Przejmowanie akt osobowych a RODO ?

[łucja]

Próbuję uzgodnić kwestię przekazywania akt osobowych do archiwum z kadrową. Od momentu istnienia jednostki (ok.20 lat) akta te nie były przekazywane do az, gdyż (z tego co zrozumiałam) są tam dane dotyczące zarobków osób już nie zatrudnionych i dlatego nie będą one zdawane do archiwum Rozumiem, że ma to związek z RODO. Spotkaliście się kiedyś z taką sytuacją?

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, tak. Jest to temat trudny i raczej należy pozostawić ostateczną decyzję pracownikom działu kadr. Akta osobowe są wyjątkowo wrażliwym zbiorem i powinny być zamykane w pomieszczeniach pod ścisłą kontrolą komórki kadr. Ja z moimi koleżankami z Kadr nie wchodzę w ogóle w dyskusję na ten temat. Pozdrawiam.

[EwelinaP]

Informacje zawarte w aktach osobowych nie są ani poufne, ani zastrzeżone. Nie rozumiem, dlaczego jest problem. Po zakończeniu stosunku pracy teczkę pracownika uznajemy za zakończoną i po dwóch latach przekazujemy ją do archiwum, jak każdą inną teczkę. W naszym urzędzie akta osobowe przekazywane są do archiwum normalnym trybem. Jedyna kwestia to spis zdawczo-odbiorczy. Nie praktykujemy wpisywania do niego szczegółowych informacji takich jak wykształcenie, czy imiona rodziców. Taki spis mamy i wkładamy go osobnej teczki, jako rejestr, natomiast na spisie włączanym do ewidencji archiwum jest tylko imię i nazwisko w nawiasie kwadratowym.

[Danuta J. Samek]

No to w czym tkwi problem?

[łucja]

No właśnie: przejmować (się) czy nie przejmować ... Problem w tym,  czyje podejście jest zgodne z przepisami: kadr, które od kilkunastu lat nie przekazują akt osobowych do archiwum czy kustosza z archiwum państwowego, który prowadził na kursie II stopnia szkolenie z akt osobowych (łącznie z przekazanie wzoru spisu zdawczo-odbiorczego do tychże akt).

[Bolek]

Pewnie ma to związek z Zarządzeniem NDAP w sprawie przejmowania akt osobowych do archiwów państwowych
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/akty_normatywne/Zarzadzenie_Nr_16.pdf
Być może właśnie o to chodziło i to było porusznane na kursie II stopnia.

[łucja]

Dziękuję za odpowiedź, czyli akta osobowe przekazuje się do AP w momencie likwidacji zakładu, albo gdy trzeba je już tam przekazać (ale chyba muszą najpierw trafić do archiwum zakładowego)?

[Danuta J. Samek]

Dziękuję za odpowiedź, czyli akta osobowe przekazuje się do AP w momencie likwidacji zakładu, albo gdy trzeba je już tam przekazać (ale chyba muszą najpierw trafić do archiwum zakładowego)?

Tak, najpierw muszą trafić do archiwum zakładowego. Pozdrawiam

[łucja]

Może spróbuję jeszcze raz...Czy istnieją przepisy, które pozwalają kadrom nie przekazywać akt osobowych do archiwum zakładowego? Będę wdzięczna, jeśli podzielicie się swoją wiedzą i doświadczeniem. Pozdrawiam letnio 

[muniekdm]

Dziękuję za odpowiedź, czyli akta osobowe przekazuje się do AP w momencie likwidacji zakładu, albo gdy trzeba je już tam przekazać (ale chyba muszą najpierw trafić do archiwum zakładowego)?

Kto powiedział, że akta przekazuje się do AP? Archiwum Państwowe może przejąć akta osobowe, ale generalnie mają one kat. B50, a obecnie B10. Po likwidacji zakładu AP może przejąć akta osobowe, ale częśto tez akta osobowe są przekazywane na przechowanie firmom świadczącym usługi w zakresie przechowalnictwa dokumentacji.

Ja nie znam przepisów, które pozwalałyby na przechowywanie akt osobowych w kadrach. W odpowiednim czasie akta osobowe powinny trafić do az tak jak każda inna dokumentacja wytworzona przez daną instytucję.

[łucja]

Dziękuję bardzo. Rozumiem, że nie ma racjonalnych przeciwskazań - prócz widzimisię kadr i ich wieloletnich przyzwyczajeń, aby domagać się przekazania akt osobowych do az.