Układanie akt w archiwum

[AniaArch]

Witam,
mam do przejęcia archiwum zakładowe i mam pytania dotyczące układania akt na półkach.
Nie było mnie podczas kontroli i nie wiem czy dobrze mi przekazano, że po pierwsze nie mamy podpisanych regałów, a po drugie, że akta nie są ułożone jak powinny czyli jak?
W archiwum teczki aktowe są poukładane na półkach pionowo od lewej do prawej z numeracją od góry do dołu.
Czy to znaczy, że jeśli regał ma pięć półek to półka numer 1 jest od dołu i mam układać teczki aktowe na półkach pionowo od lewej do prawej ale zaczynając od pierwszej półki tzn od dołu do góry?

[Michał Szot]

Żaden powszechnie obowiązujący przepis nie reguluje tego jaki konkretnie sposób układania akt na półkach należy stosować w archiwum zakładowym. Ważne by efektywnie wykorzystać przestrzeń magazynową i odpowiednio zabezpieczyć dokumentację przed zniszczeniem. Regały i półki powinny być opisane w sposób określony w waszej instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, często spotykaną praktyką jest oznaczanie regałów cyframi rzymskimi i półek w obrębie każdego regału cyframi arabskimi. Układanie teczek pionowo  od lewej do prawej z numeracją półek od góry do dołu wydaje się równie dobry, jak i kilka innych sposobów. Nie widzę potrzeby zmieniania tego układu na odwrotny - masa nikomu nie potrzebnej żmudnej pracy.

Jeśli chodzi o ustalenia kontroli to proponuję zapoznać się z dokumentacją - protokołem kontroli i wystąpieniem pokontrolnym, tam powinny znajdować się zalecenia pokontrolne i termin wyznaczony na ich realizację. Nie będzie wtedy wątpliwości czy to co Panu przekazano jest zgodne z wymaganiami archiwum państwowego.