brakowanie

[kkk]

Dzień dobry
Przygotowuję brakowanie dokumentacji kategorii B oraz BC. Spisy dokumentacji utworzę osobno dla B i BC.
Czy do właściwego archiwum państwowego wysłać jedno pismo o zgodę, załączając dwa spisy (wszystkie te dokumenty będą miały ten sam nr sprawy), czy też wysłać dwa odrębne pisma o zgodę.

[Czarny1986]

U mnie jeden jedno pismo=jeden spis ;]

[Rovan]

pismo o zgodę

Zakładam, ze pod tym terminem rozumiesz wniosek o zgodę na brakowanie, o którym mowa w par. 9 Rozporządzenia MKiDN z 2015 r. ? Niektóre jednostki wraz z wnioskiem wysyłają pismo przewodnie, dlatego wolę się upewnić.

Powiem tak - mimo iż nie wynika to wprost z przepisów, które mówią jedynie, że:

Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc.

niektóre Archiwa Państwowe wymagają aby do każdego spisu sporządzić osobny wniosek o zgodę na brakowanie.

Generalnie jeśli chodzi o procedurę brakowania różne AP mogą mieć nieco odbiegające od siebie wymagania - np. ANK wymaga spisów w 2 egzemplarzach, podczas gdy APW wystarczy 1 egzemplarz.
Dlatego też dla pewności najlepiej skontaktować się z własnym AP i dopytać, czy mają w tym względzie jakieś szczególne wymagania.

[łucja]

Pozwolę sobie podpiąć się pod temat, a jak wygląda konkretnie opis kategorii Bc we wniosku o brakowanie do AP?

[MarcinP]

U mnie wygląda tak samo, jak kat. B, tylko, że dodatkowo przekazuję w spisie wzmiankę, iż wyszczególniona dokumentacja stanowi kat. Bc (tzn. są to kolejne egzemplarze).

[Bolek]

Najlepiej dla każdego rodzaju dokumentacji BE B i Bc sporządzić osobne wnioski z osobnymi spisami. Wtedy na pewno żadne archiwum państwowe nie odrzuci wniosku. Naczelna ponoć dopuszczała, że jednym wnioskiem można było wnioskować o brakowanie B, B i Bc ale przy osobnych spisach dla każdego rodzaju dokumentacji. Ja osobiście polecałbym pierwsze rozwiązanie. Sprawy prościej się załatwia. Dostajesz zgodę na brakowanie z ewentualnymi wyłączeniami. BE to ekspertyza więc wymagająca dłuższego czasu. A teraz w obecnej sytuacji to zapomnij.

[Rovan]

Naczelna ponoć dopuszczała, że jednym wnioskiem można było wnioskować o brakowanie B, B i Bc ale przy osobnych spisach dla każdego rodzaju dokumentacji

Tak wynika bezpośrednio z rozporządzenia MKiDN z 2015 r., natomiast praktyka pokazuje że AP wymagają do każdego spisu (B, BE, BC) odrębnych wniosków. Przynajmniej te, z którymi miałem do czynienia.

[Aka]

Witam, przygotowuję wniosek na brakowanie i pojawiło mi się w głowie pytanie, na które nie umiem znaleźć odpowiedzi. Zgodnie z wytycznymi AP "w obrębie jednego spisu zalecane jest wyróżnianie komórek organizacyjnych, z których akta pochodzą,"  i w związku z tym pytanie  - jak należy rozumieć komórkę organizacyjną, z której akta pochodzą jako tę która wytworzyła dokumentację czy tę która przekazała dokumentację ?  W jednostce ciągle są zmiany organizacyjne, co powoduje mnóstwo zamieszania .

[Rovan]

Jako tą, która wytworzyła.

[Forumowicz]

Czy dla dokumentacji, która została wytworzona w 2016 r. i ma kategorię archiwalną B5 (zgodnie z JRWA z 2015 roku) należy zmienić kategorię, jeżeli zgodnie z JRWA z 2005 roku ta dokumentacja ma kategorię B10? Dodam, że każdy kolejny JRWA po tym z 2005 roku zakładał dla tej dokumentacji kategorię B5.

[KasiaKatarzyna]

Bierzesz pod uwagę ten jrwa, który obowiązywał przy wytworzeniu danej dokumentacji. Jeśli następne jrwa miały by wyższą kategorie to wtedy można przyjąć tą wyższą, natomiast nigdy nie zmieniamy kategorii na niższa jeśli w późniejszych jrw jest kategoria niższa. np jeśli dokumentacja został wytworzona w 2010 roku i wtedy obowiązywała kategoria była B5, a po zmianie jrwa w 2020 roku była B10 to można zmienić kategorię natomiast jeśli sytuacja była by odwrotna to nie wolna jej zaniżać.

[Forumowicz]

Ale ja nie chcę zaniżać kategorii. Dokumentacja została wytworzona w 2016 roku i obowiązywał wtedy JRWA z 2015 roku, w którym miała kategorię B5. Zastanawiam się tylko, czy przyjęcie najwyższej kategorii obejmuje lata wstecz, tzn. jeśli w JRWA z 2005 roku ta dokumentacja miała kategorię B10, to czy ma mieć kategorię B5 czy B10.

[Bolek]

Sprawdź jeszcze, czy w przepisach wprowadzających nowe normatywy kancelaryjno-archiwalne w twojej jednostce masz zapis o przekwalifikowaniu dotychczas zgromadzonej dokumentacji. Z autopsji wiem, że nie każda jednostka ma taki przepis.