znak sprawy - dwa symbole klasyfikacyjne

[łucja]

Mam pytanie, czy spotkaliście się z używaniem w znakach sprawy dwóch symboli klasyfikacyjnych? Referent twierdzi, że zostało to wymyślone przez archiwum państwowe...

[Rovan]

Referentowi coś się ewidentnie pomyliło
Nie ma możliwości aby w prawidłowo skonstruowanym znaku sprawy znalazły się dwa symbole klasyfikacyjne.

[łucja]

Bardzo dziękuję za odpowiedź, w dodatku tak szybką. Mam jeszcze taką zagwozdkę: w haśle klasyfikacyjnym"Postępowanie dyscyplinarne - 2513" referent raz stosuje klasę A, raz klasę B* .Wiem, że B* - oznacza, że okres przechowywania uzależniony od przepisów obowiązującego prawa - nie wiem jakie to dokładnie przepisy

[Rovan]

Po pierwsze - skąd ta rozbieżność? Czy wasz wykaz akt przewiduje dla tej klasy kat. A lub B w zależności od jakichś dodatkowych kryteriów?
Może jako kat. A kwalifikowana jest dokumentacja posiedzeń Komisji Dyscyplinarnej (ale wówczas akta te powinny być klasyfikowane w klasie właściwej dla komisji)?

Po drugie -  * przy kat. B oznacza konieczność podania konkretnego okresu przechowywania wynikającego z przepisów prawa.
Mówiąc wprost - referent nie może opisać teczki jako B*. Musi podać konkretną kwalifikację (np. B5, B10 itp.), w zależności jaki okres przechowywania przewidują przepisy do których * odsyła.

Co do okresu przechowywania dokumentacji postępowań dyscyplinarnych będzie on różny w zależności od charakteru jednostki organizacyjnej - np. przepisy o dyscyplinie wojskowej nakazują przechowywać tę dokumentacje przez 15 lat.
O ile jednak Twoja jednostka nie podlega pod MON, to zastosowanie będzie miał raczej art. 113 Kodeksu Pracy - "karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt pracownika po roku nienagannej pracy".
Tak, czy siak to referent ma obowiązek nadać odpowiednia kategorię przekazywanej do AZ dokumentacji.

[łucja]

Właściwie, to pisma te dotyczą głównie przesyłania informacji do administracji centralnej wyższego szczebla czy urząd, działający na poziomie wojewódzkim (administracja zespolona), prowadził w minionym roku postępowania dyscyplinarne. Zaczęłam się zastanawiać czy to aby na pewno właściwa klasa...

[łucja]

Znalazłam taką podpowiedź byłego koordynatora czynności kancelaryjnych, odnośnie dwóch symboli klasyfikacyjnych "stosujemy wyłączenie grup spraw"

[Rovan]

Wyłączenie grupy spraw to inne określenie podteczki i bynajmniej nie pociąga za sobą stosowania dwóch symboli klasyfikacyjnych w znaku sprawy.

[łucja]

Serdecznie dziękuję za odpowiedź - przez moment taka myśl zakiełkowała w mojej głowie, że może o to chodziło. Niestety referenci stosują nadal, taki znak sprawy - złożony z dwóch symboli, twierdząc że został on przez poprzedniego koordynatora skonsultowany z Archiwum Państwowym, choć archiwum nie przyznaje się do tego

[Rovan]

Cóż, ktoś coś kiedyś źle zrozumiał, a teraz Ty (zakładam że jesteś aktualnym koordynatorem) będziesz musiała to odkręcić. Na początek proponuję aby oporni referenci zapoznali sie z opisem procedury znakowania spraw i budowy znaku sprawy zawartym w waszej instrukcji kancelaryjnej. Konia z rzędem temu, kto znajdzie tam cokolwiek na temat umieszczania dwóch symboli klasyfikacyjnych w znaku sprawy

[Jarek]

A jakie symbole są w ten sposób łączone, a właściwie - jakie hasła klasyfikacyjne odpowiadają tym symbolom?

[łucja]

W znaku sprawy używano następujących symboli: 8140-kontrole kierowców i przedsiębiorstw w zakresie przestrzegania przepisów o transporcie drogowym oraz (na drugim miejscu) 8164-nadzór nad wydawaniem licencji i zezwoleń w krajowym transporcie drogowym oraz przy przewozach na potrzeby własne. Po tych dwóch symbolach-oddzielonych kropką,umieszcza się kolejny numer sprawy. Sprawy dotyczą tzw. dobrej reputacji przewoźników, świadczących usługi transportowe.