przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA

[łucja]

Ostatnio dostałam od wydziału teczki  z dokumentacją, która powstała przed 2011 (od 2002 r.), ale zaklasyfikowaną wg nowego JRWA, który w tamtym czasie nie obowiązywał. Wiem, że wg IK dokumentacja powinna być sklasyfikowana wg obowiązującego wówczas wykazu. Z drugiej strony widzę, że niemal całość dokumentacji, która jest w archiwum, sprzed 2011 r., ma klasy wg aktualnie obowiązującego JRWA.Czy jest to dopuszczalne (może są jakieś wyjątki o których nie wiem)? Z drugiej strony,  gros tej dokumentacji ma kategorię B5 i jej okres przechowywania minął. Czy warto przejmować taką dokumentację do AZ, czy lepiej wybrakować z poziomu komórki merytorycznej (oczywiście za zgodą AP). Jak byście postąpili, w takiej sytuacji?

[szymek]

Nie możesz przyjąć do az dokumentacji źle oznaczonej a o takiej piszesz. Jeśli cała dokumentacja w obecnej chwili jest do brakowania a jest jej b. dużo to może warto dogadać z AP pod które podlega Twoja jednostka.

[łucja]

Dziękuję za odpowiedź. Dokumentacja została zaklasyfikowana wg wcześniejszego JRWA, choć co do pierwszego obowiązującego wykazu w urzędzie to "tonie on w mrokach historii" i najstarsi urzędnicy nie wiedzą jaki jrwa wtedy był stosowany, choć mam podejrzenia graniczące z pewnością, że  żaden.

[Czarny1986]

Ostatnio dostałam od wydziału teczki  z dokumentacją, która powstała przed 2011 (od 2002 r.), ale zaklasyfikowaną wg nowego JRWA, który w tamtym czasie nie obowiązywał. Wiem, że wg IK dokumentacja powinna być sklasyfikowana wg obowiązującego wówczas wykazu. Z drugiej strony widzę, że niemal całość dokumentacji, która jest w archiwum, sprzed 2011 r., ma klasy wg aktualnie obowiązującego JRWA.Czy jest to dopuszczalne (może są jakieś wyjątki o których nie wiem)? Z drugiej strony,  gros tej dokumentacji ma kategorię B5 i jej okres przechowywania minął. Czy warto przejmować taką dokumentację do AZ, czy lepiej wybrakować z poziomu komórki merytorycznej (oczywiście za zgodą AP). Jak byście postąpili, w takiej sytuacji?

Witam, chyba pisałem już na ten temat ale w razie coś to powtórzę. Moje AP zleciło przyjmowanie na ewidencję wszystkiego (zarówno tego co leżało niezewidencjonowane jak i starych dokumentów z komórek). I stopniowo to realizuję. Przy czym używam JRWA stosowany w momencie wytworzenia dokumentacji. Jedynie gdy kategoria jest obecnie wyższa to ją nadaję. A gdy dokumentacja jest starsza z czasów gdy nie było żadnego wykazu wtedy używam obecnego. Przy czym gdy przekazywałem akta do AP to w spisie i na teczkach  pracownicy nadzoru kazali wykreślić symbol klasyfikacyjny, ze względu jak to  mniej więcej określili "brak praktycznego zastosowania symbolu w prowadzonej dokumentacji". U Ciebie może być inaczej, bo inne AP no i ilość akt może być większa

[Rovan]

@Czarny 1986 Opisałeś standardową praktykę - Dokumentację klasyfikujemy wg tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki. Jeśli nie obowiązywał żaden, wówczas nie stosujemy żadnych symboli klasyfikacyjnych.
Co do kategorii archiwalnej, to stosujemy tą która obowiązywała w chwili założenia teczki, chyba ze w aktualnym JRWA obowiązuje wyższa.

[Forumowicz]

@Czarny 1986 Opisałeś standardową praktykę - Dokumentację klasyfikujemy wg tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki. Jeśli nie obowiązywał żaden, wówczas nie stosujemy żadnych symboli klasyfikacyjnych.

Czyli znaku akt nie umieszcza się w ogóle w opisie teczce? A hasło klasyfikacyjne nadaje się według nowego JRWA?

[EwelinaP]

Czy w dokumentach nie ma żadnego znaku sprawy, którym można by się posiłkować? W przypadku, gdy nie mamy obowiązującego w danym okresie jrwa nasze ap nakazało zastosować hasło i kategorię archiwalną z obecnego jrwa z uszczegółowieniem w nawiasie kwadratowym, natomiast jako znak teczki wpisujemy oznaczenie ze znaków sprawy zastosowanych w dokumentach. Jeśli nie ma żadnego, to oczywiście stosujemy biblijną zasadę, że z pustego to i Salomon nie naleje 

[Forumowicz]

Czy w dokumentach nie ma żadnego znaku sprawy, którym można by się posiłkować? W przypadku, gdy nie mamy obowiązującego w danym okresie jrwa nasze ap nakazało zastosować hasło i kategorię archiwalną z obecnego jrwa z uszczegółowieniem w nawiasie kwadratowym, natomiast jako znak teczki wpisujemy oznaczenie ze znaków sprawy zastosowanych w dokumentach. Jeśli nie ma żadnego, to oczywiście stosujemy biblijną zasadę, że z pustego to i Salomon nie naleje 

To dokumentacja nietworząca akt sprawy. Dziękuję bardzo za odpowiedź

[spoojka]

Cześć. Odświeżam wątek i proszę o pomoc w następującej sytuacji: co zrobić z przeterminowaną dokumentacją, która nie posiada spisów spraw i była błędnie klasyfikowana? Oczywiście przed wybrakowaniem zamierzam ją przeglądnąć i myślę, żeby podzielić na same klasy, bez tworzenia i tak fikcyjnych spisów spraw. Do uporządkowania jest ponad 20 lat, więc to bardzo ułatwiłoby mi sprawę. Bardzo proszę o jakieś wskazówki