spisy korespondencji

[kocibrzuch]

Właściwie przydałaby się baza danych. Możliwości, jakie obecnie daje IZA to za mało.
Oczywiście takie spisy prowadzimy i dość prosto jest to zrobić samemu w tej czy innej aplikacji, ale czy ktoś myśli o jednej bazie dla wszystkich?

[Maciej Zdunek]

O jakie spisy korespondencji chodzi???

[kocibrzuch]

Przepraszam, jeśli nie wyraziłem się dość jasno.
Chodzi mi o spisy do zachowanej w aktach korespondencji. W naszym przypadku w grę wchodzą głównie akta podworskie. Korespondencja jest z XVI-XX w.
Stosujemy następujący format opisu (przeważnie):
sygnatura > nr strony > nadawca > odbiorca > miejscowość > data > ilość > uwagi

Nie chodzi mi oczywiście o RAP, ani też o zwykły indeks.

[Hanna Staszewska]

Być może źle sformułuję pytanie, bo w dalszym ciągu nie bardzo rozumiem, o co chodzi: czy to znaczy, że w tej chwili w AP Kraków podane elementy opisu w przypadku spisu korespondencji zamieszcza się w odrębnej bazie (poza IZĄ)

[kocibrzuch]

Tak.
Spisy, o których wspomniałem, istniały u nas zanim jeszcze IZA umożliwiała podawanie bardziej szczegółowych danych, a w zasadzie zanim jeszcze jakakolwiek IZA powstała. To po pierwsze.
Po drugie, tak rozbudowej formy opisu, jaką wyżej podałem, nie jestem w stanie wrzucić do IZY. Może się mylę o tyle, że nie znam jeszcze super-najnowszej wersji.

Oczywiście to, czego w IZIE nie mamy, planujemy tam wrzucić w najbliższym czasie, rok, dwa. Na razie za najważniejsze uważamy dopracowanie istniejącej ewidencji. To co otrzymaliśmy "w spadku" po ponad stu latach pracy różnych archiwistów nie jest do końca zadowalające. Wpisane do kompa mamy właściwie wszystko (mówię o oddziale wawelskim) i to od dłuższego czasu, ale nie w IZIE. Jest tego jakieś 130 tys. rekordów. Ewidencję tę udostępniamy czytelnikom w tej formie, w jakiej jest, i są oni nawet powiedziałbym zachwyceni, mimo "roboczej" formy.

[Tomek]

Chyba nie jest dobrym pomysłem tworzenie kolejnej nowej bazy danych. Już to kiedyś przerabialiśmy, a teraz dążymu do scalenia kilku w jednej z wielkimi problemami. Może raczej powinny powstać w przyszłości nowe pola w IZIe.

[Maciej Zdunek]

Oczywiście, że tak. Nie ma sensu tworzyć nowej bazy - nie widzę powodu, dla którego nie mozna umieścić opisu tych listów np. w polu obiekt. Można przecież przenosząc z innej bazy scalić dane z kilku pól w jednym, prawda? Jesli zaczniemy tworzyć osobne bazy np. dla korespondencji, to za tym posypią się inne pomysły. Zamiast dzielić - łączmy!!! Miejmy litość nad użytkownikiem!

[kocibrzuch]

Obawiam się, że rozwiązanie powyższe utrudniłoby korzystającemu przeglądnięcie np. całości korespondencji w jakimś zespole. Musiałby przecież najpierw "wchodzić" do konkretnej jednostki zawierającej korespondencję, a tym samym po kolei takie jednostki, raczej niekoniecznie sąsiadujące, wyszukiwać wśród rzeszy innych w całym zespole.
Ponadto ideą baz danych powinna być ich czytelność, przejrzystość i funkcjonalność - stąd dane różnego typu są w różnych komórkach. Wrzucenie wszystkiego do jednego worka zaciemniłoby sprawę. Jak to by się zresztą miało do sposobu prezentacji baz na stronie Naczelnej?

Ujednolicenie - zgoda. Ale jednak nie w ten sposób. Dlatego szukam odpowiedzi kogoś mądrzejszego w tych sprawach niż ja (o co nie trudno, jestem w końcu tylko od "dołowej" roboty). Osobna baza dla korespondencji czy nowa wersja IZY z pełną możliwością umieszczenia rekordów wg. wspomnianego schematu (plus jeszcze komórka "język", co zapomniałem dodać)? Ciekawe jakby to się dało zrobić w EAD?

[Tomek]

Może rozwiazaniem byłoby stworzenie wyszukiwarki w oparciu o dane przez was zgromadzone i umieszczenie to na waszym krakowskim serwerze. Była by to wasza regionalna baza.

[kocibrzuch]

Owszem, pewne projekty idą w tym kierunku, by umieszczać bazy na naszej stronie. Dopiero co doszło u nas do pewnych zmian organizacyjnych mających zdynamizować stronkę i tym samym nasz wizerunek. Popularyzacja to wyzwanie!   Obowiązek ten nie spadł jednak na mnie, więc nie mnie się wypowiadać co do szczegółów czy terminów.

Myślę czy by nie umieścić samych nazwisk i numerów stron w zakładce indeksu IZY, a pełne dane - tak jak mówisz. Należałoby jednak w takim razie pamiętać, by ewentualne poprawki i zmiany umieszczać w dwóch miejscach.

Co do rzeczonych spisów pojawiło się jednak zdanie, że upubliczniając je wchodzimy na grząski grunt ochrony danych osobowych, co jednak moim osobiście zdaniem nie ma w tym wypadku miejsca. Niezależnie od daty powstania danych akt, samo imię i nazwisko, nawet w połączeniu z miejscowością nie jest złamaniem ustawy. Rzecz w zasadzie do wyjaśnienia przez prawników.

[Hanna Staszewska]

No cóż, skoro koledzy z Krakowa upierają się przy takim sposobie informowania o zasobie, to należy chyba pomóc im w wymyśleniu nazwy dla tego systemu. Moja propozycja brzmi: SPAM (System Prezentacji Archiwalnych Materiałów). Czy ktoś ma inny pomysł?

[kocibrzuch]

Nie chciałbym urazić, ale szczerze mówiąc, nazwa nie wydaje mi się w tym wszystkim najważniejsza.
Odpowiednią bazę możemy sobie sami właściwie zmajstrować, zwłaszcza mając profesjonała ku pomocy. Skoro jednak jest silny "trynd" do unifikacji, założyłem ten wątek, by się nie okazało, że prowadzimy jakąś odszczepieńczą partyzantkę.

A upierać się upieramy. Po pierwsze primo, im dokładniejsza ewidencja, tym lepiej dla użytkownika, między innymi dla tego, że sam może mieć kłopoty z właściwym odczytaniem daty, miejsca czy identyfikacją nadawcy/odbiocy, a przynajmniej dzięki spisowi oszczędzi trochę czasu. Zresztą ktoś może chcieć wyszukać listy tylko np. w języku angielskim lub pisane wyłącznie z Biarritz (mnie osobiście się to przydało). Po drugie primo, zabezpieczamy w ten sposób cenne nieraz dokumenty przed kradzieżą. Nie wszystko jest skopiowane, sama zaś paginacja i znakowanie czy informacja o nadawcy i ilości listów nie wystarczą i mogą się w krytycznej sytuacji okazać zawodne, w czym mamy niezwykle smutne doświadczenie. Zwłaszcza jeśli trzeba bezspornie udowodnić przed wymiarem sprawiedliwości swą własność, o zorientowaniu się w braku nie wspominając. Dlatego poszerzamy istniejące już spisy, także o daty dzienne, adnotacje o załącznikach, kopertach, niekiedy treści - co się da, gdy taką potrzebę widać. Jest to z jednej strony element odstraszający przed niecnymi zamiarami, z drugiej konieczny element ewentualnej rewindykacji (jak się okazuje posiadanie kopii dokumentu, w jednym w każdym razie egzemplarzu, może być również zawodne).
Nawiasem mówiąc na podstawie naszej przykrej eksperiencji moglibyśmy wydać broszurkę "Jak kraść dokumenty lub nie zostać z nich okradzionym".

[Maciej Zdunek]

Nie chciałbym urazić, ale szczerze mówiąc, nazwa nie wydaje mi się w tym wszystkim najważniejsza.

Pewnie, że nie; ale jest też takie słowo: "ironia"...

Odpowiednią bazę możemy sobie sami właściwie zmajstrować, zwłaszcza mając profesjonała ku pomocy.

Pewnie, że tak. Czy do każdego rodzaju dokumentacji też zakładacie osobne bazy? Ile docelowo baz planujecie założyć w Krakowie? Skoro ma być osobna baza do korespondencji, to pewnie będzie duuużo więcej...

Skoro jednak jest silny "trynd" do unifikacji

No pewnie, lepiej mieć tysiące baz niż kilka porządnych. A w ogóle najlepiej, aby każde archiwum prowadziło własne bazy. Po co nam SEZAM, IZA i inne? A może cała sieć archiwalna też jest niepotrzebna?
Marzy mi się, abym kiedyś, jako użytkownik, w każdym archiwum w Polsce (i na świecie) mógł skorzystać z tych samych baz. Abym nie musiał uczyć się wszystkiego od nowa i zapoznawać z radosną twórczością miejscowych archiwistów. Po to m.in. przecież powstały standardy opisu archiwalnego.
Ale chyba jestem naiwny...

A upierać się upieramy. Po pierwsze primo, im dokładniejsza ewidencja, tym lepiej dla użytkownika, między innymi dla tego, że sam może mieć kłopoty z właściwym odczytaniem daty, miejsca czy identyfikacją nadawcy/odbiocy, a przynajmniej dzięki spisowi oszczędzi trochę czasu.

Czy chodzi o to, aby wszystko robić za użytkownika? Rozumiem, że chcemy ułatwiać im życie, ale to już chyba przesada. Prace naukowe, które chcą napisać w oparciu o materiały archiwalne też mamy za nich napisać?

Po drugie primo, zabezpieczamy w ten sposób cenne nieraz dokumenty przed kradzieżą. (...) Jest to z jednej strony element odstraszający przed niecnymi zamiarami, z drugiej konieczny element ewentualnej rewindykacji (jak się okazuje posiadanie kopii dokumentu, w jednym w każdym razie egzemplarzu, może być również zawodne).

Baza ma chronić przed kradzieżą??? Wydawało mi się do tej pory, że naszym zadaniem jest opracowanie. Ochrona, zabezpieczanie zasobu przed kradzieżą, etc. - tym zajmują się chyba osoby za to odpowiedzialne.
A poza tym - przy odrobinie złej woli nic nie pomoże, nawet baza danych w której standard opisu sięga kilkudziesięciu pól.

Nawiasem mówiąc na podstawie naszej przykrej eksperiencji moglibyśmy wydać broszurkę "Jak kraść dokumenty lub nie zostać z nich okradzionym".

:shock:

A poza tym nadal nie rozumiem dlaczego te elementy opisu nie mogą znaleźć się w IZIE. Mieliśmy w Poznaniu kilka drobnych baz lokalnych, m.in. ze szkodami wojennymi, które z dobrym skutkiem udało mi się przenieść do indeksu IZY 4.0. A pól było kilka. A teraz wszystko jest w jednym miejscu i ma rece i nogi. Jest zespół, inwentarz i opis na poziomie dokumentu. Wszystko OK... Wszystko przeszukiwalne, wszystko da się znaleźć.
Naprawdę można. Oczywiście nikt w Krakowie nie zabroni wam tworzyć bazy lokalne, ale mam wrażenie, że osobna baza do opisu korespondencji to nie jest najlepszy pomysł.

[kocibrzuch]

Przepraszam, z tą ironią poniosło mnie w sposób może niekulturalny.

Ależ się zgadzam, że im mniej baz tym lepiej. Dlatego się pytałem, co zrobić z tymi spisami. One są i będą, a na razie raczej do IZY się ich nie wrzuci w sposób zadawalający.
I proszę mi nie imputować poglądów i postaw, których nie mam i nie prezentuję i nie traktować mnie jak jakiegoś tępaka (choć bez użycia tego lub innego epitetu).

Czy chodzi o to, aby wszystko robić za użytkownika? Rozumiem, że chcemy ułatwiać im życie, ale to już chyba przesada. Prace naukowe, które chcą napisać w oparciu o materiały archiwalne też mamy za nich napisać?

Nie każdy nas wizytujący to naukowiec, a i tacy się mylą niekiedy. A pytanie jest retoryczne i dorównuje mojej ironii w poprzednim poście.

Baza ma chronić przed kradzieżą??? Wydawało mi się do tej pory, że naszym zadaniem jest opracowanie. Ochrona, zabezpieczanie zasobu przed kradzieżą, etc. - tym zajmują się chyba osoby za to odpowiedzialne.

To com powiedział, wynika z doświadczenia. Zadaniem archiwisty jest też chronić. Osoby odpowiedzialne? Znaczy kto inny? To ja siedzę codziennie przy aktach, a "osoby" są daleko. Podkreślam, że mówię na podstawie doświadczenia: ewidencja chroni przed kradzieżą. Złodziej, zwłaszcza wewnętrzny, nie podprowadzi raczej czegoś dobrze opisanego, tylko będzie szukał "luk" w systemie. Zależy mu na ukryciu kradzieży w ogóle lub na jak najdłużej.

Na koniec, czy tylko my mamy spisy korespondencji? Czy to źle, że je prowadzimy? Takie można tu bowiem odnieść wrażenie.

[Maciej Zdunek]

Kilka suchych faktów: przykłady lokalnych baz scalonych z IZĄ w Poznaniu:
a) baza INDEKS – indeks uzupełniający nazw własnych do inwentarzy – 30 533 rekordy, pola: Nr AP, Numer zespołu, Nazwa zespołu, Sygnatura, Typ, słowa kluczowe, Strona początkowa, Strona końcowa, Miejscowość, Kategoria, Kategoria II, Kategoria III, dodatek
b) baza INDEKS-SZKODY – Indeks szkód wojennych, Zarząd Miejski w Poznaniu – 42 521 rekordów, pola: Nr AP, Numer zespołu, Sygnatura, Typ, słowa kluczowe, dodatek, numer sprawy (formularza), uwagi
c) baza REJESTR STOWARZYSZEŃ: 1341 rekordów, pola: Identyfikator, Nazwa Archiwum, Numer Archiwum, Nazwa stowarzyszenia, Miejscowość, Nazwa zespołu, Numer zespołu, Sygnatura, Numer rejestru

Wszystko ładnie scalone, pozbyliśmy się 3 niepotrzebnych, raczej chałupniczych baz danych. Do tego wyszukiwarki: dla całego zasobu i osobna dla jednego zespołu (przydaje się przy większych zespołach, gdy chcemy uniknąć „szumów informacyjnych” z innych zespołów). Wyszukiwanie przez 3 wyrażenia, dowolna cześć słowa. Mówię o tym wszystkim dlatego, aby nie pomyślał Pan, że coś wymyślam, czy gadam po próżnicy.

Ale jak widzę Pan jest zdeterminowany, aby założyć nową bazę. Czy nie lepiej byłoby np. dodać kolejny rodzaj dokumentu do pola „rodzaj dokumentu” w zakładce „wykaz dokumentów” (mówię o bazie IZA 5)? Jest osobna wyszukiwarka dla dokumentów; mógłby Pan wtedy wybrać rodzaj dokumentu („korespondencja”) i wyrażenie wyszukiwawcze. Do tego istnieje możliwość wydruku obiektów.

Ale nic na siłę :cry: ; tak czy inaczej życzę powodzenia i Wesołych Świąt