W jakiej jednostce pracujesz? To może być ważne w świetle Twoich pytań.
Ad. 1 - Wszystko zależy od organizacji pracy w jednostce. W moim poprzednim miejscu pracy - instytucie naukowym PAN - uzgadnianie treści, np. zarządzenia, odbywało się mejlowo (np. w trybie rejestracji zmian), mało - nikt tych mejli z projektami aktu nie drukował. I wiedziałam, że nie zmuszę pracowników do tego, nie było najmniejszych szans. W projekcie nowego JRWA zapisałam zatem, że kat. A aktu dotyczy dokumentacji w komórce wyznaczonej do gromadzenia normatywów, a drugi egzemplarz - w ostatecznym kształcie, z parafami pracowników zaangażowanych w daną sprawę - trafi do komórki właściwej merytorycznie, np. decyzje premiowe w komórce ds. kadr i płac. I ten drugi egz. znajdzie się w klasie właściwej rzeczowo, z odpowiednią kategorią archiwalną. Nie wiem, czy ostatecznie takie JRWA by przeszło w AAN (w międzyczasie odeszłam z pracy), ale kiedy wstępnie konsultowałam się z AAN, nie było większych obiekcji.
U Ciebie zatem może być podobnie. Jestem zdania, że jeśli jakieś postępowanie wynika z praktyki i nie stoi w sprzeczności z przepisami, nie ma co kopać się z koniem i na siłę przyjmować zapisy, które będą martwe. Jeśli chodzi o moją byłą pracę, właśnie wiedziałam, że będą martwe, jeśli zastosuję się stricte do przepisów AP.
Ad. 2 - Moim zdaniem wysoka kategoria, czyli A, dotyczy ważnych instytucji np. ministerstw. Zauważ, że to tylko przykładowy wykaz, a instytucji o różnorodnym charakterze jest multum. Moim zdaniem najwyżej BE10, jeśli chodzi o opiniowanie aktów innych instytucji.
Ad. 3 - Mimo że nie powstaje u was taka dokumentacja, zostawiłabym na wszelki wypadek - może jednak coś się trafi; wtedy będzie hasło do gromadzenia takich akt. A co do tego, kto ma się tym zajmować - to chyba nie jest kwestia, o której można teraz decydować; przecież to osoba kierująca jednostką decyduje o kompetencjach.
Podsumowując - stoję na stanowisku, że można i należy wzorować się na przykładowym JRWA, ale trzeba bezwzględnie wziąć pod uwagę specyfikę swojej jednostki, po prostu praktykę. Inaczej wprowadzi się hasła w JRWA, które będą martwe albo opatrzone zbyt wysoką kategorią.
