spis spraw -jedna sprawa kilku pracowników

[raczkująca]

Pod każde hasło klasyfikacyjne z jrwa jest odrębny spis spraw. Co w sytuacji gdy np. zaświadczeniami o zatrudnieniu i wynagrodzeniu w placówce zajmują się 2 osoby (jedna wypełnia zaświadczenia pod kontem płacowym a druga kadrowo)? Czy każda z tych osób powinna mieć swój spis spraw?
Numery które są nadawane na zaświadczeniu zawierają m.in. inicjały pracownika który wystawił zaświadczenie.

[Barsa]

Inicjały nie mają znaczenia.... "liczy się" symbol komórki org.

[gtrafalski]

Z Waszej instrukcji kancelaryjnej powinno wynikać, że osoba zajmująca się dekretacją wskazuje komórkę organizacyjną, która będzie prowadziła sprawę. Z tego co piszesz powinno to wystarczyć do ustalenia czyje inicjały fakultatywnie powinny znaleźć się w znaku.

[raczkująca]

Inicjały nie mają znaczenia.... "liczy się" symbol komórki org.

Mała jednostka, 10 pracowników, nie ma podziału na komórki org.

[raczkująca]

Z Waszej instrukcji kancelaryjnej powinno wynikać, że osoba zajmująca się dekretacją wskazuje komórkę organizacyjną, która będzie prowadziła sprawę. Z tego co piszesz powinno to wystarczyć do ustalenia czyje inicjały fakultatywnie powinny znaleźć się w znaku.

U nas nie wskazuje komórki tylko osobę do sprawy (mała 10 osobowa firma)

[gtrafalski]

No to jeszcze prościej! Ten kto jest wskazany ten pisze inicjały

[raczkująca]

No to jeszcze prościej! Ten kto jest wskazany ten pisze inicjały

A spis spraw wtedy każdy prowadzi swój i nadaje swoje kolejne numery na zaświadczenia czy zbiorczy dla wszystkich wystawiających i nadawane są kolejne numery tylko dodawane różne inicjały?

[gtrafalski]

To zależy czy u was Spisy spraw prowadzi się na poziomie komórek organizacyjnych (jakieś chyba jednak powinniście mieć), czy całej jednostki.

[raczkująca]

To zależy czy u was Spisy spraw prowadzi się na poziomie komórek organizacyjnych (jakieś chyba jednak powinniście mieć), czy całej jednostki.

Jeszcze się nic nie prowadzi, zaczynamy od stycznia dlatego tyle pytań jest.

W instrukcji jest zapis " Spisy spraw prowadzą pracownicy merytoryczni w odniesieniu do spraw im przekazanych do załatwienia"

Czy dobrze zatem interpretuję, że jeśli zaświadczenia o zatrudnieniu wystawia 2 pracowników to każdy ma swój spis spraw i nadaje kolejno swoje numery?

[Czarny1986]

To zależy czy u was Spisy spraw prowadzi się na poziomie komórek organizacyjnych (jakieś chyba jednak powinniście mieć), czy całej jednostki.

Jeszcze się nic nie prowadzi, zaczynamy od stycznia dlatego tyle pytań jest.

W instrukcji jest zapis " Spisy spraw prowadzą pracownicy merytoryczni w odniesieniu do spraw im przekazanych do załatwienia"

Czy dobrze zatem interpretuję, że jeśli zaświadczenia o zatrudnieniu wystawia 2 pracowników to każdy ma swój spis spraw i nadaje kolejno swoje numery?

Witam,
mam pod swoją opieką taki przypadek: niby funkcjonują komórki ale bez wyraźnego podziału w regulaminie. I w instrukcji kancelaryjnej (dosyć starej z 2013 roku) w par. związanym z nadawaniem numerów spraw jest wskazany tylko skrót jednostki organizacyjnej. Więc zaleciłem, że skoro jest taki podział to należy prowadzić tylko jeden spis spraw dla danej klasy końcowej. Wcześniej każdy pracownik miał swój spis spraw i czasem były 3 spisy....Zresztą kontrola z AP też na to wskazała, że tak powinno być. Jest to mało wygodny podział ale dopóki nie zostaną zmienione przepisy to tak musi zostać. Więc w opisywanym przypadku trzeba by postąpić analogicznie. Bo skoro nie ma podziału na komórki więc i nie może kierownik wskazać tej merytorycznej. Wskaże osobę/ osoby które mają to załatwić. Pytanie czy jeżeli w jednej sprawie będą dwie osoby to czy każda po roku może wpisać swoje inicjały? Niby zakazu nigdzie nie ma....

[EwelinaP]

Uważam, że niedopuszczalne jest, by każdy pracownik prowadził swój spis spraw w obrębie tego samego numeru jrwa, bo dojdzie do dublowania znaków sprawy. Inicjały pracownika nie mają tu nic do rzeczy. Skoro to mała jednostka, to nie powinno być problemu, że jest jedna teczka z jednym spisem spraw i odkładane są tam w kolejności zarówno jedne, jak i drugie zaświadczenia. Jeśli mają być osobno, to istnieje rozwiązanie z grupą spraw wydzielonych, czyli po staremu z podteczką. Jeden pracownik ma numer z jrwa, a drugi dla tego numeru zakłada podteczkę, obaj prowadzą odrębne spisy spraw.

[Rovan]

Spisy spraw prowadzi się dla teczki rzeczowej. Te zaś zakłada się dla klasy z JRWA, w danej komórce, na dany rok kalendarzowy.
Zatem w komórce organizacyjnej na dany rok może być tylko jeden spis spraw dla każdej klasy końcowej. Niezależnie od tego ilu pracowników danej komórki zajmuje się prowadzeniem takich samych spraw.