Dokumentacja kadrowa - watpliwosci

[krzysiekp]

Witam,
 
pełniąc nadzór nad przedpolem archiwalnym jako archiwum zakładowe otrzymałem do przeanalizowania dwie informacje wynikające z interpretacji Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

1.  ujecie w JRWA hasła klasyfikacyjnego " Obsługa sposobu prowadzenia i przechowywania akt" (zapewnienie możliwości odbioru akt osobowych, sprawy elektronizacji akt osobowych);
     Spotkałem się z wieloma JRWA z dodanym takim hasłem ale czy faktycznie taka dokumentacja nie będzie stanowiła części TAP lub teczki z dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy tzn. czy praktycznie istnieje konieczność dodawania takiego hasla w JRWA.
2.  rozbicie teczki jednego pracownika na dwie odrębne teczki i w takiej postaci przyjecie do archiwum (pierwsza teczka z dokumentami z okresu zatrudnienia do końca 2018 r. - kat. BE50. Druga teczka tego pracownika z dokumentami z okresu zatrudnienia od 2019 r. - kat. B10
Proszę o podzielenie się wiedza jak  u siebie rozwiązaliście powyższe kwestie.

[Dory]

1. Nie widzę potrzeby dodawania takiego hasła do JRWA, może dlatego że sprawy elektronizacji podczas klasyfikacji zaliczyłabym do którejś klasy należącej do grupy 2 (Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna).
2. Nie wiem, czy dobrze rozumiem i dlaczego chcesz rozbijać teczkę - czy chodzi o pracownika, który pracował w firmie sprzed zmian od 01.01.2019 r.? Jeśli tak, jego teczka, niezależnie od zmiany kategorii archiwalnej, powinna mieć kategorię BE50 lub B50 - zakładam, że został przyjęty do pracy przed 2019 r. Przynajmniej tak mi się wydaje.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, jeśli chodzi o akta osobowe - proszę ich nie rozbijać. Pod żadnym pozorem. Chyba, że jest to osoba, która rozwiązała umowę o pracę i po jakimś czasie została do tej pracy znowu przyjęta. Takie szczegóły najlepiej rozwiązuje pracownik kadr. Wszelkie wątpliwości proszę kierować do AP, któremu państwo podlegacie. PS. Dla archiwum najgorsza jest zawsze rewolucja (oprócz zalania, pożaru, wojny) Pozdrawiam.

[EwelinaP]

Omawiane rozporządzenie absolutnie nie koliduje z istniejącymi jrwa i nie powinno generować nowych haseł. Zgadzam się z przedmówcami, że nie rozbijamy teczek. Są akta osobowe pracowników zatrudnionych do 2019 r., prowadzone w ciągu pomimo wejścia w życie rozporządzenia oraz akta osobowe pracowników zatrudnionych od 2019 r., które prowadzimy wg nowych zasad.

[krzysiekp]

Dzięki wszystkim  za podjecie tematu.
Doprecyzuje sytuacje w której kadry uważają, ze teczki dla jednego pracownika powinny być prowadzona oddzielnie.
Pracownik został zatrudniony np. w lipcu 2018 r. Pierwsza umowa została zawarta na okres 3 miesięcy. Druga także na ten sam okres. Trzecia umowa na czas nieokreślony została zawarta od dnia 01.01.2019. Kluczowe z punktu widzenia kadr jest słowo "zatrudniona" tzn. ostatnia umowa.
Prowadzac jedna teczkę archiwum w przyszloWedług przpisow aby archiwum nie mogloby wydac calej jednej teczki akt osobowych np. po 10 latach bylemu pracownikowi bo zawierałaby także dokumenty z wcześniejszego okresu niepodlegające przepisom z 2018 r.
Inna watpliwa sprawa z tego tematu jest umieszczanie w aktach osobowych informacji dla pracownika o zniszczeniu tych akt po 10 latach. Spotkałem się z interpretacja tego zapisu taką, że archiwum powinno automatycznie przynajmniej wszczynać procedure brakowania akt aby spelnic ten zapis