Niszczenie akt musi się odbywać komisyjnie - musi zostać powołana komisja, komisja sporządza protokół, który określa:
- co zostało zniszczone (określenie rodzaju akt, numer zgody na brakowanie, metraż)
- kiedy i gdzie
- przez kogo
- jaką metodą (spalanie?, przepuszczanie wszystkiego ręcznie przez niszczarkę?)
i podpis każdego członka komisji
oczywiście pamiętać, iż niszczenie musi się odbywać w warunkach zapewniających bezpieczeństwo informacji zawartych w aktach (RODO!)
przestrzegam również przez spalaniem akt w normalnym piecu (nie przemysłowym) - akta wcale a wcale nie chcą palic się tak łatwo, a to co się spali nie spali się całkowicie - małe strzępki papieru osadzają się na ścianach przewodu kominowego, co znacznie zwiększa szanse na pożar sadzy
nadto zniszczenie chociażby 1 metra bieżącego akt za pomocą zwykłej niszczarki nie jest ani szybkie ani łatwe - o ile zszywki zostaną przemielone zapewne bez problemu, to już spinacze czy metalowe wąsy mogą stanowić problem, ryzykuje się uszkodzeniem niszczarki, nadto biurowe niszczarki nie są przystosowane do ciągłej pracy, więc się będą przegrzewać
no i stać godzinę nad maszyną, wkładać po 5-10 kartek i słuchać jak maszyna hałasuje...
warto rozważyć jednak wynajęcie firmy do tego - nie biorą za niszczenie nie wiadomo ile, a jak policzyć czas pracowników zaangażowanych we własnoręczne niszczenie akt to wygląda to rozsądnie
