Witam, jestem w trakcie aktualizowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Pracuję w instytucie PAN-u.
Pracownik archiwum nadzorującego powiedział na spotkaniu, że w zaktualizowanej instrukcji powinny się znaleźć zapisy, jak postępować z gromadzoną dokumentacją elektroniczną. W mojej instytucji (pracuję w placówce naukowej) nie ma elektronicznego zarządzania dokumentacją, nie ma dobrego zaplecza informatycznego, póki co nawet nie ma możliwości przechowywania w archiwum dyskietek, płyt CD, pendrive'wów itd., bo nie ma gdzie. Pozostaje przechowywanie wydruków POŚWIADCZONYCH, najważniejszych dla dokumentacji sprawy czy badań. Tyle ogólnie. Muszę to jakoś ująć w zapisach instrukcji. Czy macie może takie zapisy u siebie? Zastanawiam się, jak to sformułować.
Wymyśliłam coś takiego:
1. W Instytucie stosowany jest tradycyjny system obiegu dokumentacji. Jest to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania sprawy, gromadzenie i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej (papierowej, czyli tradycyjnej). Istnieje jednak możliwość korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu informacji w tej postaci.
2. Dokumenty elektroniczne (poczta elektroniczna, pliki komputerowe), jeśli odzwierciedlają przebieg załatwiania sprawy i są ważne dla dokumentacji sprawy czy badań, powinny zostać wydrukowane.
E-mailowa korespondencja o charakterze prywatnym i doraźnym ma kategorię Bc ? jest do dokumentacja manipulacyjna, o krótkim okresie przydatności.
3. Komórki organizacyjne powinny uwierzytelnić wydruk i dołączyć go do akt sprawy. Na wydruku (pism lub załączników) powinna znaleźć się data wydruku.
4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści dokumentu elektronicznego lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument z dużą liczbą stron) lub wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:
1) wydrukować tylko część dokumentu (np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez załącznikow),
2) informatyczny nośnik danych z zapisanym dokumentem dołączyć do wydruku, o ktorym mowa w pkt 1. Po zakończeniu sprawy, w momencie przekazywania akt do archiwum zakładowego, informatyczny nośnik danych należy umieścić w teczce aktowej, a w spisie zdawczo-odbiorczym odnotować, że w teczce znajduje się dany informatyczny nośnik danych.
O umieszczaniu płyt w teczkach z odpowiednią adnotacją w spisie zd.-odb. usłyszałam na szkoleniu AAN-u. Prawdę mówiąc, u mnie nie ma możliwości trzymania osobno płyt (zwłaszcza że potrzebują innych warunków klimatycznych, o ile wiem), bo nie ma miejsca.
Zakładam, że te płyty trzeba opisać. Czy wystarczy tytuł sprawy, znak, sygnatura teczki?
Gubię się w temacie gromadzenia dok. elektronicznej, bo to novum...
I jeszcze jedno pytanie: czy realna jest u was konwersja informacji ze starych nośników informatycznych na nowe ze względu na szybką utratę danych? Czy naprawdę ktoś to robi, np. informatyk? Myślę tu o mniejszych instytucjach państwowych, bez dobrego zaplecza informatycznego. Wiem, że tak powinno się konwertować, tylko jak to zwykle bywa, życie życiem...
