Archiwizowanie aneksu do umowy

[peperoni]

Hej. Jestem nowa na obecnym stanowisku i napotkałam taki problem. W 2016 r. została zawarta umowa POIS (usługa) dof. z funduszy europejskich a w styczniu 2020 r. zawarto aneks do umowy z 2016 r. Jak ja mam ją teraz archiwizować? Umowa już jest dawno w archiwum. A z aneksem nie wiem co zrobić. Dodam, że do umów sporządzany jest rejestr a do aneksów już nie. Z góry dziękuję za sugestie.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry,
po pierwsze: do archiwum oddawane są tylko sprawy zakończone. Czy jest to sprawa zakończona? Jeśli tak - proszę dołączyć aneks do Umowy, której ten aneks dotyczy. W opisie teczki podajemy daty: 2016-2020. Przy funduszach europejskich trzeba zachowywać maksimum uwagi. Jeśli sprawa trwa - powinna być w całości u aktotwórcy, a nie w archiwum.
Życzę zdrowia!
djs 

[peperoni]

Bardzo dziękuję za podpowiedź.

[łucja]

Pozwolę sobie podpiąć się pod ten wątek, gdyż szukam odpowiedzi na nieco podobne pytanie. W archiwum, które objęłam niedawno, znajdują się akta spraw zakończonych w I instancji decyzjami administracyjnymi, od których strony mają prawo odwołać się do wyższej instancji a potem do sądów administracyjnych. Wyroki sądów przychodzą do wiadomości urzędu i mój poprzednik po prostu je dokładał do poszczególnych spraw. Czy mogę tak zrobić z tymi wyrokami, jak  koleżanka z aneksami? Czy potrzebny jest jakiś protokół przekazania? I co ze spisami zdawczo-odbiorczymi i datami skrajnymi?W moim odczuciu akta spraw, w których strony się odwołują nie powinny znaleźć się w az. Proszę mnie skorygować jeśli sie mylę jak sensownie rozwiązać dokładanie wyroków.

[Danuta J. Samek]

Szanowna pani,
archiwiści są zobligowani do myślenia kategorią sprawy. Zdrowy rozsądek podpowiada mi, że sprawa IKS to wszystkie dokumenty, które jej dotyczą, złożone do jednej teczki (lub kilku opisanych jako tom 1, tom 2 etc). Zdrowy rozsądek mówi mi także, że jeżeli sąd wydaje wyrok w sprawie, której początek nastąpił np. 2 lata temu, to wyrok należy do sprawy. Nie pracuję w sądzie i nie znam szczegółowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych dla sądów, ale rozsądek mi podpowiada, że sądy mają swoje regulaminy. Radzę zadzwonić do Archiwum Państwowego, zapytać się, upewnić się. Pozdrawiam
djs

[łucja]

Dziękuję za odpowiedź. Nie pracuję w sądzie, sprawa dotyczy urzędu administracji zespolonej. To chyba bardziej dotyczy interpretacji KPA.Decyzja w sprawie kończy postępowanie w niższej instancji. Natomiast strona ma prawo do odwołania się od decyzji, a gdy ta nie będzie po jej myśli do sądów administracyjnych. I o te wyroki sądów administracyjnych chodzi. Mój poprzednik przyjął wszystkie akta, także spraw w których są odwołania i wyroki sądu. I ja teraz zastanawiam się co zrobić z tymi wyrokami, które spłynęły do urzędu, nieraz po 10 latach.Wyjąć akta z archiwum i dołożyć wyrok sądu, który kończy dwuinstancyjne postępowanie wg KPA? Jak to traktować?