Witam wszystkich serdecznie
Długo zwlekałam z zadaniem wszystkich pytań, starałam się szukać odpowiedzi w różnych wątkach. Ale dla początkującego archiwisty (mnie) porządkowanie/doradzanie też jeszcze stanowi problem. Proszę o pomoc w tych, pewnie błahych, problemach
1. Tworzenie umów wewnętrznych (np. na użytkowanie samochodu prywatnego dla celów służbowych, które mają w JRWA symbol klasyfikacyjny 242 i jest przechowywane przez 5 lat). Każda z umów otrzymuje w nagłówku kolejne numery np. 1/2020, 2/2020 itd.
Czy każda z umów tworzy sprawę, którą należy rejestrować w spisie spraw? Czy wystarczy zrobić rejestr umów o użytkowanie samochodu?, zapisać w nim każdą z ww. umów i wsadzić na wierzch teczki z umowami?
Co do tworzenia umów z osobami z zewnątrz. Czy umowom tworzonym przez nas i wysyłanym do podpisu, prócz numeru umowy (np. 1/2020) nadaje się również nasz numer sprawy? Ciężko mi sobie wyobrazić wygląd takiej umowy.
2. Wciąż mam problem z nadawaniem znaku sprawy.
Ja, tworząc pismo, nadaję znak sprawy jeśli załatwienie sprawy należy do mnie. A co w przypadku gdy otrzymuję pismo z nadanym już znakiem sprawy, a to wciąż ja jestem odpowiedzialna za załatwienie sprawy (czy warto wprowadzić wówczas zapis np. Wasz znak: DG-BR-DO.145.2020; Nasz znak: DO.1703.2020 ?). Co również w sytuacji gdy któraś z komórek musi mi pomóc w rozwiązaniu sprawy (w swoim spisie spraw wprowadzają mój znak sprawy czy nadają dla siebie swój znak sprawy).
Ogólnie. Brakuje mi wiedzy w temacie znaku sprawy. Pomimo szkolenia jest to dla mnie wciąż zawiły temat, a bez tego ani rusz w składnicy. Nie mogę nikogo spytać, bo pracownicy nie stosowali się do zasad archiwizacyjnych i suma summarum liczą na moją pomoc. Czy mogę prosić o pomoc łopatologiczną?
3. Co w przypadku gdy w moim dziale zdarza się, że parę osób (porozsadzanych po różnych pokojach lecz wciąż należących do tego samego działu) zajmuje się różnymi sprawami z tego samego symbolu klasyfikacyjnego? Np. Pani Ania tworzy umowy o używanie samochodu (więc symbol teczki 242), a Pani Zosia zbiera wnioski o przyznanie lub zmianę umowy o używanie samochodu (ten sam symbol teczki 242), a Pani Marysia zajmuje się wydrukami kilometrów i rozwiązywaniem umów o samochody (wciąż 242). Jak wówczas wygląda nadawanie znaku sprawom i tworzenie teczek do przekazania do składnicy? Otrzymam trzy różne teczki z tym samym symbolem działu i symbolem teczki (przecież każda z Pań pracuje w jednym dziale i obowiązuje je ten sam skrót)?
4. No i jedno z aktualniejszych pytań. Co w przypadku gdy k.o. (Dział Organizacyjny - DO) zajmuje się całością ZFŚS i zajmuje się wnioskami o pożyczkę/świadczenie itd., ale to Dział Finansowy - DF zajmuje się wypłaceniem świadczeń? Dostanę teczkę od DO o symbolu 1701 (w naszym JRWA to ogólny symbol klasyfikacyjny dla spraw socj.) i teczkę o symbolu 1701 od EK? Czy EK jednak powinno podciągnąć wypłacanie świadczeń pod symbol pasujący do dokumentacji finansowej np. 3210, czy jednak inny dział może prowadzić pod symbolem 1701 stronę finansową?
