Brakowanie w systemie

[OlaW]

Witam,

Pracuję jako archiwista zakładowy w jednostce, gdzie czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym, natomiast mamy eDok jako wspomagający.

Pierwszy raz brakowaliśmy dokumentację, otrzymaliśmy zgodę od AP i dokumenty zostały już zniszczone przez zleconą firmę.

Pytanie pewnie banalne, ale jak teraz postąpić z dokumentacją zeskanowaną w eDok,  papier już została zniszczony więc kto powinien usunąć to z systemu ? Informatyk, pracownik, archiwista ? 

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, ten usuwa, kto ma upoważnienie. Zazwyczaj jest to archiwista, będący również koordynatorem czynności kancelaryjnych. Zaznaczam jednak, że w ogólnej ewidencji całego zbioru archiwum musi być wykazane, co i kiedy zostało wybrakowane (+ wskazanie nr zgody AP). Sam zaś materiał musi zniknąć z systemu bezpowrotnie, tj. bez możliwości jego odtworzenia. Ta czynność musi być certyfikowana.  Czy system gwarantuje taką certyfikację zniszczenia? Pozdrawiam. djs 

[EwelinaP]

To zależy, kto ma usunąć z systemu. A zależy od tego, kto jest upoważniony do danej dokumentacji. Podstawowe pytanie brzmi, czy dokumentacja w systemie także została przekazana do archiwum. Jeśli tak, to oczywiście za jej usunięcie odpowiada archiwista. System powinien mieć do tego odpowiednie funkcjonalności.