Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe

Obieg dokumentów - ile egzemplarzy pisma?

(1/1)

mkoch7:
W muzeum pracownik działu merytorycznego pisze pismo "Wniosek o wykonanie" np. zdjęć do folderu, baneru czy plakatu do wystawy. To właśnie pismo docelowo trafia do księgowości, która pod to pismo podpina rachunek.
Pytanie: Czy ten dział merytoryczny musi przechowywać swoją (drugą kopię) w swojej dokumentacji, czy tez wystarczy ten jeden egzempalarz, który będzie w księgowości (docelowo trafi do archiwum)?  Czy są jakieś przepisy, na które można sie powołać (w instrukcji kancelaryjnej muzeum nic o tym nie ma)

Z góry dziękuję. Pozdrawiam.

Jarek:
tak mi się coś zdaje że wszelkie instrukcje kancelaryjne mówią że pismo sporządza się przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden przeznaczony dla adresata (rozumiem że tutaj jest nim dział księgowości) i drugi a/a, pozostawiany w komórce kt. wytworzyła pismo.

mkoch7:
Nie, nie... Jeden egzemplarz trafia do fotografa czy drukarni (na zewnątrz instytucji - to jest oczywiste), a drugi do: a) zostaje w dziale merytorycznym, który wypisuje "Wnisek o wykonanie" czegoś tam (np. plakatu); b) trafia do działu ksiegowości i tam zostaje na stałe; c) jeden egz. pisma zostaje w d. merytor., a jede (czyli trzecia sztuka) w dziale księgowości (a więc w takim przypadku potrzeba trzech sztuk pisma)?
Księgowość zawsze chce jeden egzemplarz. Księgowośc nie jest adresatem pisma - adresatem jest drukarnia, fotograf czy ktoś tam spoza tej instytucji), tylko że później rachunek trafia do Ksiegowości i podpinają pismo pod rachunek.

Jarek:
czyli pismo powinno być w trzech egzemplarzach - jeden do adresata, drugi do księgowości (do wiadomości) i trzeci a/a w dziale merytorycznym.

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości