Naturalny dokument elektroniczny

[Aleksandra]

Hej,
pytanie przede wszystkim do osób, które w swoich instytucjach mają elektroniczny obieg dokumentacji;
czy w przypadku, kiedy przyjdzie wiadomość z epuapu, która zawiera kilka załączników i każdy z tych załączników zawiera pisma od kilku różnych osób (wiadomość wysyła np. wspólny pełnomocnik tych osób), którymi mają zająć się różne komórki organizacyjne, to czy taka przesyłka powinna być rozdzielona? w sensie każda komórka powinna otrzymać tylko załącznik, którym merytorycznie będzie się zajmowała, czy też każda komórka otrzyma identyczną (całą) przesyłkę i rozpatrzy tylko ten załącznik, który jej dotyczy?

Czy w przypadku rozdzielenia takiej przesyłki doszłoby do naruszenia "naturalności" dokumentu elektronicznego?

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, czy rzeczowość tych pism jest identyczna? Jakieś szczegóły...

[inka]

Jeśli obowiązuje w instytucji IK z 2011 r. to polecam par. 25

 "25. 1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.
2.  Jeżeli  przesyłka  dotyczy  kilku  spraw,  wskazuje  się  komórki  merytoryczne  właściwe  do  załatw do załatwienia poszczególnych spraw."

W moim urzędzie, w takiej sytuacji pismo  w wersji papierowej jest po dekretacji wskazującej kilka komórek do załatwienia sprawy kserowane, oryginał dostaje pierwszy wymieniony wydział. A w wersji elektronicznej, mamy elektroniczny system obiegu dokumentacji wspierający system papierowy, pismo jest w całości kopiowane i komórki załatwiają sprawy w swoim zakresie. 

[Danuta J. Samek]

Do INKI: To znaczy w wersji papierowej otrzymujemy tyle egzemplarzy sprawy, ile komórek jest w nią zaangażowanych?

[inka]

Do INKI: To znaczy w wersji papierowej otrzymujemy tyle egzemplarzy sprawy, ile komórek jest w nią zaangażowanych?

Tak

[Aleksandra]

Sytuacja jest trochę bardziej skomplikowana, bo tu nie chodzi o jedno pismo, którym zajmie się kilka komórek, tylko o jedną przesyłkę epuap, która posiada np. 5 załączników i każdy z tych załączników stanowi odrębne pismo od 5-ciu różnych osób, gdzie każdym pismem będzie zajmowało się 5 różnych (rzeczowo) komórek - a przesyłka/wiadomość, jest jako tako jedna, bo przyszła od jednej osoby - pełnomocnika tych 5-ciu różnych osób.. I teraz co, każdy z 5-ciu pracowników powinien dostać całą przesyłkę z tymi 5-cioma załącznikami, czy powinno się ją podzielić i przydzielić każdemu tylko ten załącznik, którym on będzie się zajmował?

[inka]

Dlaczego referent ma otrzymać tylko załącznik? Pismo powinno być w całości, aby wiedzieć w jakiej formie było pismo, czy było prawidłowo podpisane podpisem elektronicznym (w systemie tradycyjnym musimy na wydruk nanieść taką informację),  itp. I coś te sprawy chyba jednak łączy skoro występuje jeden pełnomocnik?
 

[Aleksandra]

Załącznik plus pismo przewodnie (pismo przewodnie jest jedno, a w jego treści tylko informacja, że przesyła wnioski w załączniku). Poszczególne wnioski łączy właściwość rzeczowa Instytucji jako takiej, ale każde z tych pism dotyczy innego zagadnienia, np. podatku, jeden dot. pitu, drugi vatu, trzeci citu itd., a poszczególnymi podatkami zajmują się zupełnie inne komórki.

[Danuta J. Samek]

Załącznik plus pismo przewodnie (pismo przewodnie jest jedno, a w jego treści tylko informacja, że przesyła wnioski w załączniku). Poszczególne wnioski łączy właściwość rzeczowa Instytucji jako takiej, ale każde z tych pism dotyczy innego zagadnienia, np. podatku, jeden dot. pitu, drugi vatu, trzeci citu itd., a poszczególnymi podatkami zajmują się zupełnie inne komórki.

To u Was w instytucji zagadnienia finansowe są aż tak rozszczepione? Współczuję. U mnie robi to wszystko wydział finansowy.

[inka]

To w tym konkretnym przypadku, w systemie tradycyjnym, rozdzieliłabym te załączniki, a do każdego dała informacje o sposobie wpływu.
Jeśli u Was funkcjonuje EZD i macie obieg tylko elektroniczny, to niestety nie pomogę, bo nie wiem jakie możliwości daje program.
Ale zgodnie z kpa pismo wpływające musi posiadać pewne elementy m.in. adresat, datę wpływu, podpis i te informacje powinny trafić do każdej komórki zajmującej się swoją sprawą.