Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie

[niki0]

Mam pytanie w kwestii egzekwowania od pracowników zwrotu wypożyczonych akt. Jak sobie z tym radzić. Czy we wniosku zawrzeć datę oddania dokumentów, i czy to w ogóle coś da? Nie raz już miałam sytuacje, że pracownik mimo że już nie potrzebował dane dokumentacji nadal w nieskończoność przetrzymywał mimo moich interwencji, twierdząc że np. jest ono nieuporządkowana i nie może ja w takiej formie oddać lub że musi poszukać gdzie ona jest.

[EwelinaP]

My na karcie udostępnienia mamy zawartą datę zwrotu. Termin wypożyczenia określamy na miesiąc i w większości przypadków jest to okres wystarczający. Opornych proszę telefonicznie o zwrot. Bardziej opornym przekazuję pismo, ale jest to ostateczność.

[Forumowicz]

Czy jeśli w jednostce organizacyjnej są wypożyczane teczki zbiorcze klientów to stosuje się osobną księgę do teczek rzeczowych i teczek klientów, czy tez wszystkie udostępnienia powinny znajdować się w jednej księdze?

[Michał Szot]

Moim zdaniem najlepiej byłoby prowadzić rejestr udostępnień w postaci elektronicznej, stworzony w taki sposób by łatwo można było filtrować zawarte w nim dane, by w razie potrzeby szybko zrobić sobie wyciąg zawierający np. tylko udostępnienia teczek klientów.

Nie mnóżmy niepotrzebnie bytów, jeśli nie zachodzą jakieś naprawdę nietypowe okoliczności to ewidencja udostępniania powinna być jedna, możliwie prosta i rzetelnie prowadzona.

Oczywiście każde rozwiązanie musi być zgodne z obowiązującą instrukcją archiwalną.

[Forumowicz]

Moim zdaniem najlepiej byłoby prowadzić rejestr udostępnień w postaci elektronicznej, stworzony w taki sposób by łatwo można było filtrować zawarte w nim dane, by w razie potrzeby szybko zrobić sobie wyciąg zawierający np. tylko udostępnienia teczek klientów.

Tylko przy elektronicznym rejestrze nie będzie możliwości potwierdzenia wypożyczenia podpisem wypożyczającego.

Oczywiście każde rozwiązanie musi być zgodne z obowiązującą instrukcją archiwalną.

Zgodnie z instrukcją w jednostce, w której pracuję, udostępnianie odbywa się na podstawie karty udostępniania akt. Ale chciałabym wprowadzić rejestr.

[Michał Szot]

Wypożyczenie potwierdza się podpisem na karcie udostępnienia. Rejestr można prowadzić równolegle do zbioru kart udostępnienia. Numer karty udostępnienia = nr pod którym wpisano kartę do rejestru udostępnień/rok dla którego założono rejestr.

[Forumowicz]

No to wszystko jasne. Dziękuję za odpowiedź