spis spraw - zakładanie

[rogger]

Mam dylemat w sposobie nadawania symboli klasyfikacyjnych z JRWA dla wszelakich korespondencji (zapytań) z zakresu działalności jednostki. W naszej instytucji nie mamy komórek organizacyjnych (20 pracowników w jednostce). A wpływa bardzo dużo pism w obrębie roku, typu "co mi się należy".
Co będzie bardziej praktyczne wg prowadzenia spisów spraw?
Wariant 1
 "zapytania, wyjaśnienia" jako jedna sprawa - (będą gromadzone wszystkie zapytania i wyjaśnienia z całej jednostki  organizacyjnej w obrębie jednego roku)
Wariant 2
- jedna sprawa - "zapytanie w zakresie orzekania o stopniu niepełnosprawności"   Jan Kowalski
- kolejna sprawa - "zapytanie w w sprawie pomocy dla osób wychowujących dzieci niepełnosprawne"   Adam Nowak

Z góry dziękuję za pomoc.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry,
z jakiego JRWA pan korzysta? Czy może pan mi przesłać pdf mailem do wglądu? (d.samek@piaseczno.pl).
Pozdrawiam

[rogger]

Wysłano

[Danuta J. Samek]

Ma Pan do dyspozycji piękny JRWA! Wystarczy dostosować rzeczowość do symbolu klasyfikacyjnego. Wybieram wariant 1, choć w rzeczywistości wszystko zależy od liczby pism z danego znaku w ramach roku kalendarzowego. Czegoś jest kilka sztuk, a czegoś np. 128. Oddzielamy oczywiście kategorię A od B/BE.  Problem jest z abrewiaturą komórki merytorycznej. Tego już nie wymyślę, bo to jest zazwyczaj zdefiniowane w wewnętrznych zarządzeniach/regulaminach.  Dajemy np. abrewiaturę ABT.1610. Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego  (B10); ABT.1611 Obsługa ubezpieczenia społecznego (B10). Układamy to do teczek. Co jeszcze jest kłopotliwe? 

[Rovan]

Wariant 1
 "zapytania, wyjaśnienia" jako jedna sprawa - (będą gromadzone wszystkie zapytania i wyjaśnienia z całej jednostki  organizacyjnej w obrębie jednego roku)

Wybieram wariant 1

Że niby wszystkie zapytania wpływające do jednostki w ciągu roku traktujemy jako jedną sprawę? Kuriozalny pomysł.
Każde zapytanie to osobna sprawa.
Co więcej, w zależności od tematyki zapytań mogą trafić do różnych teczek rzeczowych - zgodnie z klasyfikacją w JRWA.

Co do stosowania symboli komórek organizacyjnych - w sytuacji gdy jednostka nie ma wyodrębnionych komórek zamiast symbolu komórki można stosować symbol jednostki.

[Danuta J. Samek]

Nie kuriozalny pomysł, tylko jeden z wariantów podanych przez pana na wstępie. Czy w JRWA jest taki tytuł, który brzmi: "Zapytania"?  To, że jest to zapytanie, zupełnie nie wpływa na JRWA. A poza tym, spis spraw w teczce może pan sobie robić bardziej szczegółowy.  To wszystko. /djs/

[rogger]

Bardzo dziękuję za pomoc. Ilość raczej zbliżona do 128, niż do kilku.

[Rovan]

tylko jeden z wariantów podanych przez pana na wstępie.

Nie przeze mnie tylko przez autora wątku, który jak sam zaznaczył miał w tej kwestii dylemat.
Nie wiem, czy w jego JRWA jest klasa końcowa "Zapytania", ale nawet gdyby takowa była, to i tak każde zapytanie należy traktować jako osobną sprawę.
Rozważany przez roggera jako wariant 1 pomysł aby wszelkie zapytania wpływające do jednostki w danym roku wrzucać do akt jednej sprawy jest nieprawidłowy.

[Dory]

tylko jeden z wariantów podanych przez pana na wstępie.

Nie przeze mnie tylko przez autora wątku, który jak sam zaznaczył miał w tej kwestii dylemat.
Nie wiem, czy w jego JRWA jest klasa końcowa "Zapytania", ale nawet gdyby takowa była, to i tak każde zapytanie należy traktować jako osobną sprawę.
Rozważany przez roggera jako wariant 1 pomysł aby wszelkie zapytania wpływające do jednostki w danym roku wrzucać do akt jednej sprawy jest nieprawidłowy.

Zgadzam się z Rovanem - różne zapytania i w związku z tym wyjaśnienia = różne sprawy.

[Danuta J. Samek]

cytuję: Rozważany przez roggera jako wariant 1 pomysł aby wszelkie zapytania wpływające do jednostki w danym roku wrzucać do akt jednej sprawy jest nieprawidłowy.
Może odczepimy się od "zapytań", a skupimy się na tym, czego te zapytania dotyczą, bo to jest właśnie rzeczowość pisma, z którego wynika symbol JRWA.  Jeśli w ciągu roku kalendarzowego w jednostce pojawia się 128 pism dotyczących kwestii IKS, co w JRWA oznaczane jest symbolem IGREK, to wszystkie te pisma powinny być w jednej teczce. Jeśli tych pism jest 1200, to będą zapewne 2 teczki, cz. 1 i cz. 2. Nie wiem, czy się rozumiemy. 

[rogger]

W JRWA nie ma hasła klasyfikacyjnego dot. zapytań, wyjaśnień w zakresie działalności jedn. org.
Teczki byłyby uzupełniane dokumentacją dot. zapytań/wyjaśnień w obrębie jednego hasła klasyfikacyjnego.
Nie wiem, czy wariant 1 jest dopuszczalny.

[Rovan]

Jeśli w ciągu roku kalendarzowego w jednostce pojawia się 128 pism dotyczących kwestii IKS, co w JRWA oznaczane jest symbolem IGREK,to wszystkie te pisma powinny być w jednej teczce

Tak w jednej teczce - ale nie w aktach jednej sprawy (a przypominam, że to właśnie zakładał określony przeze mnie jako kuriozum wariant 1).
Kilka zapytań mogłoby znaleźć się w aktach jednej sprawy tylko wówczas gdyby faktycznie dotyczyły tej samej sprawy (np. gdyby zniecierpliwiony brakiem odpowiedzi obywatel ponawiał zapytanie itp).

Przykładowo - jeśli do jednostki wpłynie 100 odrębnych skarg, to wszystkie znajdą się w teczce rzeczowej założonej dla klasy"Skargi i wnioski", ale każda z nich będzie wszczynała osobną sprawę.

Przypomnę, że rogger (jesli go dobrze zrozumiałem) rozważał traktowanie wszystkich pism w teczce rzeczowej jako akt jednej sprawy, nawet w sytuacji gdy dotyczyły różnych, niezwiązanych ze sobą  spraw

Wariant 1
 "zapytania, wyjaśnienia" jako jedna sprawa - (będą gromadzone wszystkie zapytania i wyjaśnienia z całej jednostki  organizacyjnej w obrębie jednego roku)

Takie podejście jest nieprawidłowe.
W aktach jednej sprawy mają się znaleźć wyłącznie dokumenty dotyczące tej sprawy.
Prawidłowym będzie w tym przypadku wariant II - gdzie odrębne sprawy są osobno rejestrowane
Oczywiście jeśli dotyczą jednorodnej tematyki (mieszczą się w jednej klasie końcowej) będą rejestrowane w jednej teczce rzeczowej, ale jako osobne sprawy.

[Danuta J. Samek]

Pracujemy w kategorii SPRAWY. Cały przebieg sprawy jest odzwierciedlony w konkretnej teczce.  Jeśli natomiast mamy do czynienia z pismami, które nie tworzą spraw, to wtedy grupujemy je zgodnie z rzeczowością i właściwym symbolem  JRWA. Pozdrawiam

[Rovan]

Tak, oczywiście - ja się jak najbardziej z tym zgadzam.
Natomiast odnoszę w tej chwili wrażenie, że albo Pani nie zrozumiała tego, o czym pisał w pierwszym poście rogger rozważając wariant 1, albo ja go nie zrozumiałem, a już na pewno nie zostałem przez Panią zrozumiany

Jak rozumiem, zaproponowany przez roggera wariant 1 zakłada "wrzucanie" dokumentacji stanowiącej de facto różne nie powiązane ze sobą sprawy do jednej sprawy i jako taki jest niepoprawny

Jeśli rogger pisząc poniższe słowa:

Wariant 1
 "zapytania, wyjaśnienia" jako jedna sprawa - (będą gromadzone wszystkie zapytania i wyjaśnienia z całej jednostki  organizacyjnej w obrębie jednego roku)

zakładał że zarejestruje na spisie spraw jedną sprawę i będzie do niej wrzucał dokumentację wszelkich zapytań spływających w ciągu roku, niezależnie od tego czego te zapytania dotyczą i czy są ze sobą powiązane, to jest to postępowanie nieprawidłowe.

No chyba, że to ja czegoś w jego wypowiedzi nie zrozumiałem i miał co innego na myśli.

Dokumentację grupujemy w akta konkretnych spraw i każda sprawa musi być zarejestrowana jako osobna pozycja na spisie spraw, otrzymując osobny znak sprawy.
W przypadku różnych zapytań (nawet jeśli dotyczą tej samej tematyki - np. orzekania o niepełnosprawności - i jako takie wylądują w jednej teczce rzeczowej), każde z nich będzie wszczynało osobna sprawę.

[rogger]

SPRAWA (krótka treść):  "zapytania/wyjaśnienia", Taka pozycja byłaby w spisach spraw - dla każdego hasła klasyfikacyjnego, jeśli dot. danego zagadnienia.
Nie istnieje ryzyko, że byłaby zniszczona wcześniej niż przewiduje to JRWA.
Kwestia niewpisywania do spisu spraw 128 pozycji, a jednej.
I tu pytanie, czy to jest prawidłowe założenie.
Ale wtedy będzie ułożone niechronologicznie w obrębie teczki: pismo obywatela - odpowiedź - pismo obywatela - odpowiedź...
Mam nadzieję, że zrozumiale to tłumaczę