Nowicjusz w Archiwum Zakładowym

[KarolaAZ]

Witam,
od nie dawna przejęłam archiwum zakładowe w Urzędzie Gminy. Jestem też nowicjuszem, nie miałam nigdy styczności z archiwum. Od 2017 r. nie było prowadzone archiwum (brak pracownika), więc jest duży chaos w papierach. Z archiwum państwowym trudno się skontaktować, dlatego mam nadzieję że znajdę pomoc tutaj na forum.

1. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Mam prowadzony wykaz od 2016r. z nową numeracją do 2018r., czy mam kontynuować dalszą numeracje?
Przed 2016 r. była prowadzona numeracja całkiem inaczej (numer z wykazu był przyporządkowany do danego referatu)
Jaką kategorie archiwalną ma wykaz spisów ? Czy w ogóle posiada?

2.Spisy zdawczo-zbiorcze
Tutaj jest też duży chaos, mam podzielone na referaty. I tak myślę kontynuować.
Pytanie czy spisy zdawczo-zbiorcze dla danego referatu przechowujemy ze wszystkich kategorii, tzn. A, B? Bo poprzedniczka to widzę że różnie to prowadziła. Czasem miała osobną teczkę dla kategorii A, a czasem wszystko razem przechowywała.

Czy spisy na których wszystkie pozycje zostały wybrakowane przechowujemy razem ze wszystkimi spisami?

3. Brakowanie dokumentacji
Jak wspomniałam ciężko się skontaktować z archiwum państwowym. Do wniosku dołączam spis na brakowanie. Proszę mi powiedzieć, jeśli mam kilka kategorii, tzn. A, B-3,B-5,B-10,B-25 czy wszystkie kategorie na jednym spisie?

4. Kategoria BE
Czy piszę osobny wniosek o brakowanie wraz ze spisem? Widzę że moja poprzedniczka tak robiła

5. Referat finansowy
Jeśli jest kat. B-5 to przechowuje 5 lat czy doliczam 1 rok dodatkowo? Miałam kiedyś na krótkim szkoleniu, że liczymy dodatkowo 1 rok, ponieważ wynika to z prawa bilansowego. Ale nie wiem czy dobrze rozumiem?

Bardzo dziękuje za każdą podpowiedź. Dla kogoś te pytania mogą się wydać śmieszne, bo mogą być oczywiste. A ja nie mam pewności więc wolę się upewnić. Proszę mi uwierzyć, że jest bardzo ciężko. Często znajduję teczki które nie są przyjęte na stan, a są z 1990 r.   

[Rovan]

1. Wykaz spisów powinien posiadać numerację ciągłą - od 1 do + nieskończoności
Numeracje kontynuuje się przez cały okres istnienia jednostki.
Wykaz spisów (podobnie jak same spisy) ma kat. A (klasa 1630 w JRWA).

2. Archiwista przechowuje 2 egz. każdego spisu z/o - jeden w zbiorze ogólnym (wg. numerów spisów), drugi w zbiorach dla poszczególnych komórek organizacyjnych.
Nie ma wymogu odrębnego grupowania spisów kat. A i B.
Wybrakowanie wszystkich pozycji ze spisu nie wpływa na sposób jego przechowywania - spisy pozostają we wspomnianych zbiorach.

3. Kat. A nie podlega brakowaniu!!!
Tworzy się odrębne spisy dla kat. B, BE i BC, a do każdego spisu odrębny wniosek na brakowanie.
Okres przechowywania nie ma tu znaczenia.

4. Jak wyżej - odrębne wnioski i spisy dla kat. B, BE i BC

5. Standardowo okresy przechowywania liczymy od końca roku, w którym zakończono prowadzenie dokumentacji (od 1 stycznia roku następnego). Czyli np. dokumenty kat. B5 z 2020 r. będą przechowywane do końca roku 2025 i brakowane w roku 2026.
Istnieją oczywiście wyjątki od tej zasady - gdzie bieg okresu przechowywania rozpoczyna się później.
Np. okres przechowywania list płac liczymy nie od daty sporządzenia listy, a od daty ustania stosunku pracy osób, których lista dotyczy; okres przechowywania faktur dot. finansowania inwestycji - od daty zakończenia realizacji inwestycji itd., itp.

[KarolaAZ]

3. Kat. A nie podlega brakowaniu!!!
Tworzy się odrębne spisy dla kat. B, BE i BC, a do każdego spisu odrębny wniosek na brakowanie.
Okres przechowywania nie ma tu znaczenia.

Tak, oczywiście. Literówka się wkradła.
Dziękuje bardzo za odpowiedzi!

Proszę mi powiedzieć bo też dopiero organizuje pomieszczenia w archiwum. Chciałabym dla każdego referatu zrobić osobny regał. Teraz pytanie czy można wszystkie kategorie archiwalne przechowywać razem? Tzn. oddzielić sobie że to jest kat.A, kat. B, ale na jednym regale dla danego referatu. Byłoby łatwiej dla mnie.

[Dory]

3. Kat. A nie podlega brakowaniu!!!
Tworzy się odrębne spisy dla kat. B, BE i BC, a do każdego spisu odrębny wniosek na brakowanie.
Okres przechowywania nie ma tu znaczenia.

Tak, oczywiście. Literówka się wkradła.
Dziękuje bardzo za odpowiedzi!

Proszę mi powiedzieć bo też dopiero organizuje pomieszczenia w archiwum. Chciałabym dla każdego referatu zrobić osobny regał. Teraz pytanie czy można wszystkie kategorie archiwalne przechowywać razem? Tzn. oddzielić sobie że to jest kat.A, kat. B, ale na jednym regale dla danego referatu. Byłoby łatwiej dla mnie.

Zasadniczo powinny być osobne pomieszczenia na kat. A i B, chyba że warunki lokalowe nijak na to nie pozwalają. Co mówi Wasza instrukcja archiwalna? To jest podstawowe źródło informacji.

[KarolaAZ]

Jeszcze raz bardzo dziękuje za odpowiedzi.
Pozdrawiam

[Rovan]

Generalnie w AZ najczęściej stosowane są dwa układy akt:
- układ z podziałem na komórki organizacyjne (dla każdej komórki odrębne regały, w ramach danej komórki akta ułożone w kolejności spisów z/o)
- układ ciągły (brak podziału na komórki, akta ułożone jedynie w kolejności spisów z/o)

Niezależnie od tego, który z powyższych układów wybierzemy, należy przestrzegać zasady oddzielnego przechowywania materiałów archiwalnych, dokumentacji niearchiwalnej i informatycznych nośników danych (tudzież dokumentacji ze składu chronologicznego - jeśli stosujemy EZD).
Czy grupy te zostaną wydzielone do osobnych magazynów, czy tylko na osobne regały to już zależy od możliwości lokalowych jednostki.

[Michał Szot]

3. Kat. A nie podlega brakowaniu!!!
Tworzy się odrębne spisy dla kat. B, BE i BC, a do każdego spisu odrębny wniosek na brakowanie.
Okres przechowywania nie ma tu znaczenia.

W rozporządzeniu jest mowa o sporządzeniu odrębnych spisów. Moim zdaniem, nie ma konieczności tworzenia osobnego wniosku dla każdego ze spisów. W szczególności nie widzę sensu w tworzeniu odrębnych wniosków gdy brakujemy dokumentację tej samej jednostki, wytworzoną w podobnym okresie.

W takiej sytuacji robię jeden wniosek, do którego dołączam 2 lub 3 spisy.

[Rovan]

W rozporządzeniu jest mowa o sporządzeniu odrębnych spisów. Moim zdaniem, nie ma konieczności tworzenia osobnego wniosku dla każdego ze spisów. W szczególności nie widzę sensu w tworzeniu odrębnych wniosków gdy brakujemy dokumentację tej samej jednostki, wytworzoną w podobnym okresie.

Swego czasu wychodziłem z takiego samego założenia. Niestety niektóre AP (np. APW) wymagają sporządzania odrębnych wniosków dla każdego spisu.
Podejrzewam, że wynika to z interpretacji zapisu par. 8 ust. 3 rozporządzenia, a konkretnie z użycia tam liczby pojedynczej:

Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc

Nie wiem jak bardzo rozpowszechnione jest to podejście - jak rozumiem Twoje AP nie robi problemów z załączaniem wszystkich 3 spisów do jednego wniosku?

[Michał Szot]

AAN do wniosku z dwoma spisami mojej jednostce nie robił problemów (z tego powodu). Opcja z trzema spisami, to przyznaje, na razie tylko koncept teoretyczny, którego jeszcze nie miałem okazji przetestować.

Rzeczywiście zastosowanie liczby pojedynczej daje możliwość takiej interpretacji (stąd w powyższym poście "moim zdaniem"), ciekawe jakie były intencje prawodawcy. Będę musiał kiedyś to sprawdzić.

[KarolaAZ]

Witam ponownie,
mam problem z kat. archiwalną 
Mam teczkę z 2009 r. symbol klasyfikacyjny: 3113, hasło: Podatek od nieruchomości
Jednak według obowiązującego JRWA powinna mieć
symbol 3123, hasło: Łączne zobowiązanie podatkowe rolników
Kategoria archiwalna jest taka sama.

Jak mam napisać na spisie do brakowania? Według starej klasyfikacji? Czy nowej?

[Rovan]

Wg starej.
Zasada jest prosta:
- opisując teczki (i sporządzając ich ewidencję) stosujemy symbole i hasła klasyfikacyjne z tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki,
- kategorie archiwalną również nadajemy wg JRWA obowiązującego w chwili założenia teczki, chyba ze w międzyczasie uległa zmianie na wyższą.

Podobno niektóre AP wymagają aby na spisie na brakowanie obok symbolu obowiązującego w chwili założenia teczki podawać również symbol z aktualnego JRWA, ale nie wynika to z przepisów, a raczej z chęci ułatwienia sobie pracy. Osobiście nie zatknąłem się z taka praktyka - znam ją tylko ze słyszenia.

[Bolek]

Wg starej.
Zasada jest prosta:
- opisując teczki (i sporządzając ich ewidencję) stosujemy symbole i hasła klasyfikacyjne z tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki,
- kategorie archiwalną również nadajemy wg JRWA obowiązującego w chwili założenia teczki, chyba ze w międzyczasie uległa zmianie na wyższą.

Podobno niektóre AP wymagają aby na spisie na brakowanie obok symbolu obowiązującego w chwili założenia teczki podawać również symbol z aktualnego JRWA, ale nie wynika to z przepisów, a raczej z chęci ułatwienia sobie pracy. Osobiście nie zatknąłem się z taka praktyka - znam ją tylko ze słyszenia.

Ja się temu nie dziwię. Nowo wprowadzaone jrwa od 2011 często tak diametrialnie różnią się układem i hasłami, że archiwista państwowy wydając zgodę na brakowanie ma poważny problem czy właściwie interpretuje zapisy. Np. stary i nowy jrwa dla administracji skarbowej to kosmos. Podobnie jrwa GDDKiA stary i nowy.

[KarolaAZ]

Ja się temu nie dziwię. Nowo wprowadzaone jrwa od 2011 często tak diametrialnie różnią się układem i hasłami, że archiwista państwowy wydając zgodę na brakowanie ma poważny problem czy właściwie interpretuje zapisy. Np. stary i nowy jrwa dla administracji skarbowej to kosmos. Podobnie jrwa GDDKiA stary i nowy.

Dokładnie, chyba w takim razie spróbuje skontaktować się z AP