Lokal archiwum - przestrzeń na dokumentację pracowniczą

[agapoli89]

Czy istnieje jakiś przepis mówiący o tym, że dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w zamkniętych, metalowych szafach? Ja wiem tylko, że musi być odpowiednio zabezpieczona przed kradzieżą i zniszczeniem, ale wydaje mi się że jeżeli lokal archiwum daje taką gwarancję to szafy nie są potrzebne. Słyszałam jednak też inną opinię. Jak jest u Was? Z góry dziękuję

[Michał Szot]

Magazyn archiwalny, spełniający wymagania określone instrukcją archiwalną jest odpowiednio przygotowany do przechowywania zarówno akt osobowych jak i dokumentacji płacowej, na zwykłych regałach. Nie potrzeba do tego żadnych specjalnych szaf. Przynajmniej tak wynika z mojego doświadczenia w dwóch dużych archiwach zakładowych nadzorowanych przez AAN. Archiwum państwowe nie zwróciło na to żadnej uwagi w dokumentach z kontroli.

W tym wypadku skupiłbym się też na budowaniu odpowiedniego wizerunku archiwum zakładowego, kadry powinny być przekonane, że dokumentacja jest bezpieczna i w każdej chwili dostępna w razie potrzeby jej wypożyczenia. Wtedy nie będzie problemów z wątpliwościami, czy aby na pewno archiwum to właściwe miejsce na przechowywanie "ważnej dokumentacji"

[EwelinaP]

Jeśli są przepisy mówiące o przechowywaniu dokumentacji osobowej, to dotyczy to przechowywania na stanowiskach pracy. W archiwum takie dokumenty przechowywane są jak każde inne.

[agapoli89]

Dziękuję

[Szymon]

a czy ktoś się orientuje czy magazyn archiwum zakładowego, może być połączony z magazynem na bibliotekę (zasób biblioteczny, fizycznie osobne regały biblioteka, odrębne dla dokumentacji AZ), czy są jakieś przepisy zabraniające takiego połączenia? nie wiem jak wyjaśnić kierownictwu jednostki, że to zły pomysł i nie można tak łączyć zasobów w jednym pomieszczeniu; nie podlegamy pod rozporządzenie z 2011 r. , archiwista nie jest po kursie bibliotecznym i nie ma w zakresie prowadzenia biblioteki instytucji 
   

[peter7712]

Jeżeli podlegacie pod AP to pewnie macie instrukcję archiwalną.
Raczej w każdej był zapis że nie mogą być przechowywane rzeczy nie będące na stanie archiwum. Ja już w innej branży aktualnie, ale pamiętam że wystarczyło żeby kierownictwo przekonać że nie można dołożyć magazynu do archiwum.