spis spraw - zakładanie

[Rovan]

Nie do końca.

Na spisie spraw rejestrujesz każdą sprawę jako odrębna pozycję (niezależnie od tego z ilu pism się składa), natomiast jeśli w teczce rzeczowej masz akta kilku/nastu/dziesięciu spraw to każda z nich jest osobną pozycja na spisie.
Przykładowo możesz mieć w teczce rzeczowej 100 pism tworzących akta 5 różnych spraw i każda z tych 5 spraw będzie stanowiła osobna pozycje na spisie spraw i posiadała osobny znak sprawy (którym opatrzone będą pisma składające się na akta tej sprawy).

Zatem, co konkretnie miałeś na myśli w wariancie 1 - Czy dobrze zrozumiałem, że chciałeś zarejestrować na spisie tylko jedną sprawę (pozycję) i wszystkie zapytania, niezależnie od tego czy są ze sobą powiązane traktować jako akta jednej sprawy?
Jeśli tak, to jest to nieprawidłowe.

Kwestia niewpisywania do spisu spraw 128 pozycji, a jednej

Jeśli w teczce mamy akta np. 128 odrębnych spraw to każda z nich musi być zarejestrowana na osobnej pozycji (każda sprawa, a nie każde pismo).

Przykładowo - jeśli w ciągu roku wpłynie 128 odrębnych zapytań dot. orzekania o stopniu niepełnosprawności, to każde z nich będzie stanowiło akta odrębnej sprawy, która nalezy zarejestrować jako osobną pozycje na spisie spraw.
Oczywiście kolejnych pism w tej samej sprawie (odpowiedzi na zapytanie, ewentualna dalsza wymiana korespondencji) juz nie rejestrujesz na spisie - to spis spraw a nie wykaz pism w teczce.

[rogger]

Na tyle powiązane, że dot. "zapytań/wyjaśnień" w ramach jednego hasła klasyfikacyjnego.
Ani w wariancie 1, ani w wariancie 2 nie było w zamyśle rejestracji każdego pisma.

Dziękuję za obszerne wyjaśnienie.
Wygląda na to jest wariant 1 nie jest możliwy, bo pisma w obrębie "sprawy" nie byłyby chronologicznie ułożone.

[Rovan]

Nawet nie chodzi o to, że nie byłyby ułożone chronologicznie.
Układ chronologiczny pism w sprawie jest wprawdzie najczęstszy, ale zdarzają się od niego odstępstwa.

Wariant 1 nie jest prawidłowy ponieważ fałszuje rzeczywistość - zakłada rejestrację w ramach jednej "sprawy" dokumentów, które w rzeczywistości dotyczą różnych spraw z jednego zakresu tematycznego.
To że dokumentacja mieści się tematycznie w ramach jednego hasła klasyfikacyjnego oznacza tylko, że będzie przyporządkowana do jednej teczki rzeczowej.
Natomiast w ramach tej teczki możemy mieć nieograniczoną liczbę spraw.
Sprawą nie jest teczka rzeczowa/klasa z JRWA - sprawą jest zdarzenie, które rozpatrujemy/załatwiamy.

Jeśli w ciągu roku wpływa 10 różnych zapytań dot. np. orzekania o niepełnosprawności to wszystkie one trafia wprawdzie do jednej teczki rzeczowej (dot. orzekania o niepełnosprawności), natomiast każde z nich będzie stanowiło w tej teczce osobną sprawę zarejestrowaną na odrębnej pozycji spisu, a dokumentacja każdego z tych 10 zapytań (zapytanie, odpowiedź, ewentualne inne dokumenty powstające w związku z tym zapytaniem) będzie tworzyła osobne akta sprawy opatrzone znakiem tej sprawy.

[rogger]

Mam jeszcze jedno pytanie,
czy dopuszczalne jest, aby na spisie spraw dla danego hasła klasyfikacyjnego sprawa z datą wszczęcia: 30.01.2021 była zarejestrowana pod pozycją Lp.1, a  sprawa z datą wszczęcia: 10.01.2021 była zarejestrowana pod pozycją Lp.2. Związane jest to z rejestracją spraw w w spisie spraw w EZD przez różnych pracowników jednostki org.

Na wszystkich przykładowych spisach spraw widzę zachowaną chronologię.

[Rovan]

Nie.
Sprawy rejestruje się w kolejności wszczynania.
Nie bardzo rozumiem w jaki sposób stosowanie systemu EZD, czy fakt iż rejestracji dokonywało wielu pracowników miałby doprowadzić do takiego zaburzenia kolejności?
Jeżeli już to system EZD powinien raczej wymuszać prawidłową kolejność spraw na spisie - system automatycznie nadaje numery kolejne sprawom kolejno rejestrowanym.

Pamiętaj, że data wszczęcia sprawy to dzień, w którym zarejestrowano sprawę, a nie np. data wpływu pisma do jednostki (choć oczywiście daty te mogą się pokrywać).

[rogger]

Do spisu spraw system automatycznie wrzuca w polu Data wszczęcia sprawy - datę wpływu pisma. (W załączniku przykład)

[Rovan]

Wygląda, że to właśnie jest przyczyną błędu.
Wpływ pisma a wszczęcie sprawy to dwa odrębne zdarzenia, których daty mogą ale nie muszą się pokrywać.
Wszczęcie sprawy rozpoczynanej pismem przychodzącym następuje wówczas gdy pracownik komórki organizacyjnej rozpocznie czynności w sprawie, a to (wziąwszy pod uwagę drogę jaką pismo musi pokonać od punktu kancelaryjnego poprzez dekretację do właściwej komórki) może mieć miejsce nawet kilka dni po wpłynięciu pisma do jednostki.

Przykładowo: pismo może wpłynąć 21.01 wieczorem, trafić do dekretacji 22.01, a "na biurko" pracownika komórki, który będzie prowadził sprawę 25.01, zaś tenże pracownik z uwagi na ilość oczekujących pism może zająć się tym pismem i wszcząć sprawę dopiero 26.01. W takiej sytuacji rejestruje ja z datą 26.01.


Dlatego też system EZD nie powinien automatycznie traktować daty wpływu jako daty wszczęcia sprawy. Jeśli tak się dzieje, to system wymaga zmiany konfiguracji.
System EZD należy skonfigurować tak, aby jako datę wszczęcia sprawy przyjmował datę jej zarejestrowania przez pracownika komórki org.

[Jarek]

Nie.
Sprawy rejestruje się w kolejności wszczynania.
Nie bardzo rozumiem w jaki sposób stosowanie systemu EZD, czy fakt iż rejestracji dokonywało wielu pracowników miałby doprowadzić do takiego zaburzenia kolejności?
Jeżeli już to system EZD powinien raczej wymuszać prawidłową kolejność spraw na spisie - system automatycznie nadaje numery kolejne sprawom kolejno rejestrowanym.

Pamiętaj, że data wszczęcia sprawy to dzień, w którym zarejestrowano sprawę, a nie np. data wpływu pisma do jednostki (choć oczywiście daty te mogą się pokrywać).

Ee tam, pewnie że jest dopuszczalne. Sprawy rejestruje się wg kolejności ... rejestrowania. Przy tej czynności data wszczęcia (wpływu) nie ma znaczenia, ewentualny brak "synchronizacji" dat wszczęcia i rejestracji sprawy nie ma też wpływu na dalsze postępowanie z dokumentacją, jej archiwizację czy wyszukiwanie.

na spisie spraw dla danego hasła klasyfikacyjnego sprawa z datą wszczęcia: 30.01.2021 była zarejestrowana pod pozycją Lp.1, a  sprawa z datą wszczęcia: 10.01.2021 była zarejestrowana pod pozycją Lp.2. Związane jest to z rejestracją spraw w w spisie spraw w EZD przez różnych pracowników jednostki org.

EZD nic do tego nie ma. Jedyny ewentualny problem to to dlaczego pracownik trzy tygodnie zwlekał z rejestracją sprawy, ale dobrze że to w ogóle zrobił.

Wygląda, że to właśnie jest przyczyną błędu.
Dlatego też system EZD nie powinien automatycznie traktować daty wpływu jako daty wszczęcia sprawy. Jeśli tak się dzieje, to system wymaga zmiany konfiguracji.
System EZD należy skonfigurować tak, aby jako datę wszczęcia sprawy przyjmował datę jej zarejestrowania przez pracownika komórki org.

Oj, to nie tak. Żaden przepis nie uzasadni próby takiej zmiany. Terminowość załatwiania mierzy się od daty wszczęcia do daty załatwienia, rejestracja sprawy to tylko czynność techniczna.

[Rovan]

Oczywiście, ze rejestracja sprawy to czynność techniczna, jak zauważyłeś sprawy rejestruje się w kolejności rejestrowania , ale nie może to nastąpić przed wszczęciem sprawy w komórce.
Przy tym (niezależnie kiedy zarejestrujemy sprawę) jako datę wszczęcia podaje się datę rozpoczęcia załatwiania sprawy/wykonania pierwszej czynności w sprawie, co nie musi nastąpić w dniu wpływu pisma do jednostki.

Oczywiście może się zdarzyć, ze pracownik najpierw wykona czynności w sprawie a dopiero następnie (np. kolejnego dnia) dopełni obowiązku rejestracji.
Np. pierwszą czynność w sprawie wykona 26.01, a sprawę zarejestruje 27.01. Wówczas datą wszczęcia sprawy i tak pozostanie data wykonania pierwszej czynności w sprawie - 26.01.

W systemie tradycyjnym, gdy dane na spisie wypełniane są ręcznie wzwyczajaj nie ma problemu - nawet jeśli pracownik dopełni obowiązku rejestracji sprawy z poślizgiem, i tak może na spisie wpisać datę faktycznego wszczęcia sprawy.

W systemie EZD (jak sam zauważyłeś w jednym z wątków) jako datę wszczęcia przyjmuje się datę utworzenia sprawy (nadania jej znaku).
http://www.ifar.pl/index.php/topic,3192.msg20827.html#msg20827

[Jarek]

Oczywiście, ze rejestracja sprawy to czynność techniczna, jak zauważyłeś sprawy rejestruje się w kolejności rejestrowania , ale nie może to nastąpić przed wszczęciem sprawy w komórce.
Przy tym (niezależnie kiedy zarejestrujemy sprawę) jako datę wszczęcia podaje się datę rozpoczęcia załatwiania sprawy/wykonania pierwszej czynności w sprawie, co nie musi nastąpić w dniu wpływu pisma do jednostki.

Nie bardzo rozumiem to co napisałeś. Są zasadniczo tylko dwa proste schematy działania w zakresie rejestrowania spraw. W schemacie pierwszym, najpowszechniejszym, pierwszym działaniem w sprawie jest przyjęcie i rejestracja przesyłki wpływającej. Wpływ przesyłki powoduje wszczęcie sprawy (jeśli to pierwsza przesyłka w sprawie) i data wpływu jest zarazem datą wszczęcia sprawy w podmiocie. W schemacie drugim wszczynamy sprawę w komórce, bez pisma wpływającego, można przyjąć że wtedy wszczęcie następuje w momencie rejestracji sprawy. I tyle.

Oczywiście może się zdarzyć, ze pracownik najpierw wykona czynności w sprawie a dopiero następnie (np. kolejnego dnia) dopełni obowiązku rejestracji.
Np. pierwszą czynność w sprawie wykona 26.01, a sprawę zarejestruje 27.01. Wówczas datą wszczęcia sprawy i tak pozostanie data wykonania pierwszej czynności w sprawie - 26.01.
W systemie tradycyjnym, gdy dane na spisie wypełniane są ręcznie wzwyczajaj nie ma problemu - nawet jeśli pracownik dopełni obowiązku rejestracji sprawy z poślizgiem, i tak może na spisie wpisać datę faktycznego wszczęcia sprawy.

Owszem, może się tak zdarzyć, ale to są marginalne przypadki.

W systemie EZD (jak sam zauważyłeś w jednym z wątków) jako datę wszczęcia przyjmuje się datę utworzenia sprawy (nadania jej znaku).
http://www.ifar.pl/index.php/topic,3192.msg20827.html#msg20827

Nie, niczego takiego tam nie napisałem. W wątku który linkujesz chodziło o konkretną sytuację, sprawę wszczynaną bez pisma wpływającego. A co do EZD - chodziło o funkcjonalność konkretnego systemu/programu do EZD, który przy rejestracji sprawy bez pisma wpływającego, "czyta" datę rejestracji sprawy jako datę jej wszczęcia.

[Rovan]

Wpływ przesyłki powoduje wszczęcie sprawy (jeśli to pierwsza przesyłka w sprawie) i data wpływu jest zarazem datą wszczęcia sprawy w podmiocie.

Przyznam, że dotychczas niejako z założenia przyjmowałem, że sprawę zawsze wszczyna się dopiero z chwilą wykonania pierwszej czynności w sprawie przez pracownika komórki merytorycznej - nawet jeśli jest ona wszczynana pismem przychodzącym.
Po prostu zakładałem, że jako data wszczęcia sprawy nie liczy się data wpływu pisma wszczynającego, a data zajęcia się nim przez pracownika komórki na którą zostało zadekretowane.

Po przeczytaniu Twojego postu i zapoznaniu się z art. 61 par. 3 KPA wychodzi na to, że przez 15 lat pracy w zawodzie tkwiłem w błędzie.
Pięć lat studiów, dyplom na 5, piętnaście lat doświadczenia zawodowego i dopiero dzisiaj dowiaduje się tak podstawowej rzeczy?

[Jarek]

Rovan, to niby podstawowa rzecz ale raczej dla urzędnika/prowadzącego sprawę a nie dla archiwisty. Na studiach nas tego nie uczyli i pewnie dalej nie uczą. Instrukcje kancelaryjne też tego nie precyzują, tak jak piszesz trzeba sięgnąć do Kpa. Z instrukcjami kancelaryjnymi jest jeszcze ten kłopot, że niekiedy ich szczegółowe zapisy bywają niespójne lub niejasne. Ostatnio np wpisuje się do nich formułkę, że oznaczanie, rejestracja i łączenie dokumentacji w akta spraw na podstawie jrwa jest dokonywane przy wszczynaniu spraw i skutkuje ustaleniem kwalifikacji archiwalnej - a tymczasem, choćby w świetle tego co napisaliśmy wyżej, wiemy że jrwa pojawia się w przebiegu sprawy dopiero przy trzeciej lub czwartej czynności, a nie przy wszczęciu sprawy ...
Nie należy zapisów instrukcji brać zawsze dosłownie, a przy wątpliwościach warto sięgać dla porównania do starszych normatywów - żeby spróbować ustalić cel jakiemu ma służyć jakaś szczegółowa czynność kancelaryjna.