regulamin organizacyjny a dektretacja

[łucja]

Drodzy Archiwiści,
mam dylemat z przejmowaną dokumentacją. Wydział wytwarza dokumentację, choć zgodnie z regulaminem organizacyjnym, nie zajmuje się tego typu sprawami. Natomiast są one dekretowane na tenże wydział. Co ważniejsze? Regulamin organizacyjny czy dekretacja dyrektora?Mieliście kiedyś takie dylematy?

[Rovan]

To nie jest dylemat dla archiwisty
Zadaniem archiwisty jest przyjmowanie z komórek organizacyjnych dokumentacji prowadzonych przez te komórki spraw. To czy przesyłki zostały zadekretowane na właściwą komórkę i czy dana komórka powinna prowadzić sprawy danego typu to nie jest problem archiwisty, a kierownika jednostki dokonującego dekretacji.

[łucja]

Bardzo dziękuje, im mniej dylematów tym lepiej. A jeśli na spisie spraw i na pismach są znaki innego wydziału, niż tego który przekazuje dokumentacją to mogę odmówić przyjęcia takiej teczki do archiwum?

[Rovan]

Pytanie, dlaczego inna komórka wytworzyła dokumentację, a inna ją przekazuje?

[łucja]

Wydziały sobie pomagają, a jeden pełni  rolę tzw. "podręcznego archiwum" i kompletuje dokumentację drugiego.

[Rovan]

Moim zdaniem w takiej sytuacji, jeśli:
- dokumentację wytworzyła komórka A
- komórka A wciąż funkcjonuje i pozostaje komórka merytoryczną dla tej dokumentacji (nie miało miejsce przejęcie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi itp.)
wówczas zarówno na teczkach jak i na spisach z/o muszą się znaleźć dane komórki A (w tym podpis kierownika komórki A).
Komórka B wykonuje jedynie czysto fizyczną czynność pomocniczą - formalnie dokumentacje do AZA przekazuje komórka A.
Jeśli dokumentacje przed przekazaniem do AZ uporządkował pracownik komórki B, to jego podpis powinien znaleźć się na spisie z/o obok podpisu kierownika komórki A.
Drugi egz. spisu z/o należy umieścić w zbiorze spisów komórki A.
Jeśli w AZ dokumenty układane są z podziałem na komórki organizacyjne to taką dokumentacje należy umieścić na regale komórki A.

[łucja]

Bardzo dziękuję za potwierdzenie toku myślenia