Nie do końca.
Na spisie spraw rejestrujesz każdą sprawę jako odrębna pozycję (niezależnie od tego z ilu pism się składa), natomiast jeśli w teczce rzeczowej masz akta kilku/nastu/dziesięciu spraw to każda z nich jest osobną pozycja na spisie.
Przykładowo możesz mieć w teczce rzeczowej 100 pism tworzących akta 5 różnych spraw i każda z tych 5 spraw będzie stanowiła osobna pozycje na spisie spraw i posiadała osobny znak sprawy (którym opatrzone będą pisma składające się na akta tej sprawy).
Zatem, co konkretnie miałeś na myśli w wariancie 1 - Czy dobrze zrozumiałem, że chciałeś
zarejestrować na spisie tylko jedną sprawę (pozycję) i wszystkie zapytania, niezależnie od tego czy są ze sobą powiązane traktować jako akta jednej sprawy?Jeśli tak, to jest to nieprawidłowe.
Kwestia niewpisywania do spisu spraw 128 pozycji, a jednej
Jeśli w teczce mamy akta np. 128 odrębnych spraw to każda z nich musi być zarejestrowana na osobnej pozycji (każda sprawa, a nie każde pismo).
Przykładowo - jeśli w ciągu roku wpłynie 128 odrębnych zapytań dot. orzekania o stopniu niepełnosprawności, to każde z nich będzie stanowiło akta odrębnej sprawy, która nalezy zarejestrować jako osobną pozycje na spisie spraw.
Oczywiście kolejnych pism w tej samej sprawie (odpowiedzi na zapytanie, ewentualna dalsza wymiana korespondencji) juz nie rejestrujesz na spisie - to spis spraw a nie wykaz pism w teczce.