przekazywanie do AP

[archi]

Witam,
niedługo będę przekazywać dokumentację do Archiwum Państwowego - pierwszy raz. Ciekawa jestem jak wygląda procedura, gdy już będę na miejscu z teczkami - jak wygląda odbiór  . Może ktoś podzieliłby się ze mną informacjami  .
Pozdrawiam

[metricisRegninotarii]

- Uszanowanko Panie kierowniku, akta przywiozłem!
- Zaiste zacnie to! A prawidłowo opisane? Nie będę musiał ścigać o poprawki?
- ło Panie! Konarski z Przelaskowskim by tak dobrze tego nie zrobili jak ja! Toć mnie Prezes ścigał spory kawałek za bramę i krzyczał, że on się rozmyślił i tak dobrze opisanych oraz ładnie zapakowanych akt to on nie odda! Będzie Pan zadowolony!
- łooooo aż tak dobrze? to proszę wyładować, podpiszę pismo przewodnie, że przyjąłem - ale bez dokładnego sprawdzenia zawartości! W 3 miesiące sprawdzimy i wyślemy 1 podpisany egzemplarz spisu
- Dziękuje bardzo!
[Wyładowywanie akt]
[Podpisywanie pisma]
- Do widzenia p. kierowniku - ku chwale zasobu!
- Ku chwale!

_________________________

A bardziej na serio - nie ma jakowychś specjalnych procedur - zawozisz pod wskazany adres, kontaktujesz się ze wskazaną osobą, mówisz kto Ty i po co, wyładunek akt we wskazanym miejscu, podpisanie pisma potwierdzającego, że tego a tego dnia akta przekazano, ewentualnie delegację jeśli masz wystawioną i tyle.

[Czarny1986]

Witam,
Naturalnie można zrobić tak jak zostało powiedziane wyżej. Jednak gdy robisz to pierwszy raz to proponowałbym kontakt z AP w obecnej sytuacji chyba najlepiej e-mail/telefon. Powiedz im mniej więcej co masz. Jeżeli masz jakieś wątpliwości co do właściwej kwalifikacji tego co będzie przekazane lub pytania to może rozjaśnią od razu. Mnie za pierwszym razem bardzo pomogły ich wskazówki dzięki temu obyło się potem bez poprawek.

[archi]

  :Dzięki. W sprawie przygotowań teczek kontaktowałam się już z moim AP, wiedzą też co mam. Tak tylko byłam ciekawa jak wygląda sam odbiór na miejscu... i się dowiedziałam  .
Pozdrawiam

[metricisRegninotarii]

Odpowiedź Czarny1986 nasunęła mi takową myśl, iż może ktoś mnie dobrze nie zrozumieć zatem dla jasności - o zawożeniu akt do AP może być tylko i wyłącznie mowa po dopięciu wszelkich formalności wcześniej - co oznacza miedzy innymi, iż trzeba przesłać spis zd-odb do akceptacji, zatem AP już będzie wiedziało co im się przywozi.
Każdorazowo również trzeba oczywiście zadzwonić i się umówić na konkretny termin, uzyskać informację pod jaki adres (AP może mieć kilka magazynów w różnych lokacjach) oraz zapytać z kim się kontaktować na miejscu.

[Czarny1986]

Dlatego też wyszczególniłem

[Bolek]

Wymogi jak  należy przygotować akta do przekazania do Archiwum Państwowego zostały określone w § 6-8 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2019 r., poz. 246) i w załączniku nr 4 do ww. Rozporządzenia.
W szczególności należy zwrócić uwagę na prawidłowo sporządzony spis zdawczo-odbiorczy, na właściwe opisy akt zgodne i identyczne ze sporządzonym spisem (aby nie było różnic lub czegoś było za dużo lub za mało). Sygnatura porządkowa wynikająca ze spisu zdawczo-odbiorczego powinna być naniesiona na akta w lewym dolnym rogu. To jest zupełnie co innego niż sygnatura z archiwum zakładowego co wiele osób nie rozróżnia. Ponadto same akta powinny być oczyszczone z kurzu i wszelkich innych zabrudzeń, powinny mieć usunięte wszelkie części metalowe i plastiki. Należy ponadto ponumerować (spaginować) wszystkie zapisane strony a ich liczbę nanieść na spodniej wewnętrznej stronie okładki. Zgodnie z Rozporządzeniem w przygotowaniu akt należy stosować okładki i pudła bezkwasowe. Ważne - paginacja (numeracja stron) to nie to samo co foliacja (numeracja kart). Chociaż archiwum może taką też zaakceptować. Sprawdzajcie wcześniejsze paginacje bo jest w niej kupę najróżniejszych błędów jak opuszczanie stron, pomyłki w numeracji i przeskoki, numerowanie pustych stron i pustych niewypełnionych formularzy (za wyjątkiem sytuacji gdzie brak informacji to też informacja), pomijanie w numeracji spisów spraw czy istotnych informacji zapisanych na wewnętrznych stronach okładek.

[archi]

takie pytanko - spis materiałów przekazywanych do AP w miejscu (podpis przekazującego materiały archiwalne) podpisuje Dyrektor instytucji ?
Dziękuję i przepraszam za takie pewnie naiwne pytanie