przygotowanie akt do przekazania do a.p.

[Teresa11]

Przygotowaliśmy do przekazania do a.p. akta kat. A z l. 60-tych XX w. gminnej rady narodowej. Aktotwórca w swoim bieżącym urzędowaniu znakował akta wg. rzeczowego wykazu akt z załącznika nr 2 do pisma okólnego nr 26 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 1954 r. Opracowując ten zespół zachowalśmy ten sposób znakowania. Nadzór archiwalny, sprawdzając sposób przygotowania akt do przejęcia, polecił nam zmienić znaki akt i zastosować klasyfikację obowiązyjącą od 1975 r. dla t.o.a.p. (Zarządzenie nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiskaz dn. 12.12.1975). Trudno jest nam pogodzić się z tą decyzją, uważamy że nie można zacierać pierwotnego systemu kancelaryjnego. Czy słusznie?
Teresa

[Tomek]

A uzasadnili swoja decyzję na jakiej podstawie żadają tych zmian? Dla mnie to bez sensu.

[Jarek]

hmm, troszkę nie wszystko tu gra - jeśli z lat 60. to chyba gromadzkiej rady narodowej nie gminnej. Po drugie - to pismo okólne z 1954 r. to służyło raczej uporządkowaniu akt z l.1950-54, a nie bieżącej registraturze?? No ale jeśli tak znakowali to rzeczywiście po co przy tym majstrować? Zmienianie znaków akt post factum?? Przecież wykaz z 1975 r. kompletnie nic do tego nie ma.
Poza tym są przecież wytyczne NDAP do porządkowania takich akt (pismo okólne bodajże z 1981 r.), określające jakie akta podlegają trwałemu przechowywaniu.

[Teresa11]

Polecenie wydano ustnie i nie bardzo wiadomo jak się od niego odwołać. Uzasadnieniem może być nieznajomość (?) wcześniejszych (sprzed 1975 r.) prób stworzenia rzeczowego wykazu akt.
Co do zastosowania w registraturze załącznika do pisma z 1954 r. to przypuszczamy, że ówcześni urzędnicy w jakiś sposób weszli w jego posiadanie i z braku innych wskazówek, zastosowali go w bieżącej pracy. Dało to zaskakująco dobry rezultat, bo zespół ma bardzo czytelną strukturę.
W naszej, już trochę trwającej, pracy archiwalnej, z takim wyjątkiem spotkaliśmy się pierwszy raz i pomijając inne wzgędy, uważamy że powinno się zachować ten zespół w stanie jaki jest, choćby dla naukowców badających kancelarię.
Dziękujęmy za argumenty i wsparcie. Spróbujemy podyskutować z naszym nadzorem.
Teresa

[Jarek]

na wszystko jest sposób  :wink:
To może truizm ale przytoczę zapis z rozporządzenia Min. Kultury:
§ 14. (...)
4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki organizacyjnej.

czyli mamy konkretny przepis wskazujący że należy pozostać przy wykazie akt stosowanym wówczas w tej jednostce. Wykaz akt z 1975 r. nie jest i nie może być wykazem akt prezydium gromadzkiej czy gminnej rady narodowej. AP nie może łamać tego przepisu, a jeśli się będą upierać, to niech wam to dadzą na piśmie.

[Teresa11]

Trochę to trwało, ale dyskusja z a.p. dobiegła szczęśliwego końca!
Unikalny sposób znakowania akt ocalał. Dziękujemy za podrzucone argumenty i wsparcie w poczuciu, że mamy rację.