Bc

[łucja]

Szanowni Archiwiści, przeglądam teczki z kat. A akt, które mają być przejęte przez archiwum zakładowe. I w kilku z nich natykam się co i raz na kpie pism wszczynających sprawę, lub inne ksera (najczęściej pisma do urzędu). Zdaję sobie sprawę, że nie powinno być tych kopii, ale na chwilę zacukałam się...Bo akta są uporządkowane, strony spaginowane i jak to się wyjmie to trzeba paginować od nowa. I co zrobić z tą dokumentacją. Oddać komórce merytorycznej i nakazać by wybrakować na stanowisku pracy, po uzyskaniu zgody AP. Jak taką dokumentację opisać we wniosku do AP? Czy zostawić jak jest, niech się za ćwierć wieku ktoś o to martwi ...

[metricisRegninotarii]

Nie tak dawno była tutaj dyskusja na podobny temat - to, że coś jest kopią/kserem to nie oznacza od razu, iż nie ma to żadnej wartości i należy usuwać. Skoro wszystko jest, jako piszesz, uporządkowane i spaginowane to w żadnym razie nie ruszaj.

[Rovan]

Kserokopia jak najbardziej może znaleźć się w aktach (również w kat. A), np w sytuacji gdy:
- jest jedynym egzemplarzem pisma w jednostce
- pismo dotyczyło kilku spraw - oryginał trafił do akt jednej z tych spraw, zaś do pozostałych kserokopie

[łucja]

Trochę się temu jeszcze przyjrzałam i tak: pismo wszczynające sprawę jest kserowane do wiadomości wydziału współpracującego, który prowadzi określone działania. Jest też kserowane, gdy wysyłana jest odpowiedź do wnioskodawcy (trafia do akt), oraz gdy pracownicy wydziału współpracującego piszą jakieś pisma. Czasami są cztery trzy kopie tego samego pisma w jednej sprawie oraz jego oryginał.

[Rovan]

Czasami są cztery trzy kopie tego samego pisma w jednej sprawie oraz jego oryginał

W takiej sytuacji co do zasady zachowuje się oryginał zaś kopie usuwa z akt.
Reguluje to instrukcja kancelaryjna:

Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:
(...)
wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism

Przy czym usunięciu podlegają zbędne kopie, zaś o tym czy kopia jest zbędna decyduje pracownik komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta.
Sama czynność usunięcia zbędnych kopii powinna zostać wykonana na etapie przygotowania dokumentacji do przekazania do AZ.

W pierwszym poście piszesz, że problem dotyczy teczek, które dopiero mają zostać przyjęte do AZ, zatem przed ich przyjęciem upewnij się, czy te kopie faktycznie są zbędne.
Jeśli tak, to pracownik komórki powinien je usunąć i przepaginować akta.
Oczywiście jeden egzemplarz musi pozostać - domyślnie oryginał, a w przypadku jego braku jedna kserokopia.

[łucja]

Bardzo dziękuję.

[marcin80]

Proponowałbym poprosić komórkę merytoryczną o jakąś krótką notatkę z wyjaśnieniem i podłączenie jej pod spis.
To po prostu wyjaśnia problem, a poza tym wzbogaca wiedzę archiwisty, który nota bene powinien znać strukturę firmy i zadania poszczególnych komóreczek.