Znakowanie spraw oddziałów

[łucja]

Szanowni Archiwiści, jak w praktyce wygląda u Was znakowanie pism i spraw oddziałów. U nas jeden wydział, ma kilka oddziałów terenowych. W regulaminie organizacyjnych główny wydział ma symbol zawierający określenie miasta wojewódzkiego, oddziały symbole poszczególnych miejscowości. Z drugiej strony komórką merytoryczną jest wydział główny. Jak ma znakować sprawy oddział w innym mieście, który otrzymuje pismo wszczynające sprawę? Czy datą wszczęcia jest data wpływu pisma do oddziału, czy przesłania do centrali? Mieliście do czynienia z takimi dylematami?

[łucja]

Czy ktoś może mi pomóc?

[łucja]

Mam taki pomysł... W urzędzie jest wydział AB, który ma pięć oddziałów (zamiejscowych): AB-I, AB-II, AB-III, AB-IV i AB-V. Jeśli dobrze rozumiem instrukcję kancelaryjną to: wydział i oddziały mają prawo znakować sprawy i pisma (art.2, pkt 4 "komórka organizacyjna ? wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział,
dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy"). Od tego kto wszczyna sprawę zależy czy, dajmy na to, oddział samodzielnie ją załatwia, czy tylko przekazuje do wydziału AB (centrala) i tam kierownik wydziału decyduje, kto to załatwia. Jeśli załatwia centrala to znak sprawy ma symbol AB, jeśli kierownik dysponuje na zamiejscowy oddział to znak sprawy ma symbol z cyfrą rzymską. Rozumiem, że za datę rejestracji sprawy przyjmuje się datę wpływu do oddziału, nie przesłania pisma do centrali i rejestracji jej w głównej kancelarii.Proszę mnie poprawić, jeśli źle myślę.

[EwelinaP]

Jeśli regulamin organizacyjny wskazuje oznaczenia poszczególnych oddziałów, to należy z nich skorzystać. Sprawę zakłada pracownik, który merytorycznie załatwia sprawę, czyli ten z oddziału. Za datę wpływu uznaje się dostarczenie pisma do urzędu. Jeśli pismo trafia do oddziału na zasadzie dekretacji, to liczy się oczywiście wpływ do głównego urzędu. Jeśli natomiast pismo przesłane jest wg właściwości, to liczy się wpływ do oddziału. Tak bym to widziała, jeśli miałabym podobny dylemat u siebie.

[łucja]

Bardzo dziękuję za odpowiedź