Znakowanie spraw - dwa znaki sprawy z jednego pisma

[łucja]

Drodzy Archiwiści, w moim urzędzie gros spraw dotyczy kontroli drogowych. Kontrole te podzielono na 4 rodzaje, oraz przyjęto zasadę, że pismem wszczynającym sprawę jest protokół kontroli. Czasami zdarza się, że w wyniku jednej kontroli wszczynane jest postępowanie administracyjne także na zarządzającego firmą.Początkowo sprawy te znakowano w ten sposób, że nadawano im znak sprawy zawierający kolejny numer kontroli, różnicując po właściwym znaku sprawy rodzaj kontroli przez dodanie literki D (drogowa) lub D-Z (drogowa na zarządzającego). Potem jednak odstąpiono od tego i obecnie do kontroli na zarządzającego tworzy się osobny spis spraw, a numer kontroli nie wynika z numeru widniejącego na protokole kontroli (tylko z l.p. na spisie spraw). Należy robić kserokopie pierwotnego protokołu kontroli i umieszczać na nim dwa znaki sprawy: wynikający z protokołu kontroli drogowej i osobny wynikający ze spisu spraw na zarządzającego, również na spisie spraw w kolumnie znak pisma, podaje się znak sprawy z protokołu wszczynającego kontrolę drogową. Czy takie znakowanie jest prawidłowe?

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, w "moim" urzędzie tzn. w jakim? jaka komórka wytwarza te protokoły? Jaki numer JRWA odpowiada rzeczowości pisma wszczynającego? Dziękuję

[łucja]

Symbol klasyfikacyjny z JRWA 8140 , urząd administracji zespolonej na szczeblu wojewódzkim:). Konstrukcja znaku sprawy wygląd zasadniczo tak (w nawiasach moje wyjaśnienia):
AB.8140.25.2021. JK(inicjały prowadzącego sprawę) - D (rodzaj kontroli)
AB.8140.2.2021. JK(inicjały prowadzącego sprawę) - D-Z (kontrola drogowa na zarządzającego)

Na pierwszym piśmie czyli ksero protokołu kontroli, które wszczyna sprawę, powinny być takie  dwa znaki, a kolejne pisma w sprawie mają być znakowane tym drugim znakiem z końcówką D-Z.

[Danuta J. Samek]

Jeżeli komórka wytwarzająca dzieli dokumentację pod względem rzeczowości, to znaki spraw - za zgodą archiwisty i koordynatora czynności kancelaryjnych - powinny wyglądać tak:
ABC.8140.1.1.2021.JK (inicjały prowadzącego sprawę) - D (rodzaj kontroli)
ABC.8140.2.1.2021.JK (inicjały prowadzącego sprawę) - D-Z (kontrola drogowa na zarządzającego)

D = pierwsza jedynka oznacza właśnie D; druga jedynka oznacza numer sprawy.
D-Z = dwójka oznacza właśnie D-Z; jedynka oznacza numer sprawy

To, co pani podała odczytuję jako dwa numery spraw tego samego znaku JRWA, tj. sprawę numer 25 i numer 2.
Przypominam, że rozszerzenia znaków powinny się odbywać za zgodą Archiwum Państwowego.
Pozdrawiam

[łucja]

Dziękuję za odpowiedź. Czyli powinno się utworzyć podteczki?

[Danuta J. Samek]

UWAGA! Podteczka jest zawsze do jakiejś teczki, prawda?  Jeśli chce Pani założyć podteczkę, to do jakiej teczki?

[łucja]

 Zasugerowałam się cyframi przedzielonymi kropką,że to mają być podteczki. Ja bym podteczkę utworzyła w teczce kontroli drogowych.Gdyby np. 25 kontrola dotyczyła także kontroli na osobę zarządzającą, to wtedy użyłabym znaku np. AB.8140.25.1.2021 (i dalej rozszerzenie) i założyłabym osobny spis spraw do tych kontroli i numerowała kolejno: 25.2., 25.4, 25.4.Ale nie wiem czy dobrze myślę...