) i tak też jest rejestrowana na ewidencji.
Np. w tym roku przyjmujemy teczki zakończone w 2020 r.
Za rok przyjmiemy teczki zakończone w 2021 r.
itd.

Natomiast często jest tak, że oprócz bieżącego przyjmowania dokumentów z komórek archiwista musi również wciągać na ewidencję dokumentację, która niby już jest w archiwum (fizycznie) ale nie była dotychczas ujęta na ewidencji (trafiła do AZ bez spisów).
Zresztą nawet przyjmując dokumenty z komórek już na gotowych spisach z/o nie mamy gwarancji, ze komórka na jednym spisie odda tylko teczki zakończone w jednym roku - czasem mogą się wśród nich trafić jakieś pozycje, o których zapomniano podczas poprzednich przekazań.

Generalnie numeracja spisów z/o wynika wyłącznie pozycji spisu na wykazie, ta zaś - z daty podpisania spisu przez archiwistę (przyjęcia na stan), niezależnie od dat skrajnych dokumentacji na tym spisie ujętej.

[Kadrowa]

Teoretycznie tak właśnie powinno wyglądać przyjmowanie dokumentacji na stan AZ - niejako samo z siebie - jeśli jest ona przekazywana na bieżąco z komórek organizacyjnych.
Wówczas dokumentacja spływa do archiwum rocznik, po roczniku (wg roku zakończenia teczek) i tak też jest rejestrowana na ewidencji.
Np. w tym roku przyjmujemy teczki zakończone w 2020 r.
Za rok przyjmiemy teczki zakończone w 2021 r.
itd.

Natomiast często jest tak, że oprócz bieżącego przyjmowania dokumentów z komórek archiwista musi również wciągać na ewidencję dokumentację, która niby już jest w archiwum (fizycznie) ale nie była dotychczas ujęta na ewidencji (trafiła do AZ bez spisów).
Zresztą nawet przyjmując dokumenty z komórek już na gotowych spisach z/o nie mamy gwarancji, ze komórka na jednym spisie odda tylko teczki zakończone w jednym roku - czasem mogą się wśród nich trafić jakieś pozycje, o których zapomniano podczas poprzednich przekazań.

Generalnie numeracja spisów z/o wynika wyłącznie pozycji spisu na wykazie, ta zaś - z daty podpisania spisu przez archiwistę (przyjęcia na stan), niezależnie od dat skrajnych dokumentacji na tym spisie ujętej.

Realnie nie potrafię sobie tego wyobrazić ( może dlatego, że mam słabą wyobraźnię przestrzenną )
Jeżeli tak to jest przyjmowane to żeby potem spisać dokumentację do brakowania to trzeba wszystkie spisy z-o sprawdzać 
Ja będę organizować tak jak autor posta składnicę akt od początku, nie mamy nic wciągniętego do składnicy i ułożyłam sobie to w głowie tak, że zaczynamy od 2004 r. (nasz rok wyjściowy) układam wszystko na strychu latami potem oddaje do komórek organizacyjnych (żeby ogarnęli dokumenty chronologicznie, pousuwali metalowe elementy, zrobili pierwsze strony, klasyfikację prawidłową), a potem zacznę je przyjmować latami do składnicy.
Jakieś jeszcze rady, żeby to usprawnić ?