Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Spis zdawczo-odbiorczy - jak poprawnie stworzyć?
Forumowicz:
Mam pytanie odnośnie podpisywania spisów zdawczo- odbiorczych. Przed szkoleniem z archiwizacji przyjęłam akta i w mojej jednostce powiedziano mi, że trzeci egzemplarz spisu nie ma przeznaczenia, w związku z czym nie podpisała go ani osoba przekazująca mi akta, ani ja. Teraz tej osoby nie ma w pracy (i przez dłuższy czas nie będzie). Czy w tej sytuacji spisy powinna podpisać osoba ją zastępująca czy powinnam skserować podpisany przez nią spis, żeby wszystkie egzemplarze były takie same?
lukas_drill:
--- Cytat: Michał Szot w Wrzesień 26, 2020, ---6. Pozycje układamy w pierwszej kolejności chronologicznie, wg roku założenia teczki aktowej. W ramach poszczególnych roczników nadajemy kolejność narastającą wg symboli klasyfikacyjnych.
--- Koniec cytatu ---
Czy jednak nie lepiej stosować układu w spisie zd-odb wg. symbolu z JRWA a w ramach tegoż chronologicznie latami?
Spis jednak ma służyć temu, aby potem znaleźć konkretną teczkę, a znaleźć ją najłatwiej, jeśli "podążamy" za znakiem teczki, a potem rocznik...
No bo co nam daje układ rocznikami? Jeśli miałby ułatwić typowanie do brakownia, to się tutaj nie sprawdzi, bowiem w ramach danego roku i tak będziemy mieć różne kategorie (B2, B3, B5, B10 itd.)a zatem trzeba wertować i tak cały spis. A robienie spisów do każdej kategorii osobno (co dawałoby sens prowadzenia układu wg. lat) to chyba kiepski pomysł...
Biurowa:
--- Cytat: Michał Szot w Wrzesień 26, 2020, ---4. W spisie kat. B stosujemy pozycje wielotomowe i do jednego spisu wpisujemy akta o różnych okresach przechowywania (odpowiedni formularz spisu z-o w arkuszu kalkulacyjnym pozwala na łatwe filtrowanie treści i typowanie akt do brakowania).
--- Koniec cytatu ---
Czy przy pozycjach wielotomowych liczba porządkowa danej pozycji powinna być równa liczbie teczek/tomów?
Spotkałam się z taką praktyką, przykład:
l.p. znak teczki tytuł teczki daty skrajne liczba teczek
1-8 320 Dowody księgowe 2010 8
9-15 320 Dowody księgowe 2011 7
Czy taki zapis na spisie zdawczo-odbiorczym jest poprawny? :)
Czarny1986:
--- Cytat: Biurowa w Październik 17, 2023, ---
--- Cytat: Michał Szot w Wrzesień 26, 2020, ---4. W spisie kat. B stosujemy pozycje wielotomowe i do jednego spisu wpisujemy akta o różnych okresach przechowywania (odpowiedni formularz spisu z-o w arkuszu kalkulacyjnym pozwala na łatwe filtrowanie treści i typowanie akt do brakowania).
--- Koniec cytatu ---
Czy przy pozycjach wielotomowych liczba porządkowa danej pozycji powinna być równa liczbie teczek/tomów?
Spotkałam się z taką praktyką, przykład:
l.p. znak teczki tytuł teczki daty skrajne liczba teczek
1-8 320 Dowody księgowe 2010 8
9-15 320 Dowody księgowe 2011 7
Czy taki zapis na spisie zdawczo-odbiorczym jest poprawny? :)
--- Koniec cytatu ---
Raczej tak bym proponował:
l.p. znak teczki tytuł teczki daty skrajne liczba teczek
1. 320 Dowody księgowe 2010 8
2. 320 Dowody księgowe 2011 7
sgt_Wichowski:
Jeśli chodzi o podział spisów zdawczo-odbiorczych, to wydaje mi się, że zależy to od ilości produkowanej dokumentacji. Jeśli jest jej dużo, to ma sens tworzenie osobnego spisu dla B-2 i B-5. Tak samo z osobnymi spisami z poszczególnych lat. 300 teczek jednorodnej dokumentacji z jednego roku na jednym spisie - i wtedy postępowanie komisji brakującej i wniosek do AP o zatwierdzenie wygląda zupełnie inaczej, niż babranie się w rozdzielaniu teczek, które już mają być wybrakowane, a które nie.
A z drugiej strony, jeśli tych teczek nie jest 300 tylko 3 z jednej kategorii, 3 z drugiej i 3 z trzeciej - to faktycznie, jak cossack napisał, jest to bezsensowne marnowanie papieru.
Nawigacja
Idź do wersji pełnej