Aktualności:

Widzę, że część osób może mieć problemy z zalogowaniem/hasłami/zatwierdzeniem konta - czytamy watek: http://www.ifar.pl/index.php/topic,5043.0.html i potem proszę tej sprawie o kontakt na priv rafal.magrys(na)gmail.com

Menu główne

Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie

Zaczęty przez pulchra, Luty 26, 2012,

Poprzedni wątek - Następny wątek

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

niki0

Mam pytanie w kwestii egzekwowania od pracowników zwrotu wypożyczonych akt. Jak sobie z tym radzić. Czy we wniosku zawrzeć datę oddania dokumentów, i czy to w ogóle coś da? Nie raz już miałam sytuacje, że pracownik mimo że już nie potrzebował dane dokumentacji nadal w nieskończoność przetrzymywał mimo moich interwencji, twierdząc że np. jest ono nieuporządkowana i nie może ja w takiej formie oddać lub że musi poszukać gdzie ona jest.

EwelinaP

My na karcie udostępnienia mamy zawartą datę zwrotu. Termin wypożyczenia określamy na miesiąc i w większości przypadków jest to okres wystarczający. Opornych proszę telefonicznie o zwrot. Bardziej opornym przekazuję pismo, ale jest to ostateczność.

Forumowicz

Czy jeśli w jednostce organizacyjnej są wypożyczane teczki zbiorcze klientów to stosuje się osobną księgę do teczek rzeczowych i teczek klientów, czy tez wszystkie udostępnienia powinny znajdować się w jednej księdze?

Michał Szot

Moim zdaniem najlepiej byłoby prowadzić rejestr udostępnień w postaci elektronicznej, stworzony w taki sposób by łatwo można było filtrować zawarte w nim dane, by w razie potrzeby szybko zrobić sobie wyciąg zawierający np. tylko udostępnienia teczek klientów.

Nie mnóżmy niepotrzebnie bytów, jeśli nie zachodzą jakieś naprawdę nietypowe okoliczności to ewidencja udostępniania powinna być jedna, możliwie prosta i rzetelnie prowadzona.

Oczywiście każde rozwiązanie musi być zgodne z obowiązującą instrukcją archiwalną.

Forumowicz

Cytat: Michał Szot w Czerwiec 17, 2021,
Moim zdaniem najlepiej byłoby prowadzić rejestr udostępnień w postaci elektronicznej, stworzony w taki sposób by łatwo można było filtrować zawarte w nim dane, by w razie potrzeby szybko zrobić sobie wyciąg zawierający np. tylko udostępnienia teczek klientów.

Tylko przy elektronicznym rejestrze nie będzie możliwości potwierdzenia wypożyczenia podpisem wypożyczającego.

Cytat: Michał Szot w Czerwiec 17, 2021,Oczywiście każde rozwiązanie musi być zgodne z obowiązującą instrukcją archiwalną.

Zgodnie z instrukcją w jednostce, w której pracuję, udostępnianie odbywa się na podstawie karty udostępniania akt. Ale chciałabym wprowadzić rejestr.

Michał Szot

Wypożyczenie potwierdza się podpisem na karcie udostępnienia. Rejestr można prowadzić równolegle do zbioru kart udostępnienia. Numer karty udostępnienia = nr pod którym wpisano kartę do rejestru udostępnień/rok dla którego założono rejestr.

Forumowicz

No to wszystko jasne. Dziękuję za odpowiedź :)