Wprawdzie Rozporządzenie MKiDN z 20.10.2015 r., które reguluje zasady przekazywania materiałów archiwalnych do AP nie określa wprost tej kwestii, ani w ogóle nie wymienia podpisów wśród wymaganych elementów spisu zdawczo-odbiorczego do AP, to jednak w art. 8 ust. 3 stwierdza:
Przekazanie materiałów archiwalnych przez kierownika jednostki następuje w terminie uzgodnionym z dyrektorem właściwego archiwum państwowego oraz miejscu wskazanym przez tego dyrektora
W oparciu o ten zapis niektóre AP wymagają aby ze strony jednostki przekazującej materiały archiwalne do AP spis podpisał kierownik tej jednostki, lub osoba przez niego upoważniona.
Patrz np.
Procedura przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie, zał. 1-5:
https://ank.gov.pl/wp-content/uploads/2019/02/2017_nr_16_zal.pdf
