Porządkowanie dokumentacji przed przekazaniem do AP.

[Slawek91]

Witam,

Zamierzam porządkować starą dokumentacje przed przekazaniem do AP i mam pytanie.

Mam starą teczkę (kat. A) która wg. spisu zawiera lata 1993-1994. Natomiast w samej teczce są sprawy jeszcze z 1992. Czy w takim wypadku powinienem uporządkować teczkę datami z góry 1992 rok potem dopiero spis spraw z 1993 itd. Druga sprawa, że brakuje wszystkich spraw w spisie (tzn. w teczce są sprawy których nie ma w spisie.) Mam tworzyć brakujące spisy i poprawiać te które już są czy wystarczy, że uporządkuje to co jest paginuje a na wewnętrznej stronie teczki wpiszę formułkę odnośnie liczby teczek ?

[szymek]

Rozumiem, że mówisz o teczkach będących na stanie AZ. Teczki kat. A, które tego wymagają uporządkowałbym. Mówisz o tym, że masz też teczki, w których co innego jest w teczkach a co innego w spisie. Jeżeli są to teczki kat. A i w dodatku są one w AZ, w którym pracujesz, to chyba warto naprawić ten błąd.

[Slawek91]

Dokładnie tak.
Teczki zostały przyjęte do AZ spisem w roku 1998. Od tego czasu sobie leżały i nikt nie zaglądał, aż do dzisiaj. Pytanie tylko czy wystarczy uporządkować, paginować, włożyć do nowej teczki (bezkwasowej) i ją poprawnie opisać czy muszę też tworzyć brakujące spisy/poprawiać stare.

[szymek]

Moim zdaniem jeżeli nie ma spisu w teczce to trzeba go zrobić z uwzględnieniem tego, że niektórych pozycji nie ma.

[Czarny1986]

Uporządkować jeżeli się da to według spraw. Jeżeli nie ma spisów to robienie ich po tylu latach mija się z celem.

[Dory]

Uporządkować jeżeli się da to według spraw. Jeżeli nie ma spisów to robienie ich po tylu latach mija się z celem.

Jestem tego samego zdania - według mnie to kompletnie bez sensu, bo po pierwsze jesteś archiwistą a nie pracownikiem merytorycznym, do którego obowiązków należało kiedyś prowadzenie kompletnego spisu spraw, po drugie - w związku z powyższym - nie prowadziłeś tych spraw, nie znasz trybu załatwiania i nie ma gwarancji co do momentu rozpoczęcia i zakończenia sprawy, chyba że z dokumentów jasno wynika (ale chyba nie, skoro spisy nie są kompletne).

[Slawek91]

Dziękuję za pomoc.
Od początku tak myślałem, z tego co widziałem mój poprzednik miał podobne podejście, ale chciałem się jeszcze skonsultować.