nadanie numeru sprawie

archiwumUM · Sierpień 20, 2021,

Witam. Taka sprawa. Podatnik podatku od nieruchomości złożył w grudniu 2020 wniosek o stwierdzenie nadpłaty w podatku za lata 2017-2020, czyli do poszczególnych decyzji z tych lat (miały one oczywiście swój znak sprawy). Od grudnia trwa korespondencja pomiędzy stronami i teraz wczytałem się w pisma, które podmiot przysłał jako kolejne odwołania. Okazało się, że pracownik wydziału finansowego zaczął nadawać poszczególnym wezwaniom o uzupełnienie dokumentacji do wniosku z grudnia 2020 kolejne numery pism (np. BF.3120.1.1 itd)!!!! Wniosek o stwierdzenie nadpłaty z grudnia 2020 miał nadany nowy numer sprawy (chociaż dotyczyły decyzji wymiarowych z kilku poprzednich lat). Ale później już całkowity rozgardiasz. Jak to wyprostować. Czy powinna stosować numer sprawy ten pierwszy z decyzji z lat 2017-2020, jeśli do nich był złożony wniosek o stwierdzenie nadpłaty? Czy też tak jak postąpiła nadając wnioskowi nowy numer sprawy? Ale wiadomo, że kolejne wezwania nie powinny być numerowane, a mają własne numery sprawy (tak jakby była stworzona podteczka).

Danuta J. Samek · Sierpień 20, 2021,

Dzień dobry, zasada jest jedna: referent nadaje sprawie określony numer i do momentu zakończenia tejże sprawy - numer nie ulega zmianie. Czy sprawa nadal trwa? Czy pojawiają się kolejne dokumenty?

archiwumUM · Sierpień 20, 2021,

No właśnie, że pojawiły się nawet wczoraj. I zauważyłem takie błędy, gdy się wczytałem w pisma. Teraz przyszły odwołania od tej firmy do SKO (każde osobno za kolejne lata). A w międzyczasie, od grudnia 2020, trwała korespondencja. Wezwania do uzupełnienia dokumentacji - i to właśnie te pisma pracownik wydziału finansowego numerowała nadając im kolejny numer sprawy (albo podsprawy gdyby tak patrzeć na to, np. BF.3120.1.1.2021, BF.3120.1.2.2021, BF.3120.1.3.2021.

Danuta J. Samek · Sierpień 20, 2021,

Powiem, jak wyglądałaby rozmowa na podobny temat w mojej instytucji: do archiwum zakładowego NIE SKŁADA się spraw NIEZAKOŃCZONYCH. W związku z tym - tu kieruję się do Kierownika działu finansowego - jak państwo zakończą tę sprawę, to proszę się do mnie zgłosić. Archiwum nie jest magazynem, a archiwista nie jest pracownikiem gospodarczym. Koniec. Pozdrawiam djs

archiwumUM · Sierpień 20, 2021,

OK, rozumiem. Ale zanim sprawy się zakończą mógłbym jako koordynator ds czynności kancelaryjnych jakoś może skorygować te błędy, żeby w kolejnych pismach (jeśli takowe będą) stosowano prawidłowe znaki spraw.

Danuta J. Samek · Sierpień 20, 2021,

W pełni się z panem zgadzam. Proszę porozmawiać z osobą kierującą działem lub w ogóle z kierownikiem/dyrektorem instytucji, w której pan pracuje. Szkolenia grupowe i rozmowa z pracownikami danego działu/działów - to sprawdzona metoda. Nie radzę jednak orać ugoru, rozmawiając z pracownikiem, który nie zna (i nie chce/nie potrafi stosować) przepisów kancelaryjnych. Sprawa IKS, jeśli była założona pod numerem np. ABC.1313.45.2009 - i która tworzy całą serię korespondencji wychodzącej/wchodzącej - może trwać więcej niż rok. Ale numer się nie zmienia. I teczka sprawy jest jedna!

EwelinaP · Sierpień 20, 2021,

Archiwista jest też koordynatorem czynności kancelaryjnych i ma obowiązek doradzać pracownikom i sprawować bieżący nadzór nad postępowaniem z dokumentacją. Nie może mówić, że teczki obchodzą go dopiero w momencie, kiedy trafią do archiwum, a wcześniej obywatelu radź sobie sam.
Przechodząc jednak do samego problemu, to polega on na nieznajomości przez pracowników podstawowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych i zasad łączenia pism w sprawy. Oczywiście numerów spraw nie zmienimy. Wg mnie postępowanie, które rozpoczęło się w 2020 r. to nowa sprawa, pomimo tego, że dotyczy wcześniejszych decyzji. Każde kolejne pismo, wezwanie do uzupełnienia dokumentów itp. powinno być włączone do sprawy z 2020. Pracownik może oczywiście zdecydować o wyłączeniu grupy spraw (w myśl przepisów sprzed 2011 r. może założyć podteczkę), tylko czy w zaistniałej sytuacji było to konieczne? Z podanych znaków sprawy wynika, że nastąpiło właśnie wydzielenie podteczki, ale w jej obrębie nie są numerowane nowe sprawy, tylko pisma. Zrezygnowałabym z tego dodatkowego numeru i kolejne pisma oznaczone by były już jako BF.3120.1.2021. A co zatem z tą sprawą z 2020? W mojej opinii (nie wierzę, że to piszę) pewnie należałoby skserować dokumenty, tak by były w miejscu pierwotnym, ale i w tej nowej podteczce. To działania do podjęcia na bieżąco. Natomiast w perspektywie zrobiłabym szkolenia z praktycznego zastosowania instrukcji kancelaryjnej. Powtarzam pracownikom zawsze przy takich okazjach: fakt, że ktoś robił coś bardzo długo, a robił to źle, nie znaczy, że ma tak robić nadal. Stosowanie przepisów kancelaryjnych to proces wymagający ciągłego doskonalenia. Jak my chcemy myśleć o e-doręczeniach, e-administracji i usługach hybrydowych, jak urzędnicy nie potrafią prawidłowo łączyć pism w sprawy... Trzeba ogromnej pracy u podstaw, niestety.

archiwumUM · Sierpień 20, 2021,

Dziękuję serdecznie za pomoc :-)

Danuta J. Samek · Sierpień 20, 2021,

Rozumiem, że ratunek potrzebny jest od zaraz, ale kserować? Nie. Z pewnością nie powiększałabym rozmiaru nieszczęścia. Podteczka powstała zapewne w wyniku zmiany roku kalendarzowego i zamieszania. Numer sprawy jest jeden! A w opisie teczki (jak w spisie spraw) widać, że lata mijają - robi się w spisie zd.-odb. adnotację w kolumnach data pierwszego dokumentu - data ostatniego dokumentu. I wszystko jest ok. PS PRACOWNIK musi przestać robić błędy!

archiwumUM · Sierpień 24, 2021,

Rozmawiałem z pracownikiem. Sama też tak to wymyśliła, jednak nie skonsultowała takiego sposobu nadawania numeru. Okazało się, że sprawa na tyle - według niej - była skomplikowana i dotyczyła 4 lat podatkowych. I w ten sposób, aby nie zginąć w mnogości wezwań i pism do strony, postanowiła numerować je po kolei. Czy oprócz nadania numeru sprawy (BF.3120.1.2021) można by było jakoś np. po inicjałach pracownika, dodać numerację kolejnych pism w sprawie? A może jednak rozdzielić fizycznie na 4 podteczki dotyczące wymiaru podatku z kolejnych lat. I wtedy byśmy mieli - po poprawieniu - numery spraw BF.3120.1.1.2021 (dot. podatku za 2017), BF.3120.1.2.2021 (dot. podatku za 2018), BF.3120.1.3.2021 (dot. 2019) oraz BF.3120.1.4.2021 (dot. 2020).

Danuta J. Samek · Sierpień 24, 2021,

Cytat: archiwumUM w Sierpień 24, 2021,
Rozmawiałem z pracownikiem. Sama też tak to wymyśliła, jednak nie skonsultowała takiego sposobu nadawania numeru. Okazało się, że sprawa na tyle - według niej - była skomplikowana i dotyczyła 4 lat podatkowych. I w ten sposób, aby nie zginąć w mnogości wezwań i pism do strony, postanowiła numerować je po kolei. Czy oprócz nadania numeru sprawy (BF.3120.1.2021) można by było jakoś np. po inicjałach pracownika, dodać numerację kolejnych pism w sprawie? A może jednak rozdzielić fizycznie na 4 podteczki dotyczące wymiaru podatku z kolejnych lat. I wtedy byśmy mieli - po poprawieniu - numery spraw BF.3120.1.1.2021 (dot. podatku za 2017), BF.3120.1.2.2021 (dot. podatku za 2018), BF.3120.1.3.2021 (dot. 2019) oraz BF.3120.1.4.2021 (dot. 2020).

Nie połapiecie się potem! A jeśli zmieni się pracownik? Jeśli zaistnieje zmiana organizacyjna? Znak musi być jeden! Pozdrawiam

archiwumUM · Sierpień 24, 2021,

Ok. No i ja to rozumiem. I tak zawsze powinno być. A w spisie spraw wpisze kolejne pisma. Tyle tylko, żeby sobie ułatwić pewnie sprawę, zaczęła numerować pisma. A trochę tego jest, bo np. w jednym roku doszła już do 20 wezwania w sprawie.

archug · Październik 29, 2021,

Cytat: EwelinaP w Sierpień 20, 2021,
Archiwista jest też koordynatorem czynności kancelaryjnych i ma obowiązek doradzać pracownikom i sprawować bieżący nadzór nad postępowaniem z dokumentacją. Nie może mówić, że teczki obchodzą go dopiero w momencie, kiedy trafią do archiwum, a wcześniej obywatelu radź sobie sam.
Przechodząc jednak do samego problemu, to polega on na nieznajomości przez pracowników podstawowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych i zasad łączenia pism w sprawy. Oczywiście numerów spraw nie zmienimy. Wg mnie postępowanie, które rozpoczęło się w 2020 r. to nowa sprawa, pomimo tego, że dotyczy wcześniejszych decyzji. Każde kolejne pismo, wezwanie do uzupełnienia dokumentów itp. powinno być włączone do sprawy z 2020. Pracownik może oczywiście zdecydować o wyłączeniu grupy spraw (w myśl przepisów sprzed 2011 r. może założyć podteczkę), tylko czy w zaistniałej sytuacji było to konieczne? Z podanych znaków sprawy wynika, że nastąpiło właśnie wydzielenie podteczki, ale w jej obrębie nie są numerowane nowe sprawy, tylko pisma. Zrezygnowałabym z tego dodatkowego numeru i kolejne pisma oznaczone by były już jako BF.3120.1.2021. A co zatem z tą sprawą z 2020? W mojej opinii (nie wierzę, że to piszę) pewnie należałoby skserować dokumenty, tak by były w miejscu pierwotnym, ale i w tej nowej podteczce. To działania do podjęcia na bieżąco. Natomiast w perspektywie zrobiłabym szkolenia z praktycznego zastosowania instrukcji kancelaryjnej. Powtarzam pracownikom zawsze przy takich okazjach: fakt, że ktoś robił coś bardzo długo, a robił to źle, nie znaczy, że ma tak robić nadal. Stosowanie przepisów kancelaryjnych to proces wymagający ciągłego doskonalenia. Jak my chcemy myśleć o e-doręczeniach, e-administracji i usługach hybrydowych, jak urzędnicy nie potrafią prawidłowo łączyć pism w sprawy... Trzeba ogromnej pracy u podstaw, niestety.

Nic dodać.......

archiwistka90 · Październik 29, 2021,

Generalnie po fakcie, ale dodam od siebie, że przecież żaden problem gdzieś na dole pisma, po "sprawę prowadzi" (co u mnie zawsze na piśmie się znajduje) zrobić sobie swoją adnotację 3/2021, 4/2021 itp. Po co takie uwagi wplatać w znak sprawy?
Kolejna kwestia - metryka sprawy rozwiązuje poniekąd też te kwestie, tam należy zanotować każde pismo, zatem nie mówmy o spisie spraw i w nim spisie pism, bo to zaburza terminologię, wspominajmy o metryce sprawy lub po prostu spisie pism w teczce.

Aktualności:

nadanie numeru sprawie