Jak ugryźć SIND?

[łucja]

Drodzy Archiwiści, mam mały problem z przejęciem SIND od komórki, która oficjalnie go prowadzi, bo SIND w urzędzie jest. Niby wszystko ok. Ale nie wiem, czy do końca. Początki SIND-u sięgają 2014 (oficjalne utworzenie). Pierwsze i późniejsze spisy tworzył archiwista, który wyciągał płyty z przekazywanej do archiwum dokumentacji. Przez kilka pierwszych spisów podpisywał się wszędzie archiwista, potem podpisywał się tylko jako osoba sporządzająca spisy odbierała je osoba odpowiedzialna za ewidencje SIND (wg zarządzenia). Tak więc, spisy generalnie robił cały czas archiwista, ale SIND nie znajdował się w archiwum, spisy zdawczo-odbiorcze komplet w archiwum, komplet SIND.Ja chciałam przejąć SIND aby to co jest już w archiwum (akta), miało swoje dopełnienie na płytach CD. Natrafiłam jednak na pewien opór. Osoba , która teraz ewidencjonuje nośniki, nie chce przekazać ich tak by chronologicznie odpowiadało to ewidencji akt w archiwum. Warunek jest taki "wszystko albo nic" - ona nic dzielić nie będzie, albo ona się tym będzie zajmować w całości albo ja. Co byście zrobili na moim miejscu?

[Rovan]

Nośniki ze składu przejmuje się pełnymi rocznikami - po 2 latach od umieszczenia w składzie.
Czyli w 2020 ze SIND do AZ powinny zostać przejęte wszystkie nośniki umieszczone w składzie w roku 2017 (i ewentualne starsze, jeśli dotychczas nie były przejmowane). W 2021 - nośniki umieszczone w składzie w 2018 itd.

ona nic dzielić nie będzie, albo ona się tym będzie zajmować w całości albo ja

Archiwum nie prowadzi SIND - prowadzi go komórka, w ramach której skład został zorganizowany. Natomiast nośniki w składzie przechowywane są tylko przez 2 lata - potem należy je przekazać do AZ. Nie wszystkie na raz, tylko jak wspomniałem poszczególnymi rocznikami.
Jedyne "dzielenie" jaki tu zachodzi to podział nośników na te, które już trzeba przekazać ze składu do AZ i te, które muszą jeszcze swoje odleżeć w SIND (do upływu 2-letniego okresu).

Tak więc, spisy generalnie robił cały czas archiwista, ale SIND nie znajdował się w archiwum

Nie do końca rozumiem, skoro jak dotąd żadne nośniki nie trafiły ze SIND do AZ to skąd się wzięły ich spisy z/o?
Spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych tworzy się na etapie przekazywania ich ze SIND do AZ, a nie w momencie przekazywania ich z komórek organizacyjnych do składu (co powinno nastąpić niezwłocznie po zakończeniu sprawy, której częścią jest dany nośnik).

Spisy z/o informatycznych nośników danych są ewidencją nośników przekazanych ze składu do archiwum, a nie ewidencją nośników w SIND.

[łucja]

Bardzo dziękuję za odzew. Wszystko co napisałeś Rovan, rozumiem Opisałam jaka była dotychczasowa praktyka i, przyznaję, trochę czasu upłynęło zanim ją pojęłam. Zastałam w archiwum całą kolekcję spisów zdawczo-odbiorczych do SIND, ale nośniki są na innym piętrze. Udostępnianiem zajmuje się osoba z wydziału który prowadzi SIND - w pomieszczeniu SIND znajduje się także drugi komplet spisów - wzbogacony w tym roku może o dwa kolejne spisy. Spisy są wykonywane jak uzbiera się trochę płyt , które przynoszą wydziały. Kiedy poprosiłam o przekazanie SIND-u do 2017 roku usłyszałam, że to niemożliwe. bo wszystkie daty są wymieszane. Mam wrażenie, że spisy były robione, tak jak były znajdowano płyty w przekazywanej dokumentacji (spisy robił archiwista). Wtedy wyszłam z założenia, że może w takim razie, przekażą mi nośniki do dokumentacji, która jest już w archiwum. Wtedy usłyszałam, że albo przejmę wszytko, albo nic - bo to bez sensu żeby dwie osoby się tym zajmowały. Tłumaczyłam, że od początku to było tak wymyślone, że dwie osoby będą się tym zajmowały, a akta w archiwum muszą być dopełnione nośnikami z SIND, ale niestety chyba nie dociera...

[Rovan]

Spisy są wykonywane jak uzbiera się trochę płyt , które przynoszą wydziały

Jak już wspomniałem to nieprawidłowa praktyka - pracownicy komórki prowadzącej SIND maja sporządzać spisy w momencie przekazywania nośników ze SIND do archiwum - analogicznie jak w przypadku przekazywania dokumentacji papierowej z komórek do archiwum.

to niemożliwe. bo wszystkie daty są wymieszane

Czy na pewno mówimy o tych samych datach?
Daty sporządzenia nośników nas w tym kontekście nie interesują - liczą się daty przekazania nośników z komórek org. do SIND. W jaki niby sposób mogą one być "wymieszane"?
Nośniki przekazane w danym roku do składu mają po 2 latach trafić ze składu do AZ
Upraszczając - nośniki ze SIND do archiwum należy przejmować w takiej kolejności w jakiej były przekazywane z komórek do SIND.

bo to bez sensu żeby dwie osoby się tym zajmowały

Równie dobrze pracownicy komórek org. mogli by narzekać, że to bez sensu że muszą przechowywać dokumentację spraw zakończonych przez 2 lata zanim przekażą ją do AZ.
Ktoś tam chyba nie rozumie czym jest SIND.
Przekazanie nośników z komórek do SIND to nie jest ich archiwizacja, a sam skład nie jest częścią archiwum.
To po prostu miejsce, w którym nośniki czekają na przekazanie do AZ - analogicznie jak dokumentacja papierowa oczekuje w komórkach na przekazanie do archiwum.

Podsumowując:
- Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie SIND ma obowiązek przekazać w tym roku do AZ wszystkie nośniki, jakie trafiły do składu do końca 2017 r., a następnie co roku przekazywać kolejne roczniki (w 2021 - 2018, w 2022 - 2019 itd.).
To nie jest jego dobra wola, ani widzimisię, tylko obowiązek wynikający z normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
- Przekazując nośniki ze SIND do AZ ma również obowiązek sporządzić dla nich spisy zdawczo-odbiorcze.
Jak rozumiem dotychczas spisy były sporządzane w momencie przekazywania nośników z komórek do SIND - dla danej partii nośników? Mam nadzieję, że przynajmniej nie były rejestrowane na wykazie spisów? (nie powinny być - nośniki nie były przecież przekazywane do AZ).
Gdybym był na Twoim miejscu domagałbym się sporządzenia nowych spisów - w układzie: osobny spis dla każdego rocznika składu (tak jak powinny powstawać, gdyby nośniki były przekazywane zgodnie z przepisami).

Jedyne co mogę ci doradzić to konsekwentne egzekwowanie obowiązków wynikających z normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Nikt ci łaski nie robi

[msg]

Podpinając się pod temat SIND chciałabym zapytać:
1. czy zbiór przesyłek w składzie informatycznych nośników danych tworzy się jeden na cały okres funkcjonowania jednostki czy na każdy rok oddzielny?
2. Jak dany nośnik powinien być opisany? wystarczy znak sprawy czy należy też umieścić na nim krótką informację czego dotyczy?
3. Na spisie z/o mam kolumnę "oznaczenie nośnika" - czyli co? czy powinna na nim być również kolumna "kat. archiwalną"?
4. jak wygląda procedura brakowania IND?
5. Z jakiej klasy powinno się prowadzić sprawy związane z przekazywaniem nośników do składu?

 Jesteśmy dopiero na etapie tworzenia sind i za bardzo nie wiem jak to wszystko ma wyglądać. Z góry dziękuję za pomoc

[Rovan]

1. Na każdy rok oddzielny, por. art. 38 ust. 3 IK z 2011 r.
2. Normatywy odnoszą się do kwestii opisu nośników bardzo ogólnie, mówiąc jedynie, ze każdy nośnik powinien być "trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację".
Możemy jednak posiłkować się tutaj ogólnymi zasadami opisywania jednostek archiwalnych oraz danymi umieszczanymi na spisie z/o nosników.
Moim zdaniem pełny opis informatycznego nośnika danych powinien zawierać:
- nazwę jednostki organizacyjnej
- nazwę komórki organizacyjnej
- oznaczenie nośnika
- znak sprawy, której częścią jest nośnik, a jeśli zawiera dokumentacje nie tworzącą akt sprawy - symbol klasyfikacyjny (w tym ostatnim przypadku również opis zawartości, gdyż samo hasło klasyfikacyjne na które kieruje nas symbol z JRWA stanowi zbyt ogólną informację)
- kategorię archiwalną

3. To jest dość enigmatyczne pojęcie. Zgodnie z przepisem ma to być oznaczenie pozwalające na jednoznaczną identyfikację nośnika. Moim zdaniem oznaczenie to powinno wynikać z ewidencji nośników w SIND (np. nr kolejny nośnika/rok rejestracji w składzie). Wprawdzie normatywy nie odnoszą się do kwestii ewidencjonowania nośników przekazywanych z komórek do SIND ale oczywistym jest, że jakąś ewidencję nośników w składzie prowadzić trzeba.
Niektóre jednostki wprowadziły własne wzory takiej ewidencji (patrz załącznik)

4. Przepisy z 2011 r. w zasadzie nie regulują kwestii brakowania nośników systemie tradycyjnym - odnoszą się jedynie do brakowania nośników w systemie EZD.
Logicznym jest jednak, że powinno ono przebiegać podobnie jak brakowanie dokumentacji papierowej - wniosek na brakowanie + spis nośników.
Jeśli chodzi o to kiedy brakować nośniki (od którego momentu liczyć bieg ich okresów przechowywania):
- w przypadku nośników stanowiących część akt sprawy powinny zostać one wybrakowane równolegle z papierowymi aktami sprawy, do której przynależą (analogicznie jak w systemie EZD - por. art. 41 IA z 2011 r.)
- w przypadku nośników zawierających dokumentację nie tworzącą akt spraw niezbędnym wydaje się umieszczenie zarówno w opisie nośnika jak i na spisie z/o daty rocznej wytworzenia/wpływu nośnika, od której moglibyśmy liczyć bieg okresu przechowywania. Przepisy jednak milczą w tej kwestii.

5. Podobnie jak przy przekazywaniu dokumentacji do AZ nie widzę tu za bardzo miejsca na zakładanie spraw, jedynie na prowadzenie ewidencji przekazanych nośników (klasa 1610 w JRWA dla Gmin).

[łucja]

Bardzo dziękuję Rovan. Sprawa jest trochę zagmatwana. Czy mogłabym napisać na priva?

[Rovan]

Pisz.

[lukas_drill]

czy spisy zd-odb z informatycznymi nośnikami danych mają odrębną numerację, czy kolejną, zgodnie z wykazami spisów zd-odb?

[łucja]

Nadałabym kolejną.