oświadczenia majątkowe radnych

[archiwumUM]

Witam. W jaki sposób liczymy okres przechowywania oświadczeń majątkowych radnych. Według JRWA dla gmin jest kat B-6.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, B6 = 6 lat, do których możemy doliczyć 2 lata (przechowanie spraw zakończonych u aktotwórcy).  Np. radny składa oświadczenie do 30 kwietnia 2016 roku, to dokument możemy spokojnie wybrakować już w styczniu 2023 roku. Oświadczenia zbiera się w ramach kadencji samorządowej danego radnego (5 lat). No to jeszcze roczek plus jeszcze dwa latka.

[Danutka]

Dlaczego do B6 czyli tych 6 lat miałoby się doliczać 2 lata przechowywania akt w komórce organizacyjnej? Kategorię archiwalną liczy się od daty zakończenia sprawy, a nie od przekazania sprawy do archiwum zakładowego. Czyli np. oświadczenia majątkowe leżałyby 2 lata w komórce organizacyjnej i  4 lata w archiwum zakładowym.

[Dory]

Dlaczego do B6 czyli tych 6 lat miałoby się doliczać 2 lata przechowywania akt w komórce organizacyjnej? Kategorię archiwalną liczy się od daty zakończenia sprawy, a nie od przekazania sprawy do archiwum zakładowego. Czyli np. oświadczenia majątkowe leżałyby 2 lata w komórce organizacyjnej i  4 lata w archiwum zakładowym.

Zgadzam się.

[Danuta J. Samek]

Przepraszam, może ja czegoś nie kumam, ale czy dokument oświadczenia majątkowego radnego TWORZY SPRAWĘ? Jeśli tak, to proszę mi podpowiedzieć CZYM sprawa się kończy?

[archiwumUM]

No dobrze. Czyli mamy oświadczenia składane np. w 2015. Liczymy normalnie 6 lat przechowywania (2 lata w komórce + 4 w archiwum). I wtedy będzie można dokonać brakowania w 2022? Oczywiście nie tworzymy sprawy, tylko np. przechowujemy narastająco według daty złożenia?

[Danutka]

Tak

[Danuta J. Samek]

No dobrze. Czyli mamy oświadczenia składane np. w 2015. Liczymy normalnie 6 lat przechowywania (2 lata w komórce + 4 w archiwum). I wtedy będzie można dokonać brakowania w 2022? Oczywiście nie tworzymy sprawy, tylko np. przechowujemy narastająco według daty złożenia?

To teraz proszę sobie wyobrazić, że ze względu na możliwość dostępu do informacji (spraw kontroli, spraw sądowych etc.) archiwista wydłuża czas przechowywania oświadczeń do lat 10. Może? Może. Decyzję o wybrakowaniu tego rodzaju dokumentacji trzeba potwierdzić przede wszystkim u przełożonych. Ok, dają zgodę. Kolejne zapytanie kierujemy do Archiwum Państwowego, któremu podlegamy. Zachęcam do kontaktu z AP. Niczego nie róbmy pochopnie.       

[to/die/for]

przepisy RODO spowodowały, że archiwista nie może dowolnie wydłużać okresu przechowywania dokumentów https://uodo.gov.pl/pl/225/1130

[Danuta J. Samek]

przepisy RODO spowodowały, że archiwista nie może dowolnie wydłużać okresu przechowywania dokumentów https://uodo.gov.pl/pl/225/1130

Czy TO/DIE/FOR/ zauważa różnicę między informacją w BIP-ie a zbiorem dokumentów w postaci papierowej, do którego nikt - oprócz archiwisty - nie ma dostępu? Archiwista nie działa w BIP-ie. Ewidencja archiwum nie jest ogólnie dostępna. Archiwistę ograniczają RODOwskie cele przetwarzania danych: archiwalne, naukowe, historyczne, statystyczne. 

[archiwumUM]

Też tak słyszałem na jednym ze szkoleń. RODO może sobie działać do drzwi archiwum, ale za nimi to już tylko własność archiwalna

[to/die/for]

w tej wykładni pada ogólne stwierdzenie, że "Zatem po upływie wskazanego terminu przechowywania oświadczeń majątkowych, przetwarzanie danych w nich zawartych należy uznać za niedopuszczalne". Wiem, że w RODO jest zapis o "przetwarzaniu do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych" ale należałoby się zastanowić czy oświadczenia majątkowe są przydatne do takich celów. Jak dla mnie nie jest to jednoznacznie wyjaśnione

[Paweł z ...]

Też tak słyszałem na jednym ze szkoleń. RODO może sobie działać do drzwi archiwum, ale za nimi to już tylko własność archiwalna

Chyba jednak kontrolerzy z UODO chodzą na inne szkolenia.  W decyzji https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSPU.421.8.2018 z 2019 UODO nakazuje :

Nakazuje Burmistrzowi W. usunięcie uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych poprzez:
    zapewnienie przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe, powstałych w związku z prowadzeniem rejestru mieszkańców, przez okres zgodny z okresem wynikającym z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67), w terminie do dnia [?] września 2019 r.

Mimo tego, że akta są w archiwum:

W odpowiedzi na zawiadomienie o wszczęciu postępowania, Burmistrz W. pismem z dnia [?] stycznia 2019 r., nr [?] wskazał, że dokumentacja z lat 2001-2010 została przekazana spisami zdawczo-odbiorczymi nr [?] z dnia [?] grudnia 2018 r. oraz nr [?] z dnia [?] stycznia 2019 r. z archiwum Wydziału Spraw Obywatelskich do Archiwum Zakładowego Urzędu Miejskiego w W.

Więc archiwum nie chroni przed RODO.

[archiwumUM]

No i po przeczytaniu tego przypadku, rzeczywiście można mieć problemy z GIODO, jeśli przechowujemy dłużej dokumentację. Ale z kolei w przepisach instrukcji archiwalnej jest taki zapis, że na wniosek kierowników komórek można wydłużyć okres przechowywania ponad ten wskazany w JRWA. No i które przepisy są tutaj ważniejsze?

[to/die/for]

No i które przepisy są tutaj ważniejsze?

raczej te, które są najnowsze