sygnatura

[Rovan]

Przekreślenie nie jest złym pomysłem (byleby nie uniemożliwiało odczytania sygnatury). Pozwala uniknąć ewentualnych wątpliwości, która sygnatura na teczce jest sygnaturą AZ, a która - AP.
Natomiast od czasu wydania wspomnianej książki zmieniły się nieco elementy składowe spisu materiałów przekazywanych do AP - zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami sygnaturę AZ wpisujemy w kolumnie 3 - "Sygnatura archiwalna" (por. standardy ewidencjonowania materiałów archiwalnych, pkt 3.2.5).

[archi]

No tak, wydanie, które mam jest z 2009 r. ... Dziękuję jeszcze raz za wszystkie wskazówki, pozdrawiam forumowiczów 

[archi]

ufff, jeszcze jedna sprawa.

Założyłam teczkę ze sprawozdaniami rocznymi z działalności biblioteki podając daty skrajne 1960-1968, chociaż były luki w datach np.brak sprawozdań z lat 1961, 1962. Ponieważ jesteśmy składnicą  i  teoretycznie teczka byłaby do brakowania więc nie przejmowałam się tymi brakami. Teraz jednak gdy AP poleciło przekwalifikować tę dokumentację do "A" (a więc będę ją przekazywać) - to:

- czy mogę zostawić podany zakres lat  (1960-1968) a w uwagach na spisie materiałów przekazywanych do AP podać braki? 
- czy lepiej rozdzielić i z tej jednej teczki zrobić kilka?

[Czarny1986]

Proponuję zapytać w AP czy by chcieli rozdzielone. Ja bym rozdzielił na każdy rok kalendarzowy, tym bardziej, że są braki w latach. O ile istnieje taka możliwość.

[archi]

Myślę, że mogę rozdzielić, ponieważ i tak muszę zrobić nowe spisy z/o i założyć nowe teczki dla przekazywanej do AP dokumentacji. Będzie wtedy więcej teczek niż na pierwotnym spisie na podstawie którego robiłam spis na brakowanie, który z kolei był podstawą ekspertyzy archiwalnej i decyzji o przekwalifikowaniu części dokumentacji. Ale to chyba nie szkodzi?
Oczywiście będę się kontaktować z "moim" Ap przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Chciałam wyrobić sobie jakiś ogólny pogląd w temacie przekazywanie do AP, ponieważ nigdy tego nie robiłam, a składnicą zajmuję się od niedawna w ramach dodatkowych obowiązków.

Dlatego jestem wdzięczna za wszelkie informacje. Cieszę się, że jest to forum, na którym można porozmawiać z doświadczonymi kolegami/koleżankami  .

[Bolek]

Wracając jeszcze do kwestii sygnatury Archiwum Państwowego.
Przekazując akta na spisie do archiwum państwowego  powinno oznaczyć akta z tego spisu zdawczo-odbiorczego (nr spisu/ pozycja ze spisu).
Opierając się na ty, że to archiwum państwowe nanosi swoje sygnatury spróbujcie przejąć bez problemu takie akta. Dostajecie w pudłach akta 2-3 różnych aktotwórców oznaczone tylko sygnaturą z archiwum zakładowego instytucji. A jak wiecie te akta mogą być pobrane z kilku różnych spisów nie po kolei i mieć różne sygnatury np. 3/10-13, 3/22, 3/29, 3/33 itp; 4/16, 4. 18, 4. 25, 6/1, 7/12 itp. ba mogą zadrzyć się takie same sygnatury? I tracicie masę czasu na sprawdzenie czy są wszystkie akta, układanie ich po kolei itp. Jeśli macie to oznaczone ze spisu do AP przyjęcie jest szybkie. Jełśi AZ było prowadzone przez większość czasu prawidłowo to wie jaki powinno nadać kolejny nr na spisie.
Oczywiście zdarzają się przypadki, że archiwum państwowe sugeruje jakie sygnatury nadać. Np. mają u siebie akta zinwentaryzowane w bazie jednego aktotwórcy od 1 do powiedzmy 1345. I aby uniknąć u siebie ponownego przesygnowania tych akt i szybszego wprowadzenia do bazy (dlatego mowa też o wersji elektronicznej spisów) sugerują wam aby akta sygnować od sygnatury 1346 do końca. Niektóre archiwa mają nawet do tego odpowiednie narzędzia, gdzie archiwiści zakładowi logując się tworzą spisy i system nadaję od razu sygnaturę, którą oni potem wymagają na teczkach. Zresztą było to nawet tu na forum jakiś czas temu poruszane.
Sygnatura ze spisu do zdawczo-odbiorczego ma jeszcze jedno pomijane znaczenie. Nie spotkałem się z tym aby ktoś to podnosił. Dość często zdarza się, że z archiwami państwowymi kontaktują się osoby aby im udostępnić akta (załatwić sprawę) bo w danym urzędzie im powiedziano, albo nawet napisano, że przekazano te do archiwum państwowego. Wtedy prosi się o podanie sygnatury tych akt ze spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum państwowego, bo przecież na jakiejś podstawie tak twierdzą. W 90% już te osoby się ponownie nie odzywają. Bo okazuje się, że akta albo są gdzieś w szafie w komórce albo w archiwum zakładowym.

[archi]

Proponuję zapytać w AP czy by chcieli rozdzielone. Ja bym rozdzielił na każdy rok kalendarzowy, tym bardziej, że są braki w latach. O ile istnieje taka możliwość.

Rozmawiałam na ten temat z pracownikiem "mojego" Ap. Pomyślałam, że napiszę, może komuś przyda się ta informacja. Jeśli okaże się, że podany zakres lat jest niepełny to na teczce można zrobić taki zapis (1960,1963-1968) a jeśli już podaliśmy zakres (1960-1968) to braki można wypisać na wewnętrznej stronie teczki. Więc jak napisał Czarny najlepiej pytać "u źródła"  , Pozdrawiam