Dzień dobry
Mamy nową instrukcję kancelaryjną, w której nie rozumiem zapisu:
"Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, będącego podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej,
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw,
4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia,
5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
Poszczególne elementy znaku sprawy, oddziela się kropkami w następujący sposób: [komórka].[symbol].[nr_kolejny].[2nr_kolejny].[rok], gdzie:
1) [komórka] to oznaczenie komórki organizacyjnej zakładającej sprawę, odpowiedzialnej za jej prowadzenie oraz załatwienie, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9] zawierającym co najmniej jedną literę, na przykład ABC, B2, A1c, 11d, b99 itd.,
2) [symbol] to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
3) [nr_kolejny] to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór, zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, w komórce organizacyjnej,
4) [2nr_kolejny] to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach wydzielonej grupy spraw,
5) [rok] to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym założono sprawę
Oczywiście, wiem co to są poszczególne punkty, znak sprawy itp, ale nie rozumiem, na czym ma polegać to wydzielenie (pkt. 4)."
Moje pytanie - prowadzę dwa spisy, jeden główny, z którego z jakiejś pozycji wydziela się jakaś grupę i tworzy się do wydzielonej grupy dodatkowy spis spraw?
Proszę o pomoc, wyjaśnienie, nie rozumiem jak to ma wyglądać i o co chodzi, może zechciałoby się komuś wytłumaczyć na podstawie jakiegoś przykładu, będę wdzięczny. Może z jakimś załącznikiem?
