Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
Jak ugryźć SIND?
Rovan:
1. Na każdy rok oddzielny, por. art. 38 ust. 3 IK z 2011 r.
2. Normatywy odnoszą się do kwestii opisu nośników bardzo ogólnie, mówiąc jedynie, ze każdy nośnik powinien być "trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację".
Możemy jednak posiłkować się tutaj ogólnymi zasadami opisywania jednostek archiwalnych oraz danymi umieszczanymi na spisie z/o nosników.
Moim zdaniem pełny opis informatycznego nośnika danych powinien zawierać:
- nazwę jednostki organizacyjnej
- nazwę komórki organizacyjnej
- oznaczenie nośnika
- znak sprawy, której częścią jest nośnik, a jeśli zawiera dokumentacje nie tworzącą akt sprawy - symbol klasyfikacyjny (w tym ostatnim przypadku również opis zawartości, gdyż samo hasło klasyfikacyjne na które kieruje nas symbol z JRWA stanowi zbyt ogólną informację)
- kategorię archiwalną
3. To jest dość enigmatyczne pojęcie. Zgodnie z przepisem ma to być oznaczenie pozwalające na jednoznaczną identyfikację nośnika. Moim zdaniem oznaczenie to powinno wynikać z ewidencji nośników w SIND (np. nr kolejny nośnika/rok rejestracji w składzie). Wprawdzie normatywy nie odnoszą się do kwestii ewidencjonowania nośników przekazywanych z komórek do SIND ale oczywistym jest, że jakąś ewidencję nośników w składzie prowadzić trzeba.
Niektóre jednostki wprowadziły własne wzory takiej ewidencji (patrz załącznik)
4. Przepisy z 2011 r. w zasadzie nie regulują kwestii brakowania nośników systemie tradycyjnym - odnoszą się jedynie do brakowania nośników w systemie EZD.
Logicznym jest jednak, że powinno ono przebiegać podobnie jak brakowanie dokumentacji papierowej - wniosek na brakowanie + spis nośników.
Jeśli chodzi o to kiedy brakować nośniki (od którego momentu liczyć bieg ich okresów przechowywania):
- w przypadku nośników stanowiących część akt sprawy powinny zostać one wybrakowane równolegle z papierowymi aktami sprawy, do której przynależą (analogicznie jak w systemie EZD - por. art. 41 IA z 2011 r.)
- w przypadku nośników zawierających dokumentację nie tworzącą akt spraw niezbędnym wydaje się umieszczenie zarówno w opisie nośnika jak i na spisie z/o daty rocznej wytworzenia/wpływu nośnika, od której moglibyśmy liczyć bieg okresu przechowywania. Przepisy jednak milczą w tej kwestii.
5. Podobnie jak przy przekazywaniu dokumentacji do AZ nie widzę tu za bardzo miejsca na zakładanie spraw, jedynie na prowadzenie ewidencji przekazanych nośników (klasa 1610 w JRWA dla Gmin).
łucja:
Bardzo dziękuję Rovan. Sprawa jest trochę zagmatwana. Czy mogłabym napisać na priva?
Rovan:
Pisz.
lukas_drill:
czy spisy zd-odb z informatycznymi nośnikami danych mają odrębną numerację, czy kolejną, zgodnie z wykazami spisów zd-odb?
łucja:
Nadałabym kolejną.
Nawigacja
Idź do wersji pełnej