RODO a biezaca praca w archiwum

[krzysiekp]

Witam,
w jaki sposób "praktycznie" realizujecie w codziennej pracy zasadę "czystego biurka"?
Czy wykonując czynności przyjęcia do zasobu akt osobowych w trakcie ich opracowywania przechowujecie je po godzinach pracy we własnych pokojach w zamkniętych szafach, biurkach itp. czy np. ograniczacie się do ich zostawienia na biurku ale zamknięcia pomieszczenia w których pracujecie?

[EwelinaP]

Zasada czystego biurka mówi wyraźnie o tym, że nie wystarczy zamknąć pomieszczenia, a dokumentacja poza godzinami pracy powinna znajdować się w zamkniętych na klucze szafach. Klucze schowane. Zamknięciu podlegają nie tylko "papiery", ale i inne nośniki, takie jak pamięć przenośna, czy płyty cd. Nawet laptopa odpinam i chowam do zamykanej szuflady. Nie zostawiam też żadnych notatek, kart udostępniania, czy kart zastępczych. Ochronie podlegają nie tylko dane osobowe, ale informacje w ogóle. Warto o tym pamiętać i wyrabiać w sobie dobre nawyki. Pamiętajmy też, że zasada czystego biurka, to przede wszystkim dobra praktyka i nie znajdziemy dla niej dosłownego odzwierciedlenia w przepisach. Chyba, że są to wewnętrzne regulaminy.

[krzysiekp]

Ewelina P, dzięki za podzielenie się swoim doświadczeniem w tym zakresie. Opracowuje obecnie IK do której załączniki stanowią wzory spisu zdawczo-odbiorczego oraz okładek teczek akt. Czy w przypadku akt osobowych pracowników oraz studentów, doktorantów zabronione jest podawanie imion rodziców na opisie teczki i w spisie zdawczo-odborczym ? Jeżeli tak, to proszę o podanie w jakim akcie prawnym znajdę zapis nakazujący takie rozwiązanie.

[Rovan]

W przypadku akt osobowych pracowników w tytule teczki można podać imię ojca.
Wynika to z Zarządzenia nr 16 NDAP z 2014 r.
W przypadku akt studenta moim zdaniem nie ma takiej możliwości. Wynika to z faktu iż w dokumentacji przebiegu studiów nie gromadzi się tej danej osobowej.
Patrz par. 14-15 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów.

[Barsa]

Ostatnio otrzymałem bardzo mądra radę z AAN żeby w normatywach nie umieszczać wzorów spisów, okładek teczek itd.. Bo przy każdej zmianie ich trzeba to konsultować i musi być zatwierdzane przez AP.

Co do imienia ojca to np. w firmach prywatnych od tego odchodzą, bo RODO i ogólnie jako, ze w świadectwie pracy się tego nie umieszcza... Ale no cóż w spisach akt osobowych nadal to funkcjonuje, choć nie wiem czy od 2019 można pozyskiwać takie dane jak imiona rodziców?

[Barsa]

https://edurodo.com/czy-pracodawca-moze-wpisywac-imiona-i-nazwiska-rodzicow-pracownika-na-dokumentach-np-na-swiadectwie-pracy/
Według tego nie można pozyskiwać takich danych.. więc jak mamy pracownika zatrudnionego po 2019 to nie powinniśmy dla takowych używać spisów z-o i tworzyć teczek z okładka gdzie wymagane jest podanie imienia ojca