Daty skrajne

[evvln]

Mam wydawałoby się błahe pytanie ;-)

Daty skrajne na teczce. Niby proste ale mam pewien problem.

Jeżeli zaczynamy sprawę w roku 2010 i prowadzimy ją aż do 2011 (teczka jest już gruba) to oddejmy ją do AZ z datami skrajnymi 2010-2011, w roku 2011 rozpoczynamy teczkę dla końcowej tej samej klasy JRWA i prowadzimy ją do 2012. Tzn że potem mogę mieć 2 teczki z pokrywającymi się datami skrajnymi o tym samym haśle

będzie to np. 1 teczka 2010-2011
                    2 teczka 2011-2012

Czy mógłby mi ktoś to sprecyzować ;-)

[Dory]

Moim zdaniem tak, nie ma przeszkód - są sprawy, które nie kończą się w danym roku, ba, mogą trwać kilka lat. Tak na pierwszy rzut oka można wywnioskować z Twojej dokumentacji, że sprawy zaczynały się w 2010 i 2011 r., a kończyły w następnych latach.
PS: A może mi ktoś wyjaśnić, dlaczego utarło się "daty skrajne"? Przecież tak naprawdę podajemy lata skrajne... Nie mogę tego zrozumieć

[evvln]

dziękuję ;-)
a co w sytuacji kiedy załatwiamy sprawę w 2010 roku (np. w grudniu) a ostatnie pismo w sprawie składamy w urzędzie w styczniu 2011 i mamy wpływ ze stycznia 2011

Daty skrajne to wtedy 2010 czy 2010-2011?

[Dory]

dziękuję ;-)
a co w sytuacji kiedy załatwiamy sprawę w 2010 roku (np. w grudniu) a ostatnie pismo w sprawie składamy w urzędzie w styczniu 2011 i mamy wpływ ze stycznia 2011

Daty skrajne to wtedy 2010 czy 2010-2011?

Tak, 2010-2011.

[Pogórzanin]

U nas np. taka sytuacja jest oznaczona 2010,2011 - znaczy, że jest to pojedyncze pismo kończące sprawę. Natomiast jeżeli sprawę z 2010 kontynuujemy w 2010 i wtedy ją kończymy to 2010 - 2011. Takie zalecenia przekazują podczas kontroli pracownicy AN w Krakowie.

[Rovan]

Szczegółowe sposoby zapisu dat skrajnych mogą się różnić - w zależności od wytycznych poszczególnych Archiwów Państwowych.
Najważniejsze jest, aby daty te zostały ujęte w opisie teczki.

[Hanna Staszewska]

Bardzo niedobrze, że wytyczne poszczególnych archiwów sie różnią
A wskazane wyżej wytyczne archiwum krakowskiego to zupełnie niepotrzebna komplikacja. Taka teczka trafi do archiwum państwowego i tu data zostanie wpisana jak należy, czyli 2010-2011.

Pozdrawiam

[Rovan]

Ano niedobrze, niestety z moich doświadczeń wynika, że wytyczne poszczególnych AP potrafią różnić się w wielu szczegółach, od opracowania wewnętrznego jednostek archiwalnych, poprzez ich opis, a na ewidencji skończywszy.

[Jarek]

Jeżeli zaczynamy sprawę w roku 2010 i prowadzimy ją aż do 2011 (teczka jest już gruba) to oddejmy ją do AZ z datami skrajnymi 2010-2011, w roku 2011 rozpoczynamy teczkę dla końcowej tej samej klasy JRWA i prowadzimy ją do 2012. Tzn że potem mogę mieć 2 teczki z pokrywającymi się datami skrajnymi o tym samym haśle

będzie to np. 1 teczka 2010-2011
                    2 teczka 2011-2012

Sposób na to jest prosty - osobne ujmowanie roku założenia teczki i dat skrajnych. Wtedy jest to czytelne dla wszystkich.

[evvln]

Jeśli mamy kilka teczek z roku 2000 np 5 tomów,  a ostatnia teczka zazębia się o rok 2001 to czy w tej teczce wpisujemy 2000-2001 i Tom 6? Czy już bez tomu?

[Rovan]

Jeżeli jest to jedna teczka rzeczowa, jedynie fizycznie podzielona na 6 tomów, np:
tom 1 - sprawy od 1 do 10
tom 2 - do 11 do 20
tom 3 - od 21 do 30
itd.
wówczas wszystkie tomy maja takie same daty skrajne (2000-2001), nawet jeśli dokumenty z 2001 roku są tylko w jednym z tych tomów.

[evvln]

Nie jest to jedna teczka rzeczowa.

Dokumentacja dot. wypożyczeń gadżetow, kostiumów scenicznych. Z reguły zakładamy osobne teczki na każdy miesiąc. W jednej teczce znajduje się kilkadziedziąt różnych spraw dot. oczywiście wyposażenia sceny na różne spektakle.
Wszystko jest jasne do momentu kiedy zwracamy się o wypożyczenie w grudniu 2005, a cała procedura następuje i kończy się w styczniu 2006
Czy w takiej sytuacji powinniśmy określić to jako kolejny tom? Czy wystarczy różnica w datach skrajnach?

[Rovan]

Jeśli nie jest to jedna teczka rzeczowa* to nie bardzo rozumiem w czym problem?
Różne teczki rzeczowe nie mogą stanowić kolejnych tomów.

*teczka założona dla spraw zarejestrowanych w jednej komórce, w jednym roku, w ramach jednej klasy rzeczowej.

[Nadya]

Witam, a ja chciałabym zapytać, bo już czasami sama miewam wątpliwości pod natłokiem pytań pracowników - na teczce datami skrajnymi są daty dokumentów czy daty głównego pisma od sprawy ? Chodzi mi o to, że np. mam sytuację gdzie sprawą jest wniosek powiedzmy z 2000 roku ale pod nim są załączniki załóżmy z roku od 1998. Wtedy data skrajne zaczynają się od 1998 czyli od daty pierwszego dokumentu tak? Pomimo tego, że np. dokumentem rozpoczynającym sprawę jest wniosek z 2000 r.?