nośniki elektroniczne

[kkk]

Nasze archiwum działa w systemie tradycyjnym. Mam pytanie jak powinno przyjmować się nośniki elektroniczne
1) Stanowiące załącznik do dokumentacji. Na przykład jest teczka o udziale w wystawie i dołączona do niej płyta z nagranym pokazem, filmem.
Czy prawidłowo będzie: w teczce spis spraw + dokumentacja, w uwagach załącznik płyta dvd. Przyjęcie do archiwum kolejnym numerem spisu zo, na płycie dodatkowo nanieść nr spisu zo (tytuł itp - zgodnie z tym jak jest w instrukcji kancelaryjnej) i płytę przechowywać oddzielnie. Do płyt przechowywanych oddzielnie utworzyć stosowny wykaz.
2) Czy możliwe jest, aby do archiwum przekazać tylko samą płytę DVD. Jeżeli tak, to nie zakładam teczki, czy też powinno wymagać się, aby utworzyć teczkę, dołączyć do niej informację o np. zawartości płyty, wydrukować jakąś dokumentację. Proszę doradźcie.

[Bolek]

Sprawdź zapisy w przepisach kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących w twojej jednostce. Może jest wszystko opisane i nie będzie trzeba wywarzać otwartych drzwi.

[Aka]

Ja przejmuję dokumentację jednym spisem zdawczo - odbiorczym , a nośniki drugim - spisem zdawczo - odbiorczym nośników elektronicznych. Trzymam osobno. Teoretycznie (wg. instrukcji) nośniki po zakończeniu sprawy powinny być przekazywane do składu elektronicznych nośników danych i dopiero po dwóch latach do archiwum, ale praktycznie dopiero przed przejęciem teczek, przy porządkowaniu są wydzielane. Są pakowane w koperty do cd, opisane znakiem sprawy. Na spisach z-o odnotowuję powiązania.