Układanie pudeł w składnicy akt

[pestka22]

Witam  wszystkich bardziej doświadczonych
Potrzebuje waszej mądrości

mam taka sytuacje w składnicy akt: każde pudło do którego są wkładane dokumenty posiada swój spis zdawczo-odbiorczy.
Natomiast w składnicy ewidencjonuje się pudła po kolei tzn. np. jedno pudło spis 1/2012 drugie pudło 2/2012
ostatnio widziałam u koleżanki w składnicy że oni ewidencjonują inaczej czyli  mają 20 pudeł i jedne spis do tych wszystkich pudeł czyli np. 1/2-5, 1/6-10,1/11-20 i ten spis obejmuje 20 pudeł
Czy ten pierwszy sposób jest dopuszczalny??
Osobiście jest on bardzo praktyczny, gdyż podczas szukania jakiś dokumentów szybko znajdujemy zawsze pudło którego to dotyczy 

Czy mogę prosić kogoś o pomoc w tej sprawie
Dziękuje
i pozdrawiam serdecznie

[Rovan]

Po pierwsze: dziwnie numerujesz spisy z/o - spis ma po prostu numer kolejny z wykazu (numeracja ciągła, bez podziału na lata). Nie ma potrzeby uzupełniać go o rok zdania akt.

Po drugie (i ważniejsze): spisy tworzymy dla dokumentacji, a nie dla pudła, czy innego opakowania zbiorczego.
Tzn., wszystkie teczki przekazane do składnicy na jednym spisie z/o będą posiadały sygnatury rozpoczynające się od numeru spisu, na którym zostały ujęte.
To do ilu pudeł zbiorczych trafiły nie ma najmniejszego znaczenia. Zresztą archiwista nie wie z góry jak obszerny będzie spis dokumentacji przekazywanej z komórki org. i ile pudeł zajmie ujęta na nim dokumentacja.
Pudła zbiorcze opisuje się skrajnymi sygnaturami teczek w danym pudle,np 1/1 - 1/5 (czyli pudło zawiera pięć pierwszych teczek ze spisu z/o nr 1).

mają 20 pudeł i jedne spis do tych wszystkich pudeł czyli np. 1/2-5, 1/6-10,1/11-20 i ten spis obejmuje 20 pudeł

Prawidłowo. Jeśli dokumentacja ujęta na tym spisie zajmuje 20 pudeł, to spis obejmuje te 20 pudeł, jeśli dokumentacja zajmuje 15 pudeł, to jej spis obejmie 15 pudeł itp, itd.

[pestka22]

Dziękuje za pomoc