Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
porzadkowanie/brakowanie
Czarny1986:
A jeżeli AP zaleca, żeby zrobić spisy zdawczo-odbiorcze i dopiero do brakowania?? Wiadomo, że więcej pracy ale jest zrobiona ewidencja. Ja tak robię. Aczkolwiek AP nie wyraziło zdecydowanego sprzeciwu, żeby od razu brakować :] Także, jak komu wygodniej.
pozdrawiam
Rovan:
--- Cytuj ---A co w przypadku jeśli mamy dokumenty przed 2010 r., a wtedy nie obowiązywał żaden JRWA, albo po prostu nikt o nim nic nie wie z obecnie pracujących osób, jak opisywać teczki ?
Skąd wziąć klasyfikację?
Przecież nie mogę zostawić teczek bez opisu, jak to u Was się rozwiązuje ?
--- Koniec cytatu ---
Jeśli w czasie powstawania dokumentacji nie był stosowany żaden wykaz akt, wówczas teczki nie otrzymają żadnych symboli klasyfikacyjnych. Tylko kategorię archiwalna z aktualnego JRWA.
--- Cytuj ---A jeżeli AP zaleca, żeby zrobić spisy zdawczo-odbiorcze i dopiero do brakowania??
--- Koniec cytatu ---
Wówczas oczywiście je robimy. AP ma zawsze rację ;D
W przepisach kwestia brakowania z natury została uregulowana dopiero w 2015 r. (rozporządzenie MKiDN).
Wcześniej powszechną praktyka ze strony AP było wymaganie sporządzenia spisów z/o nawet dla przeterminowanej dokumentacji.
Niektórzy pracownicy Archiwów Państwowych wciąż trzymają się tej zasady.
Kadrowa:
A rozwiejcie jeszcze moje wątpliwości odnośnie prowadzenia teczek zbiorczych dla podmiotów. W IK mamy napisane, że :
" Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt sprawy o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw."
Czyli "po polsku" chodzi o to, że w jednej teczce mogą być wszystkie dokumenty jednego podmiotu ? Wczoraj np. znalazłam taką teczkę pod nazwą "Producenci mleka", a tam dokumenty dotyczące produkcji mleka, wyniki badań krów na choroby, atesty na sprzęt i teraz jakie hasło klasyfikacyjne nadać takiej teczce zbiorczej ? Każdy dokument jest z innej jednostki organizacyjnej.
Czy może po prostu chodzi o to, że każda jednostka organizacyjna nadaje znak sprawy i prowadzi u siebie spis spraw ze swojej działki i potem odkłada dokumenty do teczki podmiotu ? Tylko właśnie co potem z przyjęciem tej teczki do składnicy ? Jak ją klasyfikować i kwalifikować ??
Macie jakieś doświadczenia z tym związane ? :)
Rovan:
To o czym piszesz to nie jest teczka zbiorcza tylko teczka podmiotu.
Teczkę podmiotu zakłada się dla dokumentacji danego podmiotu, ale w ramach danej klasy (teczki) rzeczowej.
Czyli sprawy z jednej teczki rzeczowej dzielimy dodatkowo na podmioty, których dotyczą.
Spis spraw pozostaje jeden.
Przykład masz w załączniku.
Z kolei teczka zbiorcza może obejmować dokumentacje różnorodna tematycznie (z różnych teczek rzeczowych) dotyczącą jednego podmiotu.
Typowym przykładem jest tu teczka akt osobowych pracownika.
Z tym że teczki zbiorcze zakłada się tylko w sytuacjach wymaganych przepisami prawa.
Kadrowa:
Czyli tak jak myślałam, musimy rozbić te dokumenty na osobne teczki w konkretnych jednostkach organizacyjnych, bo tak jak jest obecnie jest nieprawidłowo :)
Dziękuję za rozjaśnienie sytuacji :)
Nawigacja
Idź do wersji pełnej